Valid helpt melkpoederproducent met toekomstbestendige IT-omgeving
Valid helpt melkpoederfabrikant Vreugdenhil Dairy Foods met het ontwikkelen van een toekomstbestendige IT-omgeving, als fundament voor verdere groei en innovatie. Roger van der Meer, IT-directeur bij Vreugdenhil, vertelt over de samenwerking.
Het in 1954 opgerichte Vreugdenhil Dairy Foods is als Nederlands familiebedrijf gespecialiseerd in de productie van hoogwaardige melkpoeders. Met vier productielocaties in Nederland en een kantoor in Madrid verwerkt Vreugdenhil jaarlijks meer dan een miljard kilogram melk tot voedingsrijke producten en ingrediënten.
Deze producten vinden hun weg naar consumenten, de voedingsindustrie en specialistische toepassingen in meer dan 130 landen wereldwijd. In deze grootschalige en productiegevoelige omgeving is een stabiele en toekomstgerichte IT-infrastructuur cruciaal.
Tijd voor een nieuwe IT-partner
Vreugdenhil werkte ruim tien jaar samen met de vorige managed services provider. Wat begon als een goede samenwerking, veranderde in de loop der jaren
“We merkten dat de dienstverlening niet meer volledig aansloot bij onze verwachtingen”, vertelt Van der Meer. “Onze organisatie is gegroeid en onze IT-behoeften zijn veranderd. Omdat onze toenmalige MSP niet volledig met ons meegroeide, zijn we op zoek gegaan naar een partner die beter bij onze huidige behoeften past.”
In 2022 startte Vreugdenhil daarom een RFP-traject. “Na een uitgebreid en zorgvuldig traject werd Valid geselecteerd als de best passende partij, door de combinatie van technische expertise, kennis van productieomgevingen en een goede match met de bedrijfscultuur.”
“We hebben het onboardingtraject opgedeeld in twee fases: eerst stabiliseren, dan optimaliseren. Die aanpak werkt goed.”
Met zo’n 600 medewerkers, vijf locaties en een sterk gegroeid IT-landschap was de uitdaging duidelijk: Vreugdenhil zocht een partner die als verlengstuk van het interne team kon opereren. “Als relatief kleine organisatie kun je niet voor elk specialisme iemand in dienst nemen. Dan heb je een betrouwbare partner nodig die kennis in huis heeft en snel kan schakelen.”
Bijzonder aandachtspunt was de IT/OT-integratie en convergentie: de productieomgeving stelt hoge eisen aan stabiliteit en continuïteit. “We zien Valid echt als verlengstuk van onze IT-organisatie. En dat geldt ook richting onze OT-mensen: je hebt een partner nodig die ook daar de taal spreekt en weet wat er speelt.”
De onboarding en transformatie
De onboarding startte in september 2024 en werd succesvol afgerond in december, twee dagen eerder dan gepland. “We hebben het onboardingstraject opgedeeld in twee fases: eerst stabiliseren, dan optimaliseren. Die aanpak werkt goed.”
“Wat opviel was de persoonlijke betrokkenheid. Het verantwoordelijke klantteam van Valid bezocht de productielocaties van Vreugdenhil en leerde de productie van dichtbij kennen. Dat zorgt voor wederzijds begrip en een gedeeld gevoel van verantwoordelijkheid. Je ziet van dichtbij hoe snel het misgaat als bijvoorbeeld een netwerkstoring optreedt.”
Na tien jaar samenwerking met de vorige MSP waren er veel automatismen en was er veel impliciete kennis opgebouwd, wat de kennisoverdracht tot een uitdagende taak maakte. “In het begin verliep het wat moeizaam, vooral omdat we tijdelijk met drie partijen werkten. Maar zodra alle betrokkenen elkaar goed leerden kennen en wisten te vinden, verliep de kennisoverdracht soepel. Valid heeft hier veel energie in gestoken.”
“Ik vind de open communicatie prettig. Geen standaard klant-leverancierverhouding, maar een echt partnerschap waarin open en eerlijke communicatie centraal staat.”
Ondanks zorgvuldige voorbereidingen, uitgebreide technische due diligence en assessments, zijn verrassingen in een complexe productieomgeving onvermijdelijk. “Heldere communicatie en korte lijnen zijn essentieel om deze effectief en efficiënt aan te pakken.”
“Verder zijn onderhoud en vernieuwing in een productieomgeving noodzakelijk en dat kan in sommige gevallen leiden tot tijdelijke downtime. Daar is begrip voor binnen de organisatie, mits er heldere communicatie en goede afstemming is, waarbij de impact op de productie tot een minimum wordt beperkt.”
Co-management tussen IT, OT, productie en Valid speelt hierin een belangrijke rol. “Hoe verder er vooruit kan worden gepland, hoe beter alle betrokkenen hierop kunnen anticiperen. Zeker in een omgeving waarin het IT-landschap voortdurend in beweging is en sommige onderdelen aan vervanging toe zijn, is het belangrijk om vanuit een gecontroleerd model te werken. Deze aanpak is alleen mogelijk dankzij de goede samenwerking, korte lijntjes en het onderlinge vertrouwen.”
Valid als partner voor de toekomst
Van der Meer ervaart de samenwerking met Valid als positief. “Wat ik prettig vind, is de open communicatie. Geen standaard klant-leverancierverhouding, maar een echt partnerschap waarin open en eerlijke communicatie centraal staat.”
“De betrokkenheid van Valid op strategisch, tactisch en operationeel niveau sluit goed aan bij de werkwijze van Vreugdenhil. Bij de start van de samenwerking introduceerde Vreugdenhil zichzelf actief bij het Valid-team en medewerkers van Valid kwamen op locatie om kennis te maken met de processen en medewerkers van Vreugdenhil. Dat heeft echt bijgedragen aan wederzijds begrip. Je ziet dan wat productie betekent en waarom het zo belangrijk is dat systemen altijd beschikbaar zijn.”
De keuze voor Valid is niet alleen gebaseerd op de huidige behoeften, maar ook op de toekomstvisie van Vreugdenhil. “We willen blijven innoveren en daarbij stabiliteit behouden. Valid helpt ons bij beide.”
“Valid helpt ons om grip te houden op de technologische ontwikkelingen en te bepalen wat relevant is voor onze organisatie.”
“De impact die IT op de business heeft, is enorm toegenomen”, vervolgt Van der Meer. “Ontwikkelingen gaan razendsnel. Denk aan de opkomst van AI, de groeiende afhankelijkheid van cloudtechnologie en de toenemende druk op cybersecurity. Voor een organisatie als Vreugdenhil Dairy Foods is het essentieel om hierin de juiste koers te varen.”
“Valid helpt ons om grip te houden op de technologische ontwikkelingen en te bepalen wat relevant is voor onze organisatie. Hoewel niet alles noodzakelijk is, willen we wel begrijpen wat er speelt en wat de mogelijke impact kan zijn.”
“Je moet met kleine teams toch bijblijven. En dan is communicatie cruciaal: begrijpen we samen waar we naartoe willen en zijn we goed uitgerust om de juiste keuzes te maken? Met kennis van industriële productie-omgevingen, een cultuur die past bij Vreugdenhil Dairy Foods en een pragmatische mentaliteit, biedt Valid de benodigde expertise en schaalbaarheid. En hebben we een partner die met ons kan meegroeien.”
Van overdracht naar transformatie
De eerste maanden samenwerking hebben laten zien dat Valid in staat is om complexe IT-omgevingen over te nemen en te stabiliseren, zonder verstoring van de operatie. Inmiddels kijkt Vreugdenhil samen met Valid naar de transformatiefase: hoe kunnen processen en diensten verder worden geoptimaliseerd en geautomatiseerd?
“Uiteindelijk willen we dat alles solide draait”, aldus Van der Meer. “En als er toch onderhoud of vernieuwing nodig is, dan willen we dat gecontroleerd doen, met zo min mogelijk verstoring. Daarin helpt de samenwerking met Valid enorm.”
