Vier best practices voor effectief projectmanagement in consulting
Klanten leggen de lat steeds hoger voor externe dienstverleners. Voor consultancybureaus betekent dit onder meer dat ze scherp moeten letten op de kwaliteit van hun projecten. Een nieuw rapport van Deltek geeft inzicht in hoe consultants hun projectvolwassenheid naar een hoger niveau kunnen tillen.
Adviesbureaus staan vandaag de dag steeds meer onder druk om projecten op tijd, binnen budget en volgens hoge kwaliteitsnormen te leveren. Effectieve projectuitvoering is cruciaal voor de reputatie, klantrelaties, winstgevendheid en het langetermijnsucces van een bureau.
Het nieuwe rapport ‘Optimising Project Management’ van Deltek zet vier best practices op een rij waarmee consultancybureaus hun projectuitvoering kunnen verbeteren.
1: Zorg voor de juiste baseline en scope
Het correct vaststellen van de juiste projectdoelen en -targets vanaf het begin vormt de basis voor een succesvolle uitvoering. Oftewel: zorg voor de juiste ‘baseline’. Dit bepaalt niet alleen de scope van het project, maar ook de verdeling van middelen, het opstellen van het budget en de planning.
“Veel projecten falen omdat ze niet goed gespecificeerd zijn, effectieve resourcing ontbreekt of onvoldoende gepland zijn bij de start”, zegt Paul Tomlin, Senior Director Solutions bij Deltek. Een heldere scope voorkomt zogeheten ‘scope creep’ en zorgt dat het project op koers blijft.
Het verkrijgen van een formele goedkeuring voor de scope en het instellen van key performance indicators (kpi’s) zijn daarbij cruciaal om de voortgang te monitoren, bijvoorbeeld op het gebied van budgettering en tijdslijnen. Dit maakt het mogelijk om tijdig bij te sturen en het project binnen de afgesproken kaders te houden.
2: Excellente projectuitvoering
Een succesvolle projectuitvoering draait om het gebruik van gestandaardiseerde methodes en robuuste administratieve processen. Eerder onderzoek van Deltek liet al zien dat adviesbureaus die een gestandaardiseerde methodologie gebruiken voor hun projectuitvoering daar ook de vruchten van plukken: ze hebben minder overschrijdingen en leveren hogere kwaliteit.
Deltek benadrukt dat het gebruik van een geavanceerd projectmanagementsysteem (zoals en ERP of PSA), waarin tijd, deliverables en mijlpalen nauwkeurig worden gevolgd, cruciaal is voor het behalen van goede resultaten.
Ook is het belangrijk dat teams gebruikmaken van samenwerkingstools die de communicatie bevorderen en ervoor zorgen dat alle betrokkenen op de hoogte blijven van de voortgang van projecten. Een goede governancestructuur helpt bovendien bij het waarborgen van de nodige flexibiliteit, waardoor het projectteam snel kan reageren op veranderingen, zonder de controle te verliezen.
3: Zorg voor solide projectfinanciën
Het effectief managen van de projectfinanciën is essentieel voor het waarborgen van de winstgevendheid, schrijven de onderzoekers. Het begint met een helder proces voor het registreren van uren, kosten en onkosten, wat de basis legt voor accurate facturering.
“Projectmanagers moeten verantwoordelijk zijn voor de facturering, samen met de financiële afdeling voor goedkeuring en controle”, legt Tomlin uit. Ze moeten zorgen voor tijdige facturering, waarbij alle benodigde goedkeuringen zijn verkregen en de facturen correct zijn.
Klanten verwachten gedetailleerde en actuele inzichten in de voortgang van het project en de bijbehorende uitgaven. Het is daarom belangrijk om de financiële status van het project regelmatig te controleren aan de hand van indicatoren.
Volgens Deltek vormen de volgende vijf indicatoren de basis: de baseline (het afgesproken budget), actual (wat daadwerkelijk is uitgegeven), % complete (de voortgang van de deliverables), estimate to complete (wat nog nodig is om het project te voltooien) en estimate at completion (de totale kosten bij voltooiing).
“Dit is een eenvoudige manier om de voortgang van projecten te beheren. Sommige adviesbureaus maken bij grotere projecten gebruik van een meer geavanceerde methode, zoals earned value management, om onverwachte risico’s te voorkomen”, legt Tomlin uit.
4: Focus op de kernprocessen
Om projecten op maandbasis efficiënt te managen, moeten adviesbureaus zich richten op vier bedrijfsprocessen: maandelijkse controles, tijds- en voortgangmanagement, facturering en personeelsplanning.
Aan het begin van elke maand moet de projectmanager samen met de financiële afdeling een evaluatie uitvoeren van de status van het project, inclusief de waarde van work in progress (WIP), tijd- en materiaalgerelateerde kosten (T&M), de voortgang van het project en het percentage dat voltooid is (fixed price).
Facturering moet tijdig gebeuren, bij voorkeur wanneer het werk is afgerond of wanneer een afgesproken betaaltermijn is bereikt. Daarnaast is nauwkeurige tijdsregistratie van essentieel belang; consultants moeten hun uren wekelijks registreren en tijdig goedkeuren, zodat projectmanagers de voortgang kunnen monitoren.
Ook de personeelsplanning moet consistent worden geactualiseerd, om ervoor te zorgen dat de juiste middelen op het juiste moment beschikbaar zijn voor het project.
Conclusie
Kortom, effectief projectmanagement, zo benadrukt Deltek, vormt de kern van succesvolle projecten en stelt adviesbureaus in staat om consistent betere resultaten te behalen. Door de bovenstaande best practices toe te passen, kunnen adviesbureaus veelvoorkomende valkuilen vermijden en projecten sneller, efficiënter en binnen budget leveren.
