Waarom goede user stories niet altijd leiden tot de juiste oplossing voor de gebruiker
User stories vormen binnen agile werken de basis voor de ontwikkeling van klantproposities. Toch is een goede user story nog geen garantie voor een oplossing die daadwerkelijk waarde toevoegt, stelt Wendy Groven-Hogenboom van consultancykantoor Valid.
Het begint volgens Wendy allemaal bij de oorspronkelijke bedoeling van user stories. “De kracht ervan is dat je vanuit de gebruiker denkt”, vertelt ze. “Vaak worden user stories opgesteld volgens een eenvoudige structuur. Een gebruiker wil iets kunnen doen en een bepaald doel bereiken. Daarmee ontstaat focus op de waarde die een oplossing moet leveren en wordt ontwikkeling gekoppeld aan de behoeften van eindgebruikers.”
Juist daarom zijn user stories uitgegroeid tot een belangrijk instrument binnen agile teams. “Ze helpen om werkzaamheden te structureren, vormen de basis voor de backlog en ondersteunen sprintplanning”, legt Wendy uit.
Toch ziet ze in de praktijk regelmatig dat user stories anders worden ingezet. “Hoewel user stories bedoeld zijn om behoeften vast te leggen, worden ze vaak gebruikt om oplossingen te beschrijven. Daardoor verschuift de aandacht soms ongemerkt van het begrijpen van de behoefte naar het realiseren van een vooraf bedachte functionaliteit.”
Van behoefte naar oplossing
Ze illustreert het met een voorbeeld: “Een HR-manager geeft aan een exportknop nodig te hebben om verzuimgegevens te downloaden. Op het eerste gezicht lijkt dat een duidelijke user story: er is een gebruiker, een wens en een doel.”
Toch begint voor Wendy juist daar het echte werk. “Wat probeert die HR-manager precies te bereiken? Waarom is dat nodig? Welk probleem probeert hij op te lossen? En misschien nog belangrijker: is die exportknop daadwerkelijk de beste oplossing?”
In zulke situaties wordt vaak een oplossing beschreven, terwijl de onderliggende behoefte nog onvoldoende duidelijk is: “Misschien wil de HR-manager de gegevens helemaal niet downloaden, maar periodiek rapporteren aan een externe partij.”
“In dat geval zijn er mogelijk betere oplossingen denkbaar, zoals een geautomatiseerd rapport, een dashboard of een koppeling met een ander systeem. Wanneer die context ontbreekt, wordt het lastig om te bepalen welke oplossing daadwerkelijk de meeste waarde toevoegt.”
De rol van analyse
Dat user stories vaak al vroeg richting een oplossing bewegen, is volgens Wendy niet vreemd. Veel stories ontstaan tijdens gesprekken met stakeholders, die doorgaans denken vanuit problemen die zij ervaren en de oplossingen die daarvolgens hen bij passen. Daar ligt volgens haar een belangrijke verantwoordelijkheid voor business- en informatieanalisten.
“De kracht van analyse zit niet in het beschrijven van een oplossing, maar in het begrijpen van het probleem. Wat zijn de doelen? Waar zitten de knelpunten? Welke processen spelen een rol? Wat hebben stakeholders daadwerkelijk nodig? Juist door die vragen te stellen, ontstaat inzicht in wat er werkelijk speelt binnen een organisatie.”
Pas wanneer duidelijk is welk probleem moet worden opgelost en welke waarde daarmee wordt gecreëerd, kan volgens Wendy worden bepaald welke oplossing het meest passend is.
Vanuit die gedachte ziet ze user stories dan ook niet als vervanging van analyse, maar als een logisch vervolg daarop. “User stories zijn vooral waardevol wanneer ze de vertaling vormen van een geanalyseerd probleem naar concrete ontwikkelwerkzaamheden.”
Volgens Wendy voegen user stories de meeste waarde toe wanneer ze worden gebruikt als hulpmiddel om gesprekken te structureren, als vertaling van een onderliggende behoefte en als onderdeel van een bredere context van doelen, processen en stakeholders. “Dan helpen ze om richting te geven aan ontwikkeling zonder het zicht op de werkelijke behoefte te verliezen.”
Meer tijd voor het probleem
Daarmee komt Wendy terug bij de kern van haar boodschap: “User stories zijn een bruikbaar en waardevol instrument binnen agile werken, maar hun effectiviteit hangt sterk af van de manier waarop organisaties ze toepassen.”
Organisaties zouden daarom niet moeten beginnen bij de vraag hoe een user story moet worden geschreven, maar bij het probleem dat ze proberen op te lossen. “Een perfecte user story levert nog geen waarde op als het verkeerde probleem wordt opgelost. Misschien zouden we daarom minder tijd moeten besteden aan het perfectioneren van user stories en meer tijd aan het begrijpen van de problemen die erachter schuilgaan.”
