Benefit Mapping: De afgeleide benefits van projecten
Hoe kunnen organisaties meten wat hun projecten concreet bijdragen aan de strategische doelstellingen? Marco Langeveld van Improven legt uit hoe aandacht voor afgeleide benefits en een benefit map kunnen bijdragen aan de juiste inzichten voor betere sturing.
De kracht van het gebruikmaken van benefit mapping zit in het feit dat organisaties projecten niet toewijzen aan te realiseren capabilities en benefits, maar dat ze deze ervan afleiden en dat dit tevens gevisualiseerd wordt. Kortom, het afleiden van voordelen, in plaats van het toewijzen daarvan.
Capabilities zijn een verzamelbegrip voor bijvoorbeeld processen, systemen, kennis, maar ook voor houding en gedrag. Benefits (inclusief de bijbehorende kpi’s) kunnen worden gezien als een verdere detaillering en afgeleide van de organisatorische doelstellingen.
Het zijn twee totaal verschillende benaderingen: bottom-up versus top-down. Natuurlijk levert het bottom-up opbouwen van benefits waardevolle inzichten op, maar er zijn echt grote voordelen te realiseren door het opzetten van een initiatievenlijst voor een groot deel top-down te doen.
Voor een groot deel en niet voor 100%, omdat er vaak al bindende afspraken zijn gemaakt met klanten en leveranciers; die komen dus ook op de lijst met projecten en initiatieven. Deze opzet zorgt ook voor veel meer rust bij het MT en het Project Portfolio Office, omdat op voorhand de initiatievenlijst op hoofdlijnen bekend is.
Afgeleide benefits bepalen
Het bepalen van afgeleide benefits (inclusief relevante kpi’s) als afgeleide van de doelstellingen en vervolgens te ontwikkelen capabilities (programma’s/epics) en uit te voeren initiatieven/projecten kunnen inzichtelijk worden gemaakt door een aantal (‘getrapte’) workshops met stakeholders, met als gewenst eindresultaat: consensus en draagvlak.
Van belang is om de oorzaak en gevolgrelaties schematisch vast te leggen:
Men kan testen of de uitkomst ‘hout snijdt’ door van rechts naar links te lezen: wanneer wij onze doelstellingen willen halen, zullen wij de afgeleide benefits (inclusief kpi’s) moeten realiseren, waarvoor we een aantal capabilities zullen moeten realiseren (processen, systemen en kennis) door een aantal projecten en initiatieven te initiëren.
Maar dit geldt ook van links naar rechts: wanneer wij deze projecten en initiatieven uitvoeren, bouwen wij bepaalde capabilities op via programma’s/epics, waardoor de organisatie in staat is om de betreffende benefits (inclusief kpi’s) te realiseren, waarmee we onze doelstellingen kunnen realiseren.
De vuistregel is dat wanneer het verhaal zowel van links naar rechts en vice versa klinkt als een klok, de organisatie heel dicht bij de eindversie is. Een benefit map geeft een hele pure en sterke relatie tussen de lijst met projecten en initiatieven en de te realiseren organisatiedoelstellingen – een veel sterkere relatie dan wanneer projecten en initiatieven direct aan de organisatiedoelstellingen worden toegekend.
Op deze manier worden het beschikbare budget en de capaciteit op de best mogelijke manier ingezet.
Correlatie
In het schematische overzicht kan via de pijlen (verbindingen) gekwantificeerd aangegeven worden in welke mate een project of initiatief bijdraagt aan de opbouw van een bepaalde capability. Die bijdrage is natuurlijk van belang om de toegevoegde waarde met betrekking tot het realiseren van de organisatiedoelstellingen te kunnen inschatten en welke dus een de voorkeur geniet.
Benefit map als schaduwlijst
Het opzijschuiven van de bestaande projecten en initiatievenlijsten en vanaf nul beginnen met een benefit map exercitie is een grote stap. Wanneer een organisatie hiertoe besluit is het in ieder geval belangrijk dat deze een natuurlijk moment hiervoor vindt, bijvoorbeeld een herziene strategie of nieuw meerjarenplan, om de kans op acceptatie aanzienlijk te vergroten.
Daarbuiten is het opzetten van een benefit map een interessante stap om uit te voeren om deze vervolgens naast de bestaande projecten en initiatievenlijst te leggen. Zoek de verschillen! De uitkomst biedt de mogelijkheid om de huidige opzet eens tegen het licht te houden en waar nodig aan te scherpen: komt de organisatie met het toekennen van initiatieven aan de doelstellingen wel tot de juiste initiatieven?
Een continu proces
Benefit mapping is onderdeel van het benefit management proces, dat bij voorkeur een continu proces is in de organisatie. Benefit mapping begint bij benefit identificatie, waarna er een planning opgesteld wordt waarin de opbouw van waarde (benefits) wordt weergegeven. Vervolgens wordt de waarde gerealiseerd en geëvalueerd.
De heilige graal is hierin overigens dat een eigenaar wordt gekoppeld aan elke gedefinieerde benefit (ownership).
De voordelen van benefit mapping
Wanneer er vanuit de organisatie nieuwe ideeën worden geopperd, is een snelle blik op de projecten en initiatievenlijst, afgeleid van de benefit map, vaak voldoende om aan te geven dat een dergelijk idee al via deze exercitie in beeld is gekomen en al op de lijst staat.
Door aan elke benefit een eigenaar te koppelen, zal deze ook na realisatie van de capabilities in de lijn verantwoordelijk blijven voor de opgeleverde resultaten.
Een projecten- en initiatievenlijst als resultaat van een benefit mapping-exercitie trekt zich minder aan van jaarplannen, maar kijkt rechtstreeks naar wat er gedaan moet worden om de doelstellingen te realiseren, over de jaargrens heen. Dit kan in een roadmap in de tijd uitgezet worden en daarmee wordt ook inzichtelijk vanaf welk moment benefits gerealiseerd kunnen gaan worden.
Wanneer een organisatie toch vasthoudt aan jaarplannen, dan zouden de capabilities bijvoorbeeld in een aantal iteraties gerealiseerd kunnen worden. Hoshin Kanri, een gestructureerde werkmethode die een organisatie ondersteunt bij het realiseren van haar langetermijnmissie en -visie, werkt bijvoorbeeld wel met jaarplannen.
