Het belang van een sterke projectsponsor voor een verandertraject

De projectsponsor is een van de belangrijkste stakeholders bij ieder verandertraject. Waarom is dat zo? En wat zijn de verantwoordelijkheden van een projectsponsor? We spraken erover met Garry Chan, Project Manager bij Valid.
Met de term projectsponsor wordt een senior leidinggevende met invloed en autoriteit binnen een organisatie bedoeld. Deze persoon is verantwoordelijk voor het creëren van urgentie rondom het project en zorgt dat de doelen van het project duidelijk aansluiten bij de strategische doelstellingen van de organisatie.
“Een sponsor vervult een unieke rol binnen de organisatie: niet alleen als visionair en katalysator, maar ook als boodschapper naar medewerkers”, trapt Garry af. “Een projectsponsor heeft directe impact en kan het verschil maken in een project.”
Garry verwijst daarbij naar onderzoek van Prosci, een instituut dat best practices onderzoekt op het gebied van verandermanagement. “Uit hun onderzoek blijkt keer op keer dat de effectiviteit van een projectsponsor cruciaal is voor het succes van een project.”
“Het meest recente onderzoek van het instituut toont zelfs aan dat projecten met een zeer effectieve sponsor bijna drie keer zo vaak de gestelde doelen halen of zelfs overtreffen als projecten met een ineffectieve sponsor”, legt Garry uit.
Meer dan een symbolische rol
De rol van de projectsponsor is dan ook veel meer dan enkel een symbolische, stelt hij: “Het is de persoon die ervoor zorgt dat de middelen, prioriteiten en focus aanwezig zijn om een verandering succesvol door te voeren. Zonder die inzet blijft een project vaak hangen in de planfase.”
Daarnaast is het de taak van de sponsor om afstemming te realiseren tussen de verschillende seniorlagen binnen de organisatie die door de verandering worden beïnvloed. De sponsor is verantwoordelijk voor het gecoördineerd stroomlijnen van veranderingen die meerdere bedrijfsonderdelen of vestigingen raken.
Maar wat maakt een goede projectsponsor? Volgens Garry zijn drie pijlers voor sponsoren essentieel om een verandertraject succesvol te kunnen maken. “Zichtbaar leiderschap, het bouwen van een sponsorcoalitie en effectieve communicatie.”
1: Actief en zichtbaar leiderschap
Om te beginnen is het belangrijk dat een projectsponsor voldoende zichtbaar is in het traject. “Een sterke sponsor is het gezicht van de verandering binnen de organisatie. Dit betekent niet alleen dat de sponsor zichtbaar is, maar ook dat hij of zij persoonlijk betrokken is.”
“Als werknemers zien dat de sponsor zich inzet en enthousiast is, motiveert dat de organisatie”, legt Garry uit. “Het straalt urgentie en geloofwaardigheid uit. Zonder die zichtbaarheid zullen medewerkers minder snel aanhaken.”
2: Het bouwen van een sponsorcoalitie
Soms is één projectsponsor zelfs niet genoeg, vertelt Garry. “Bij grootschalige veranderingen kan het nodig zijn om een sponsorcoalitie te vormen, bestaande uit meerdere senior leiders. Deze coalitie kan helpen om breedgedragen steun te creëren, zeker als het project verschillende afdelingen of locaties raakt.”
“Het bouwen van een coalitie vergroot de legitimiteit van de verandering en geeft een krachtige boodschap af aan de hele organisatie”, legt hij uit. “Als meerdere leiders het project actief promoten, wordt het serieus genomen. Dit helpt niet alleen om weerstand te verminderen, maar creëert ook vertrouwen bij medewerkers en andere stakeholders.”
En dat zorgt onder de streep voor minder weerstand, die volgens Garry vaak voorkomt in het middenkader. “Mid-level management kan soms een bottleneck vormen. Hier is extra communicatie en steun van meerdere sponsors cruciaal om iedereen op één lijn te krijgen.”
3: Communicatie en het wegnemen van barrières
De laatste pijler voor een geslaagd verandertraject en een kernverantwoordelijkheid voor de projectsponsor, is “effectieve communicatie”, stelt Garry. “Een sponsor moet consistent en regelmatig communiceren over de voortgang, successen en uitdagingen van het project. Dit is essentieel om betrokkenheid en vertrouwen op te bouwen.”
Daarnaast heeft een sponsor door zijn of haar senior positie de mogelijkheid om barrières weg te nemen. Garry: “Als er politieke blokkades zijn of escalaties nodig zijn, is het de sponsor die deze uitdagingen kan aanpakken. Dit versnelt het veranderingsproces en voorkomt vertragingen. Sponsors zijn vaak de voorkeursafzenders van boodschappen over de visie en prioriteiten van een project. Dit maakt hun betrokkenheid cruciaal.”
Hoofdrol
Kortom, het succes van een verandertraject staat of valt met een sponsor die zichtbaar is, effectief communiceert en in staat is om obstakels weg te nemen.
Zoals Garry het treffend samenvat: "Een goede sponsor speelt geen bijrol in een verandertraject. Het is een hoofdrol die bepaalt of een project slaagt of niet. Zichtbaarheid, communicatie en het vermogen om mensen te mobiliseren maken het verschil tussen succes en falen.”