Vier tips voor effectievere dashboards en betere besluitvorming
Het gebruik van dashboards is een goede manier om snel inzicht te krijgen in de stand van zaken binnen een bedrijf of proces. Maar hoe stel je een effectief dashboard op? En waar moet je op letten bij de doorvertaling naar strategische besluitvorming? Cees de Vreugd, consultant bij Laudame, deelt vier tips.
Door de opkomst van datagestuurd werken zijn dashboards steeds belangrijker geworden. Organisaties slaan anno 2024 duizenden datapunten op en dashboards helpen om deze data om te zetten in informatie.
Deze inzichten bieden duiding aan bedrijfs- of procesprestaties en ondersteunen professionals bij strategische beslissingen op basis van feitelijke inzichten in plaats van aannames of onderbuikgevoel. Om daarvan te profiteren, moeten de dashboards uiteraard wel goed worden opgezet en gebruikt. Vier tips:
1: Stel de informatiebehoefte vast
Bij het opzetten of optimaliseren van dashboards wordt vaak te snel voorbijgegaan aan de informatiebehoefte van eindgebruikers. Om een dashboard effectief te laten zijn, is het cruciaal om eerst goed in kaart te brengen welke informatie nodig is. Het beschrijven van ‘user stories’ helpt om deze behoeften inzichtelijk te maken.
“Door deze user stories tijdens refinementsessies te valideren, kan de informatiebehoefte nog vóór de bouw van het dashboard helder in kaart worden gebracht”, legt De Vreugd uit. “Een bijkomend voordeel van het betrekken van eindgebruikers bij dit proces is dat zij meer eigenaarschap zullen nemen over onder andere het borgen van de dashboardingprocessen.”
Om de informatiebehoefte goed te bepalen, is het daarbij belangrijk om te kijken naar de beslissingen die de eindgebruiker moet nemen om zijn of haar werk effectief te kunnen doen.
“Door die beslissingen als uitgangspunt te nemen, kan een dashboard worden ontwikkeld dat optimaal aansluit bij de werkprocessen van de eindgebruiker. Dit vergroot tevens de kans dat de informatievoorziening daadwerkelijk bijdraagt aan betere besluitvorming en aan de bredere doelen van de organisatie.”
2: Ontwikkel kpi’s die aansluiten bij strategische doelstellingen
Een effectief dashboard is gebouwd op heldere strategische doelen. Zonder deze doelen ontbreekt volgens De Vreugd de richting om de juiste kpi’s vast te stellen. “Het is dan ook van groot belang om eerst de strategische doelstellingen van de organisatie scherp te krijgen. Deze doelstellingen vormen de basis waarop kpi’s worden ontwikkeld.”
Hij geeft aan dat deze kpi’s “specifiek en meetbaar” moeten zijn, en bovendien direct in lijn met de gestelde doelen. “Ze dienen als instrument om de prestaties van de organisatie te meten en inzicht te geven in de voortgang richting de strategische doelstellingen.”
Kpi’s die niet goed aansluiten op deze doelen, zullen niet alleen leiden tot misleidende inzichten, maar ook de besluitvorming verstoren. Een dashboard is bovendien pas waardevol als het is opgebouwd uit kpi’s die relevante informatie bieden over de prestaties die er echt toe doen. “Door het dashboard zo in te richten dat het de meest kritieke factoren van succes in kaart brengt, kan een organisatie op tijd bijsturen en gerichte beslissingen nemen.”
3: Zorg voor betrouwbare data
Dashboards zijn alleen effectief als ze zijn gebaseerd op betrouwbare data. Wanneer de kwaliteit van de data niet op orde is, worden de inzichten die een dashboard biedt al snel waardeloos. “Daarom is het cruciaal om kritisch te kijken naar de bronsystemen waarin de data wordt opgeslagen en hoe deze data wordt ingevoerd”, benadrukt De Vreugd.
Om de betrouwbaarheid van de data te waarborgen, is het verder belangrijk om duidelijk vast te leggen wie de eigenaar van de data is en welke bron wordt gebruikt als dezelfde data op meerdere plekken beschikbaar is. Ook is het aan te raden om tools te gebruiken die de datakwaliteit monitoren, zodat eventuele problemen tijdig kunnen worden gesignaleerd en aangepakt.
Een goed ingericht dashboard kan in sommige gevallen ook helpen om inzicht te geven in waar het bij de brondata spaak loopt. Verder kan het opzetten of optimaliseren van effectieve dashboards een stimulans vormen om het datamanagement op orde te brengen. “Kortom, data management en governance zijn onmisbaar voor succesvol datagedreven werken en effectieve dashboarding”, stelt De Vreugd.
4: Investeer in datavaardigheden
Werken met data vereist specifieke vaardigheden die niet altijd vanzelfsprekend aanwezig zijn binnen organisaties. Naast de technische kennis van dashboards en tools, is het belangrijk dat medewerkers ook begrijpen hoe ze data moeten lezen en interpreteren.
“Een gebrek aan kennis kan leiden tot verkeerde conclusies en beslissingen”, legt De Vreugd uit. “Daarom is het van belang om te investeren in de ontwikkeling van datavaardigheden. Door datagedreven werken onderdeel te maken van de persoonlijke ontwikkeling van medewerkers, kan de organisatie haar datavolwassenheid vergroten.”
Het uitvoeren van een datavolwassenheidscheck kan in dat kader helpen om te bepalen waar nog ruimte is voor verbetering. “Zo kan gericht worden geïnvesteerd in de vaardigheden die de organisatie nodig heeft.”
Met de datavaardigheden binnen de organisatie op orde, zullen de beslissingen van medewerkers beter onderbouwd zijn. Dit maakt de organisatie als geheel effectiever in het werken met data en verbetert de kwaliteit van de besluitvorming op strategisch niveau.
Betere besluitvorming
Met de bovenstaande handvatten kunnen organisaties hun dashboards effectiever inzetten voor betere besluitvorming. “Door de informatiebehoefte duidelijk vast te stellen, kpi’s te ontwikkelen die aansluiten bij de strategische doelen, te zorgen voor betrouwbare data en te investeren in datavaardigheden, kunnen dashboards echt van waarde zijn in de datagestuurde wereld van vandaag”, rondt De Vreugd af.
