Disruptie van werkomgeving zet komende jaren onverminderd door

Na jaren vol disruptie, hebben ook de komende jaren flink wat in petto voor de werkomgeving. Onder invloed van trends als digitalisering, duurzaamheid en hogere verwachtingen van eindgebruikers, zal de werkomgeving flink blijven veranderen.

Dat blijkt uit de eerste editie van de Benchmark voor de Nederlandse Werkomgeving (BNW Index), een rapport van YNNO en Smart WorkPlace dat inzicht geeft in trends in de werkomgeving en hoe bedrijven verwachten hierop in te spelen.

Meer dan 100 workplace managers in het domein werden gevraagd naar hun visie op de toekomst. De consensus is duidelijk: sinds de coronapandemie is de werkomgeving drastisch veranderd, en deze trend zet ook de komende jaren door.

De respondenten noemen digitalisering, de krappe arbeidsmarkt, duurzaamheid en kostenbesparingen als de voornaamste trends die bepalend zijn voor de werkomgeving. Met name de belangrijkste trend – digitalisering – hangt sterk samen met de veranderde manier van werken sinds corona.

Vier op de vijf organisaties (81%) geven aan dat de behoeften rondom de digitale werkomgeving rigoureus zijn veranderd ten opzichte van pre-corona. “We zijn nu eenmaal veel digitaler gaan (samen)werken – een ontwikkeling die de indeling van onze werkdag totaal heeft veranderd”, aldus de onderzoekers.

Daarbij is “plaatsonafhankelijk werken het nieuwe uitgangspunt”, zegt maar liefst 89% van de deelnemende organisaties.

Minder ruimte

Het leidt er ook toe dat veel organisaties minder kantoorruimte nodig denken te hebben: 42% geeft aan de oppervlakte te zullen afschalen. En ook de bedrijven die groeien verwachten niet per se meer vierkante meters toe te voegen.

Mede daardoor zal naar verwachting bij bijna een derde (29%) van de organisaties de bezettingsgraad toenemen. “Minder meters voor meer mensen, dus”, stellen de auteurs. Dat hoeft geen probleem te zijn, geven ze aan, mits slim wordt omgegaan met de beschikbare ruimte.

Bovendien zit er bij de meeste kantoren nog wel rek in: momenteel geven slechts enkele van de onderzochte organisaties aan een bezettingsgraad te hebben van 60% of hoger – ook op piekdagen. Uit de data blijkt dat in deze organisaties ook geen maatregelen worden genomen om bezetting te reguleren, onder meer omdat zij geen hogere bezetting verwachten.

“Er is dus geen noodzaak om anders te organiseren en er lijkt voldoende ruimte om te groeien in het huidige jasje als het nodig is”, aldus de onderzoekers. “Of in ieder geval ruimte voor meer flexibiliteit: een verassende 52% van de organisaties geeft aan nog (deels) vaste werkplekken te faciliteren.”

Meer flexibiliteit

Flexibiliteit heeft betrekking op hoe ruimtes gebruikt kunnen worden door verschillende soorten eindgebruikers. Daarbij neemt flexibiliteit vele vormen aan: het op- en afschalen van werkplekken, multifunctionaliteit van ruimten, verschillende eigendomsconstructies in het vastgoedportfolio – en ga zo maar door.

Het gaat samen met de veranderde functie van het kantoor: het dient steeds minder als puur een werkomgeving, en steeds meer als een ontmoetingsplek waar mensen samenkomen om te overleggen, samen te werken en met elkaar te verbinden.

Verbinding?

Die verbinding is tegelijk wel een punt van zorg. Want waar thuiswerken verschillende voordelen met zich meebrengt, geeft het rapport ook een waarschuwing af. Een goede organisatie is meer dan de optelsom van haar medewerkers. In dat kader is de onderlinge verbondenheid tussen die medewerkers cruciaal, maar juist die verbinding staat in het thuiswerktijdperk op het spel.

Bijna de helft van de respondenten maakt zich hier zorgen over: 43% geeft aan redelijk tot zeer bezorgd te zijn over de sociale verbondenheid en het (negatieve) effect op samenwerken, kennisdelen en daarmee op de creativiteit.

Veel organisaties proberen dit tegen te gaan, bijvoorbeeld door het organiseren van evenementen, het creëren ontmoetingsruimten of zelfs het verplichten van aanwezigheid op kantoor. Toch ligt hier niet de oplossing, menen de onderzoekers: “Hier komen we bijna terecht in de ‘hoe krijgen we medewerkers terug naar kantoor’-discussie, waar wij niet per se fan van zijn. Dat is namelijk nooit het doel.”

In plaats daarvan, stellen ze, is het beter om onder meer in te zetten op digitale verbondenheid, zodat medewerkers niet alleen fysiek met elkaar verbinden. “En dan bedoelen we niet de inzet van Teams, maar programma’s die informele interactie stimuleren.”

Tot slot benadrukken ze daarbij het belang van cultuur: “Dat is een bepalende factor in verbondenheid en het gevoel ergens bij te horen.”