Magnus helpt Arcadis met SAP Receivables Management

In de afgelopen periode heeft Magnus ingenieursbureau Arcadis ondersteund bij de inrichting en implementatie van SAP Receivables Management. In dit artikel vertelt Incenzo Castagna, Teamleader Credit & Collections bij Arcadis, over de achtergrond van het project en de behaalde resultaten.

Arcadis gelooft in een individuele klantbenadering. Ook als het om het incasseren van openstaande vorderingen gaat. Na een onderzoek van het ‘quote-to-cash’-proces heeft het bedrijf zijn OnGuard creditmanagementsoftware vervangen door SAP Receivables Management. Samen met Magnus is in twee fasen SAP Collections & Dispute Management en SAP Credit Management ingericht. De gerealiseerde functionaliteit dient tevens als template voor de uitrol naar de buitenlandse vestigingen. 

Belangrijke voordelen van de nieuwe software zijn de real-time integratie met SAP Accounts Receivable en de wereldwijde inzetbaarheid van de oplossing. Met SAP RM is een gedifferentieerde aanpak per debiteurengroep mogelijk, in lijn met de klantgerichte attitude waar Arcadis om bekend staat.  Voor de verschillende klantgroepen zijn kredietlimieten en risicoklassen gedefinieerd en vervolgens actiepaden ingericht. Dit zijn logische stappen voor het innen van vervallen facturen. Per klantgroep kunnen bijvoorbeeld automatische acties zoals aanmaningen worden ingepland of handmatige acties op de werklijst verschijnen.

Collectiestrategie
Dagelijks worden werklijsten gecreëerd en toegewezen aan de debiteurenmedewerkers. De aan een klant toegekende segmentcode bepaalt welke collectiestrategie gevolgd wordt. Bij de kleinere klanten vindt het aanmanen automatisch plaats per brief of e-mail en worden bij opeenvolgende aanmaningen passende teksten gebruikt. Voor grotere klanten is het aanmanen een handmatig aangestuurde actie die per relatie kan verschillen. Hierbij kan de debiteurenmedewerker in plaats van de standaardtekst een klantspecifieke tekst gebruiken. In dit proces is de integratie met SAP FSCM goed zichtbaar: alle relevante aanmaangegevens zijn zowel op factuur- als op debiteurniveau beschikbaar. 

De collectiestrategie is vervolgens vertaald in een combinatie van standaard SAP-collectieregels en geprogrammeerde collectieregels. Door de vele Business Add-Ins (BAdI’s) – ofwel mogelijkheden om eigen programmacode te integreren – is SAP RM erg flexibel. De collectiestrategie van Arcadis kan geheel in lijn met de wensen vanuit de business worden aangepast. Klanten die incidenteel te laat betalen worden bijv. anders benaderd dan klanten die structureel te laat betalen. Ook is onderscheid mogelijk naar soorten facturen. Per klant(groep) kan steeds een passende toon gezocht worden. Zo is Arcadis niet alleen verzekerd van voldoende, maar ook van de juiste aandacht voor debiteuren.