Hoe autoverhuurder Autohopper operationele rapportages op de rit kreeg
Autoverhuurbedrijf Autohopper werkte samen met Emixa aan het verbeteren van de operationele rapportages binnen het bedrijf. Het resultaat? Realtime inzicht in zaken als bezettingsgraad en omzetcijfers. Een gesprek met Carolien Leutscher en Roel Steunenberg (Autohopper) en Jeroen van de Water (Louwman Group) over de verbeterslag en de samenwerking met partner Emixa.
Met 130 vestigingen door het land geldt Autohopper als de nummer twee-autoverhuurder van Nederland. Het bedrijf noemt zichzelf een no-nonsense autoverhuurder – en dat zie je terug in de bedrijfsvoering. Een voorbeeld uit de IT-hoek: toen het in 2017 geen geschikte software kon vinden, bouwde het zelf een verhuurplatform met behulp van Mendix low-codesoftware.
Ook nadat Autohopper in 2021 werd overgenomen door Louwman Group is het no-nonsense gebleven. Zo is de IT nog steeds in eigen handen, onder leiding van IT-manager Carolien Leutscher: “We kunnen heel veel zelf, zeker doordat we werken met low-codesoftware. Maar toen Roel mijn team vroeg om operationele dashboards, wist ik dat dit wel even een project was.”
Want het klinkt zo simpel, een dashboard maken, maar daar liggen heel wat vragen aan ten grondslag. Wat is het doel van de rapportages? Wie heeft welke informatie nodig? Gebaseerd op welke data? En hoe ontsluiten en bewaren we die?
Sterke centrale data-expertise
Het zijn vragen waar Jeroen van de Water, Manager Customer Experience Centre van de Louwman Group, dagelijks mee te maken heeft. “Als je data centraal beheert, haal je er ook het meeste uit. In de loop der jaren hebben we een sterk dataexpertisecentrum gebouwd, dat onderdeel is van het centrale Customer Experience Centre. Was het eerst vooral gericht op CRM, inmiddels werkt het breder en vanuit een centraal platform.”
Het team dataexpertisecentrum heeft zich de afgelopen twee jaar sterk ontwikkeld: “We hebben een jong en professioneel team dat volgens een duidelijke datastrategie en -governance werkt. We werken aan een breed scala aan vraagstukken. Doordat Louwman Group de afgelopen jaren veel bedrijfsovernames heeft gedaan, komen er bijvoorbeeld steeds meer bedrijfskundige datavraagstukken binnen.”
Kansen pakken met rapportages
De operationele rapportages zijn daar een goed voorbeeld van. Autohoppers directeur Roel Steunenburg licht toe: “Natuurlijk waren er al financiële rapportages, maar deze kijken vooral terug. Zo waren omzetcijfers gebaseerd op facturen, maar die volgen pas na de verhuurperiode.”
“Een operationele rapportage moet vestigingsmanagers juist helpen om hun prestaties te verbeteren. Dan is het zinniger om bijvoorbeeld de verwachte omzet vanuit je reserveringen te kunnen zien. Met zo’n prestatie-indicator heb je nog tijd om actie te ondernemen.”
Roel ziet nog meer kansen: “Via ons verhuurplatform hebben we ontzettend veel relevante data tot onze beschikking. Er liggen hier nog veel kansen. Wat mij betreft zijn die operationele rapportages nog maar het begin.”
Lastige puzzel
Toch is het een behoorlijke puzzel – zowel voor Autohopper als het dataexpertisecentrum. Hoe geven we de vestigingsleiders zinvolle inzichten in hun vertrouwde Mendix-omgeving? Hoe zorgen we er ook voor dat data veilig en centraal in het dataplatform staat? En hoe richten we dit in voor toekomstige rapportagebehoeften?
Reden om contact op te nemen met Emixa. Het bedrijf was eerder al betrokken bij Autohopper en heeft goede kennis van de bedrijfsprocessen en het Mendix-platform. “Emixa kent onze business goed en was ook bereid om volgens de standaarden van ons expertisecentrum te werken – zodat wij deze data en rapportages in beheer kunnen nemen. De consultants dachten daarin goed met ons mee.”
Vanuit Emixa waren Jesper Kerstens en Senne van Vliet betrokken bij het project.
Start vanuit de behoefte
Het startpunt van elk rapportagetraject is het in kaart brengen van de behoeften van de verschillende doelgroepen van de rapportages. Wat willen zij kunnen zien – en hoe gaan zij dit daadwerkelijk gebruiken in hun rol? Roel: “Ik wilde iedereen een digitale check-in kunnen geven, zodat je elke ochtend weet hoe je ervoor staat met de voor jou relevante prestatie-indicatoren.”
Emixa organiseerde een workshop met mensen van Autohopper om dit allemaal boven tafel te krijgen.
De volgende stap was het kunnen ontsluiten van data vanuit Autohoppers Mendix-omgeving naar het centrale dataplatform. Dit klinkt makkelijker dan het is, want wat is dan precies ‘omzet’, ‘verhuur’, ‘bezettingsgraad’? Hiervoor organiseerde Emixa een aantal sessies met het dataexpertisecentrum om het datamodel te ontwerpen.
Jeroen: “We werkten in een treintje. Emixa leverde de gebruikerswensen en data-inventarisatie vanuit Autohopper aan, wij zorgden ervoor dat deze data ontsloten werd in de centrale Louwman-omgeving. Emixa zorgde voor de verwerking van de data en wij voor de validatie van ontwikkelstandaarden. Emixa bouwde vervolgens de rapportages, en wij valideerden dat weer. Zo paste alles binnen onze eigen standaarden en governance.”
Data uitwisselen
Nadat duidelijk werd wat er moest gebeuren – en hoe – was het moment aangebroken om de data daadwerkelijk tussen de twee organisatieonderdelen te gaan delen. Altijd een spannend moment.
“Toen er eenmaal uitwisseling plaatsvond tussen Mendix en het centrale platform, kon het team van Emixa de dashboards in Power BI gaan maken. Deze dashboards moeten uiteindelijk ook in Mendix beschikbaar zijn zodat de vestigingsmanagers van Autohopper in ‘hun’ omgeving konden blijven werken. Zo konden we de financiële rapportages snel up-and-running krijgen.”
Samen leren
Toen ook dat stond, kon het team vrij snel de operationele rapportages opleveren. Immers, al het voorbereidend werk was al gedaan. Inmiddels staan de eerste twee dashboards live.
Roel: “Vestigingen kunnen tot twee jaar terugkijken in de transactiedata. Ook kunnen zij zien hoe zij presteren ten opzichte van de top drie-vestigingen. Zo blijven we leren van elkaar. Bovendien hebben we een goede basis staan om nog meer datagedreven te werken.”
Wat zijn de plannen hiervoor? Roel: “Een volgende stap is om ook te kunnen gaan voorspellen, bijvoorbeeld, wat de optimale voorraad is in de vakantieperiode. Of om te kunnen voorspellen welke auto’s de meeste schade gaan rijden.”
Toegevoegde waarde
Het gevaar van elke rapportageproject is dat de dashboards in praktijk niet bekeken worden. Hoe is dat nu, zes maanden na de oplevering van die eerste dashboards? Carolien: “Laatst was de import – die altijd ’s nachts plaatsvindt – mislukt. Toen kregen we meteen een belletje van een vestiging: ‘Waar is mijn data?’ Een goed teken dat ze ook gebruikt worden.”
Jesper Kerstens, Data Expert bij Emixa: “Dit was een ontzettend leuk project om aan te werken en goed te horen hoe Jeroen, Roel en Carolien dit hebben ervaren. Het laat maar weer zien dat elk dataproject weer anders is. Het team van Louwman Group is vrij ver in haar data-maturity, maar ook voor hen blijft het een uitdaging om samen met de business kansen te pakken met data. Het is altijd mensen- en maatwerk!”
