Zes belangrijke KPI’s voor het runnen van een consultancybureau
Om hun groei- en winstdoelstellingen te kunnen realiseren moeten leiders van consultancykantoren helder in kaart hebben gebracht welke doelen ze willen bereiken. Ook moeten ze kunnen monitoren of ze voldoende voortgang boeken richting de gewenste resultaten. Wat zijn daarbij de belangrijkste key performance indicators (KPI's)? Experts van Deltek delen zes onmisbare KPI’s.
1) KPI: Net Revenue Growth
Een duidelijke indicator van de bedrijfsprestaties van advieskantoren is ‘net revenue growth’, oftewel netto omzetgroei. Wanneer deze toeneemt, is dat een eerste teken dat de business meer werk heeft en efficiënt opereert. Als de netto omzet over een langere periode daalt, dan is er duidelijk iets mis. De netto omzetgroei dient op twee manieren te worden beoordeeld – met prognoses en werkelijke cijfers en het verschil daartussen.
Hoe? Leiders van consultancybureaus krijgen een goed beeld van de omzetontwikkeling door het analyseren van de winst- en verliesrekening (profit & loss statement), in combinatie met project-specifieke cijfers zoals ‘days sales outstanding’ (de gemiddelde tijd om een betaling te ontvangen van klanten) of de ‘project schedule variance’ (in hoeverre liggen lopende projecten op schema?).
2) KPI: Employee Billable Utilisation
De KPI ‘employee billable utilisation’ (in het Nederlands bekend als de bezettingsgraad) is onmisbaar binnen de consultancy. Deze toont het percentage van de beschikbare tijd van een fee-earner die wordt gebruikt voor declarabel werk bij klanten. Het monitoren van de bezettingsgraad geeft bureaus weten inzicht in hoe efficiënt hun consultants bij opdrachtgevers worden ingezet.
Een volledig inzicht in de bezettingsgraad, zowel op bedrijfs- als op individueel consultantsniveau, helpt bij het opstellen van prognoses, het alloceren van middelen en het bepalen van de consultancytarieven. Volgens het laatste Professional Services Benchmark Report van SPI zouden consultancybedrijven idealiter moeten streven naar een bezettingsgraad van 80% (gemiddeld over alle niveaus).
Hoe? Om de bezettingsgraad berekenen deel je de arbeidskosten voor projectgerelateerde uren door het totale aantal gewerkte uren en zet je dat aantal om in een percentage.
3) KPI: Projects on Budget
Het monitoren van de KPI ‘projects on budget’ geeft inzicht in de mate waarop projecten binnen het budget worden opgeleverd. Projectoverschrijdingen schaden de winstgevendheid of vertragen de lancering van nieuwe projecten. Een hoge projectoverschrijding hangt meestal samen met verminderde klanttevredenheid en is een indicatie dat de projectmanagementcyclus niet optimaal verloopt.
Deze KPI is cruciaal voor advieskantoren om in de gaten te houden, omdat het inzicht geeft in de effectiviteit van de core business – het draaien van projecten. Projectmanagers moeten deze KPI op continu bijhouden.
Hoe? Berekenen of een project wordt overschreden kan door middel van een eenvoudige formule, waarbij de gebudgetteerde projectkosten gedeeld worden door de daadwerkelijke projectkosten.
4) KPI: Effective Billing Rate
De ‘effective billing rate’, oftewel het effectieve facturatietarief, geldt als een van de belangrijkste financiële KPI’s voor adviesbureaus. Inzicht in deze KPI geeft een nauwkeurig beeld van de winstgevendheid van een project en kan worden gebruikt om het ene project met het andere te vergelijken. Hierdoor kunnen beslissers hun offertes voor projectwerk aanscherpen.
Hoewel facturatietarieven aan het begin van projecten transparant kunnen zijn, kan het effectieve facturatietarief gedurende een project sterk variëren (omdat het afhankelijk is van de uitvoering van het project). Onverwachte kosten of vertragingen kunnen bijvoorbeeld van invloed zijn op het uiteindelijke facturatietarief.
Hoe? Het effectieve facturatietarief wordt berekend door de totale omzet van een project te delen door het totale aantal uren (zowel declarabel als niet-declarabel – exclusief tijd besteed aan het verkoopproces of algemeen relatiebeheer).
5) KPI: Client Profitability
Nog een KPI die belangrijk is om in de gaten te houden: de ‘client profitability’, oftewel de klantwinstgevendheid. Niet alle klanten leveren namelijk een even winstgevende bijdrage aan het bedrijf. In het slechtste geval kunnen sommige klanten zelfs geld kosten. Het is daarom belangrijk om te beoordelen hoeveel omzet elke klant genereert en om te kijken naar de marges en winstgevendheid die gepaard gaan met deze omzet.
Inzicht in de winstgevendheid van klanten kan helpen bij het voorspellen hoeveel omzet elke klant het consultancybedrijf potentieel kan opleveren. Ook geeft het inzicht in toekomstige verkoop- en accountmanagementstrategieën.
Hoe? Om de klantwinstgevendheid in kaart te brengen, verzamel je de omzet die bij deze klant is verdiend. Daar trek je vervolgens de kosten af van het ondersteunen van deze klant in dezelfde periode. De data is afkomstig van zowel finance en business development teams.
6) KPI: Employee Satisfaction
Mensen vormen het grootste kapitaal van ieder consultancybedrijf, en dus is het tevreden en betrokken houden van medewerkers een essentiële prioriteit voor leiders. Het meten van de tevredenheid van medewerkers (‘employee satisfaction’) is daarom van groot belang. Hiermee kan worden toegewerkt naar een positieve en productieve cultuur en werkomgeving.
Over het algemeen geldt: als medewerkers tevreden en betrokken zijn blijven ze bij hun werkgever, zijn ze productiever en dragen ze in grotere mate bij aan het succes van het bedrijf. Het meten van de tevredenheid van medewerkers is ook essentieel om talent aan boord te houden en om het personeelsverloop te verminderen.
Hoe? Hoewel er geen specifieke KPI is om te meten hoe tevreden en betrokken medewerkers zijn, zijn er een paar manieren om daar achter te komen. Het gebruik van feedback surveys of medewerker NPS-scores zijn gebruikelijke methoden.
