Croonwolter&dros en Emixa: Samen scoren met een nieuw ERP-systeem
Al 150 jaar ontwerpt, implementeert en beheert Croonwolter&dros onzichtbare technologieën voor gebouwen en kritieke infrastructuur. In 2023 stond directievoorzitter Piet Jan Heijboer voor een enorme uitdaging: binnen slechts anderhalf jaar overstappen op een nieuw ERP-systeem. Hoe heeft Croonwolter&dros dit zo snel voor elkaar gekregen? En hoe heeft Emixa daarbij geholpen?
Directievoorzitter Piet Jan Heijboer heeft al veel van de bouwsector gezien. Hij groeide van calculator bij Ballast Nedam door tot directievoorzitter bij J.P. van Eesteren. In 2012 trad hij toe tot de raad van bestuur bij TBI, een groep van techniek-, bouw- en infra-ondernemingen.
“Toen in 2017 de fusie van Croon en Wolter & Dros bij TBI op de bestuurstafel lag, besloot ik uit het bestuur te stappen om zelf de fusie te leiden. Een mooie uitdaging, want ik houd van bouwen en dingen beter maken.”
Destijds wist Heijboer al dat het ERP-systeem waarmee beide bedrijven werkten niet toekomstbestendig was. “Een ERP-systeem vervangen doe je niet voor de lol. Het raakt je hele organisatie en als er iets misgaat, kan het een bedreiging vormen voor de continuïteit. Bovendien waren er op dat moment andere prioriteiten. Eerst moesten de twee bedrijven samensmelten tot één nieuwe onderneming en financieel en organisatorisch stabiel worden – vandaar dat ik wilde wachten.”
Samen kiezen
In 2023 was de organisatie klaar om een traject voor een nieuw ERP-systeem te starten. Tijd om te kijken naar alternatieven. Het was belangrijk om meteen alle disciplines uit de organisatie aan tafel te hebben. De business moest goed vertegenwoordigd zijn, legt Heijboer uit: “De keuze voor een systeem, de inrichting en het gebruik ervan moest de verantwoordelijkheid worden van alle MT-leden. We hebben samen deep dives gedaan om de opties te vergelijken.”
SAP kwam als beste uit de bus: innovatief, schaalbaar en in staat om te gaan met de grote hoeveelheid data van Croonwolter&dros. Heijboer: “We voeren 7.000 projecten per jaar uit. Daarnaast hebben we veel gebouwen, tunnels en fabrieken in beheer voor onze klanten. Hiervoor moeten we veel gegevens vastleggen: in welk gebouw en op welke verdieping hebben we welke pomp vervangen, bijvoorbeeld. Dat gaat bij elkaar om miljoenen gegevens.”
Samen scoren
Emixa, een IT- en consultancybureau gespecialiseerd in digitale transformatie, werd aan boord gehaald als implementatiepartner. De uitdaging was groot: de hele transformatie moest in maximaal anderhalf worden afgerond. “De deadlines waren strak”, vertelt Heijboer. “Van andere organisaties kreeg ik mee dat een ERP-traject al gauw een paar jaar duurt. Die tijd hadden wij niet: wij moesten in een jaar, maximaal anderhalf, over naar een nieuw systeem.”
“Dit team moest nauw samenwerken, zeker met zo’n strakke deadline.”
Doorpakken dus voor het team van Emixa, maar ook voor de betrokkenen vanuit Croonwolter&dros. Een mix van kartrekkers, (key) users en product owners uit de verschillende divisies werd vrijgemaakt en haakte aan bij het team van Emixa. Samen vormden zij het project Forward.
“Dit team moest nauw samenwerken, zeker met zo’n strakke deadline”, aldus Heijboer. “Daarom hebben we vanaf de start veel aandacht besteed aan teambuilding. Het blijkt dat we veel gemeen hebben, zoals een van onze kernwaarden: samen scoren.”
Schaalvoordelen behalen
Ook de MT-leden werden betrokken, die elk verantwoordelijk waren voor een van de bedrijfsprocessen. “We wilden dat alle divisies en ventures in het nieuwe systeem volgens dezelfde processen gingen werken. Door te gaan werken volgens de best practices waar het nieuwe systeem in voorziet, konden we daarin een slag slaan”, vertelt Heijboer.
Het project was dan ook een mooie gelegenheid om synergievoordelen te behalen tussen de bedrijfsonderdelen. Zo kan Croonwolter&dros nu en in de toekomst efficiënter werken, data makkelijker ontsluiten en aantoonbaar compliant zijn met wet- en regelgeving – ook belangrijk voor de klanten van Croonwolter&dros.
Data, van levensbelang
De ERP-implementatie bood tegelijkertijd de kans om de kwaliteit van data verhogen. Die is voor Croonwolter&dros – soms letterlijk – van levensbelang. “We beheren ook kritieke infrastructuur, zoals tunnels, hoogspanningsstations en locaties van Defensie. Met het oog op cybersecuritywetgeving moeten we heel goed weten wat voor spullen we precies in beheer hebben. Goed beveiligde data zijn daarvoor essentieel”, weet Heijboer.
Project Forward bevatte daarom ook een aantal werkgroepen om data op te schonen en te standaardiseren. Terugkijkend was het een spannende periode die veel van Croonwolter&dros heeft gevraagd. Zijn mensen verdienen een enorm compliment, vertelt Heijboer: “De mensen in de werkgroepen hebben meegeholpen het systeem in te richten en te testen. Daarna hebben zij trainingen ontwikkeld voor bijna 3.000 collega’s en deze trainingen ook zelf gegeven.”
“Met dit nieuwe systeem hebben we de fundering gelegd, nu kunnen we doorbouwen.”
Vervolgens ging Croonwolter&dros in één weekend live met het nieuwe systeem (SAP S/4HANA). “Dat werd georganiseerd en uitgevoerd als een militaire operatie.”
Het resultaat mag er volgens de directievoorzitter zijn. Mede dankzij de diepgaande expertise en het strakke projectmanagement van Emixa en Croonwolter&dros ging de organisatie binnen één jaar en drie maanden live.
Doorbouwen
Op dit moment bevindt het bedrijf zich in de ‘after care’-fase. Heijboer: “We gaan nu met een team langs alle bedrijfsonderdelen. Wordt het systeem gebruikt zoals het bedoeld is? Is er een extra training nodig? Zijn er toch ontwerpfouten gemaakt? Wat moet er dan eventueel aangepast worden?”
Intussen kijkt Heijboer vooruit: “Met dit nieuwe systeem hebben we de fundering gelegd, nu kunnen we doorbouwen. We hebben een IT-landschap met veel applicaties. Voor tekenen hebben we al twaalf applicaties. Nu gaan we alle processen en systemen op deze manier aanpakken en veel meer tussen divisies samenwerken. Eigenlijk hebben we met dit project een nieuwe manier van werken geoefend.”
Wat kunnen anderen leren van deze ervaringen? Heijboer: “Vaak zien mensen het vervangen van een ERP-systeem als een IT- of finance-project, maar het is juist een project van iedereen. Je moet als directievoorzitter ervoor zorgen dat het gezamenlijk wordt opgepakt. Je kunt zoiets niet delegeren. Door zelf op te staan creëer je draagvlak.”
Samen met Emixa
Patrick Beks, Chief Technical Officer bij Emixa, blikt met trots terug op het project. “Dit project was een geweldige uitdaging, voor Croonwolter&dros en voor onszelf. Om binnen een jaar en drie maanden live te gaan met een ERP-systeem voor dit type organisatie is uitzonderlijk snel. Een uitdaging die we graag aangingen, maar die zeker ook spannend was.”
“We hebben samen keihard gewerkt. Onderweg kwamen we soms nieuwe uitdagingen tegen, zoals het vinden van de juiste inrichting voor alle data rondom de beheersdiensten en het vervolgens ook opschonen en standaardiseren ervan. Dat het gelukt is in zo’n korte tijd, komt door onze gezamenlijke expertise en inzet, maar zeker ook door de intensieve betrokkenheid vanuit de gehele organisatie.”
