ZICHT Consultants ondersteunt energiebedrijf bij inzet robotic process automation
ZICHT Consultants heeft een energiebedrijf ondersteund bij het inzetten van robotic process automation (RPA) binnen de bedrijfsvoering. Hierdoor zijn de werkvoorraden tot een gangbaar niveau gedaald, kunnen medewerkers zich richten op complexere taken en is de klanttevredenheid toegenomen.
Energiebedrijven staan door de toenemende vraag en de transitie naar duurzame energie voor grote uitdagingen. Een van deze uitdagingen is het inzetten van schaarse arbeidscapaciteit op het toenemende werkaanbod, inclusief klantvragen.
Om deze uitdaging aan te pakken is er bij energiebedrijven de behoefte om processen waar mogelijk verder te automatiseren. Dit zodat de schaarse arbeidscapaciteit met name kan ingezet op activiteiten waar de grootste toegevoegde waarde kan worden geleverd.
Robotic process automation
RPA is een technologie waarmee bedrijven repetitieve taken kunnen automatiseren door middel van softwarerobots; RPA is software die werkstromen definieert en deze robots configureert om taken in een logische volgorde uit te voeren. Het gebruik van RPA versnelt repetitieve, handmatige en foutgevoelige werkprocessen, zodat werknemers zich kunnen richten op complexere taken.
RPA is ook populair omdat de implementatie relatief snel te realiseren is, waardoor het leidt tot snelle verbetering van resultaten tegen relatief lage kosten.
De rol van ZICHT Consultants
Voorafgaand aan de implementatie van RPA stond het energiebedrijf voor een aanzienlijke uitdaging met hoge en toenemende werkvoorraden. De oplopende werkdruk leidde tot meer fouten en langere wachttijden voor klantvragen, wat extra klachten en vragen veroorzaakte en de werkdruk verder verhoogde.
Het doel was om de klanttevredenheid te verhogen door werkvoorraden te verminderen, de werkdruk op medewerkers te verlagen en meer tijd vrij te maken voor complexe taken.
ZICHT Consultants werkte samen met het energiebedrijf om processen efficiënt in te richten, structurele oplossingen te zoeken en RPA als oplossing te implementeren. De implementatie van RPA verliep in vijf stappen:
1: Identificatie van processen: Samen met het bedrijf werden de repetitieve processen geïdentificeerd.
2: Business case opstellen: Op basis van potentiële besparingen werd een business case opgesteld met de voordelen van RPA-implementatie.
3: Procesanalyse: De processen die voldoende besparingen opleverden, werden gedetailleerd in kaart gebracht met key users uit de organisatie.
4: RPA-softwareconfiguratie: De processen werden in samenwerking met de key users gebouwd in de RPA-software.
5: Training en overdracht: Naast het automatiseren van processen bood ZICHT Consultants een opleidingstraject aan voor key users binnen de organisatie. Deze gebruikers werden getraind om de geautomatiseerde processen te beheren en zelfstandig andere processen te automatiseren.
Resultaten
De implementatie van RPA door ZICHT Consultants heeft aanzienlijke voordelen opgeleverd voor het energiebedrijf. Vier weken na de installatie van de software zijn al de eerste processen geautomatiseerd. Het automatiseren van repetitieve activiteiten heeft geleid tot een optimalisatie van de werkvoorraden en vermindering van de werkdruk.
De medewerkerstevredenheid nam toe doordat er een gezond werkaanbod is en doordat medewerkers zich meer kunnen focussen op complexere cases. Verder is het first time right-percentage verhoogd door het aantal fouten te verminderen. Dit alles heeft geleid tot een hogere klanttevredenheid.
Daarnaast zorgde ZICHT Consultants ervoor dat key users binnen het bedrijf betrokken werden bij het proces. Na training waren deze gebruikers niet alleen in staat om geautomatiseerde processen te beheren, maar ook om zelfstandig nieuwe processen te automatiseren. Hierdoor is het bedrijf in de toekomst beter uitgerust om zelf RPA toe te passen.
