Vijf stappen voor het creëren van een realistische projectplanning
Projecten lopen regelmatig uit, kosten meer dan gepland of leveren minder op dan beoogd. Volgens Critical Minds ligt de kern van het probleem vaak niet bij het team, maar bij de manier waarop er gepland wordt. Het adviesbureau deelt een aanpak voor een realistische en gedragen projectplanning.
Minder dan de helft (48%) van alle projecten wordt daadwerkelijk op tijd, binnen budget en met het gewenste resultaat opgeleverd, zo blijkt uit onderzoek van het Project Management Institute.
Volgens Critical Minds is één van de belangrijkste oorzaken hiervan dat projectplanningen vaak in een papieren werkelijkheid plaatsvinden. Hoe voorkom je dit? In een nieuwe whitepaper zet het projectmanagementbureau vijf stappen op een rij die helpen om tot een planning te komen die wél realistisch is.
1. Transparantie en eigenaarschap: Samen verantwoordelijk
Een succesvolle projectplanning begint met transparantie en eigenaarschap. “Door transparant te communiceren met alle stakeholders, creëert de planner een gevoel van eigenaarschap over de informatie die in de planning komt te staan”, aldus Critical Minds.
Dit betekent dat niet alleen de planner, maar het hele projectteam zich verantwoordelijk voelt voor de voortgang. Open communicatie over knelpunten, vertragingen of onverwachte omstandigheden zorgt ervoor dat iedereen tijdig kan bijsturen.
2. De basics: Bouw een solide planning
Een gedragen planning vraagt om een stevige basis. Critical Minds adviseert te starten met het opstellen van een flowchart, waarin alle activiteiten en afhankelijkheden zijn opgenomen. “Elke activiteit moet een input en output hebben, zodat de planning een gesloten netwerk vormt zonder losse eindjes.”
Het gebruik van een work breakdown structure (WBS) helpt om de scope op te delen in behapbare activiteiten. Vervolgens worden tijd, benodigde uren, doorlooptijden en resources toegevoegd om tot een realistische netwerkplanning te komen.
3. Capaciteit en levellen: Verdeel het werk slim
Na het opstellen van de basisplanning is het zaak om te kijken naar de beschikbare capaciteit. Door niet-kritische activiteiten te verschuiven, kan de werkdruk beter over de projectduur worden verdeeld.
“Het doel van ‘levellen’ is om te zorgen voor een evenwichtige verdeling van taken zodat de productiviteit van teamleden behouden blijft”, schrijven de auteurs. Zo voorkom je piekbelasting en benut je de beschikbare resources optimaal.
4. Sturen op afwijkingen: Blijf continu monitoren
Geen enkel project verloopt exact volgens plan. Daarom is het essentieel om voortdurend te monitoren en tijdig bij te sturen.
“De truc is om de planning te gebruiken als middel, om continu inzicht te creëren in het projectplan, optimalisaties door te voeren en vroegtijdig te sturen op afwijkingen”, stelt Critical Minds. “Dit vraagt om regelmatige voortgangsgesprekken en het direct signaleren en oplossen van knelpunten.”
5. Critical Chain: Focus op het kritieke pad
Tot slot adviseert Critical Minds om te werken met het ‘kritieke pad’ – de reeks activiteiten die de doorlooptijd van het project bepalen. Door deze activiteiten scherp te monitoren en waar nodig buffers in te bouwen, kan het team sneller reageren op onverwachte vertragingen. Dit kan met behulp van de zogeheten program evaluation and review technique (PERT).
“Via PERT worden de activiteiten geëvalueerd op basis van hun afhankelijkheden en doorlooptijden. Hiermee worden de reeksen aan activiteiten inzichtelijk die leiden tot het eindproduct”, aldus de experts van het bureau.
Van papieren werkelijkheid naar krachtig sturingsmiddel
Ze benadrukken dat een realistische en gedragen projectplanning om meer vraagt dan alleen een strak schema. Door transparantie, een solide basis, slimme verdeling van capaciteit, continu bijsturen en focus op het kritieke pad, kunnen projecten daadwerkelijk binnen tijd, budget en scope worden opgeleverd.
“Uiteindelijk draait het om samenwerken en het creëren van eigenaarschap. Alleen zo wordt de planning een krachtig sturingsmiddel in plaats van een papieren werkelijkheid”, besluit Critical Minds.
