Gemeente Heerlen bouwt met Möbius aan een toekomstbestendig sociaal domein
Een groeiende vraag van bewoners, een structureel tekort aan personeel: als deze ontwikkeling doorzet, voorziet Heerlen toenemende druk op de kwaliteit en continuïteit van de dienstverlening in het sociaal domein. Dit wil de gemeente voor zijn, door nu al naar de knelpunten te kijken en hierop anticiperend te werken. Möbius ondersteunde Heerlen bij het traject.
In een historisch krappe arbeidsmarkt met aanhoudende vergrijzing is het vinden van extra mensen knap lastig. Oplossingen kunnen daarom vaak beter worden gezocht in slimmer en efficiënter werken.
Op dit gebied was er nog ruimte voor verbetering in Heerlen. Zo werkte de Zuid-Limburgse gemeente met veel verschillende losse applicaties. Dit leidde niet alleen tot veel handmatig overtypwerk voor de medewerkers, maar beperkte ook het sturingsinzicht voor managers. Voor inwoners resulteerde deze versnippering vooral in langere wachttijden.
De ambitie was helder: de overstap maken naar één geïntegreerd systeem en tegelijkertijd de manier van werken verder professionaliseren. “Het gaat hierbij niet alleen om een softwarevervanging, maar een bredere optimalisatie van onze werkzaamheden”, licht Kenny Goddery toe, informatiemanager bij de gemeente Heerlen.
“Daarbij hebben we voortdurend de focus gelegd op het creëren van waarde voor onze inwoners. Door kritisch te kijken naar onze processen en overbodige stappen te elimineren, hebben we onze werkwijze efficiënter, effectiever en toekomstbestendig ingericht.”
Mens en proces vóór technologie
Om deze ambitie waar te maken, koos Heerlen samen met Möbius voor een programmatische aanpak waarin de technologie op de tweede plaats kwam.
“We hebben er bewust voor gekozen om eerst de procesoptimalisatie uit te werken, voordat we de aanbesteding in de markt zetten”, legt Goddery uit. “Op deze manier konden we onze collega’s al vroegtijdig meenemen in de verandering en de voordelen van de nieuwe werkwijze zichtbaar maken. Hiermee verwachten we dat de adoptie van de nieuwe systemen straks soepeler en sneller zal verlopen.”
“We hebben diverse overbodige stappen geëlimineerd en handmatige handelingen geautomatiseerd.”
De aanpak rustte op drie pijlers. Allereerst werden de huidige processen bij de teams gedetailleerd in kaart gebracht. Door de hele keten te betrekken, van inkomende vraag tot eindantwoord, ontstond een compleet beeld van de knelpunten en verbeterkansen.
Tegelijkertijd werd vanaf dag één sterk geïnvesteerd in communicatie en draagvlak. Via inspiratiesessies en brainstormrondes werden medewerkers gestimuleerd om actieve mede-architecten te zijn van het ‘Sociaal Domein van Morgen’.
Tot slot werd er een cruciale brug geslagen tussen de vakteams en informatiemanagement, waardoor functionele wensen en technologische eisen werden samengebracht in één toekomstbestendig ontwerp.
Directe en duurzame resultaten
Deze aanpak levert een dubbel resultaat op. Allereerst is met het breed gedragen programma van eisen een sterk fundament gelegd voor de aanbesteding van het nieuwe IT-systeem. Minstens zo belangrijk zijn de verbeteringen die nu al merkbaar zijn op de werkvloer.
“We hebben diverse overbodige stappen geëlimineerd en handmatige handelingen geautomatiseerd”, licht Kenny Goddery toe. “Daarnaast is er een koppeling gerealiseerd voor geautomatiseerd berichtenverkeer.”
Naast deze directe winst is er een duurzaam veranderklimaat ontstaan. Medewerkers hebben meer eigenaarschap over hun processen en zijn getraind in proces- en lean denken. Deze hoge betrokkenheid en nieuwe manier van denken vormen een solide basis voor de daadwerkelijke implementatie van de toekomstige technologie.
Bart Mennens, Directeur Sociaal Domein bij de Gemeente Heerlen, blikt tevreden terug op de samenwerking. “Ik ervaar de consultants van Möbius als zeer kundige mensen met de gevraagde inhoudelijke en procesmatige kwaliteiten.”
