BCE begeleidt Feelingz bij selectietraject voor e-commerceoplossing
Het afgelopen decennium is Feelingz flink gegroeid, en voor de komende jaren mikt de online specialist in cadeaus voor werknemers op verdere groei. Daarvoor was wel een nieuwe e-commerceoplossing nodig. BCE begeleidde het selectietraject, dat inmiddels succesvol is afgerond. Na de zomer – net op tijd voor het hoogseizoen – wordt het nieuwe systeem volledig in gebruik genomen. Arjan Lagerwaard, mede-eigenaar van Feelingz, blikt terug op het selectietraject.
Het belonen en bedanken van werknemers is een belangrijk onderdeel van goed werkgeverschap. Feelingz helpt werkgevers hierbij. Daarbij onderscheidt het zich met het bieden van een gepersonaliseerde ervaring, met eigen cadeauverpakking, een aangepaste webshop in de huisstijl van de klant en een persoonlijke boodschap.
Binnen de webshop wordt gewerkt met een puntensysteem. Tijdens bijzondere dagen (verjaardagen, jubilea of branchegerelateerde dagen en kerst) stuurt Feelingz een feestelijk bericht naar de werknemer(s) met daarin het aantal punten dat zij hebben gekregen. Zo kan in de webshop worden gespaard.
Feelingz heeft een uitdagende groeidoelstelling voor de komende jaren. Om die groei te realiseren is het noodzakelijk om bepaalde processen achter de schermen efficiënter te laten verlopen. Een klant die vier werknemers in dienst heeft, neemt nu qua handelingen bijvoorbeeld net zoveel tijd in beslag als een klant met 800 medewerkers.
“Slimmer werken kan bijvoorbeeld door nieuwe klanten ook zelf een aantal stappen te laten doorlopen en uitvoeren tijdens de inrichtingsfase”, schetst Arjan Lagerwaard, mede-eigenaar van Feelingz. “En zo zijn er nog meer onderdelen die efficiënter ingericht kunnen worden.”
Kortom: om de groei mogelijk te maken, zonder flinke personeelsaanname of kwaliteitsverlies, moet IT beter gaan werken.
De grote IT-vraag
Omdat Feelingz de klantbeleving al gepersonaliseerd kan aanbieden vanaf 50 werknemers in dienst, is het van groot belang dat alle processen en bijbehorende handelingen aan de ‘achterkant’ efficiënt verlopen. Op dit moment wordt gewerkt met een e-commercemaatwerksysteem waarbij ze tegen een plafond aanlopen.
“Ons huidige systeem is helemaal voor ons ontworpen en heeft ons de afgelopen jaren veel gebracht, maar inmiddels zijn sommige paden niet meer het meest efficiënt of logisch”, geeft Lagerwaard aan. “Daarnaast is het huidige systeem niet erg onderhoudsvriendelijk, hier moet verandering in komen.”
“Mensen zijn gewend aan kwaliteit, zowel binnen de webshop als in het klantcontact en tijdens het leveringsproces. Om hieraan te kunnen blijven voldoen met de groeiplannen die er liggen, is het van belang om kritisch te kijken naar onze processen: wat kan er beter en welk systeem kan ons hierbij ondersteunen?”
De uitvoering
Maar waar begin je bij zo’n oriëntatietraject? BCE werd aan boord gehaald als partner. In een verkenningsfase werd de huidige situatie in kaart gebracht en zijn de wensen van Feelingz onder de loep genomen.
“Het was heel verhelderend om een duidelijk beeld te krijgen van het huidige IT-landschap”, vertelt Lagerwaard. “Een goede momentopname en een extra bevestiging waarom we dit traject zijn ingegaan.”
Vervolgens is er gestart met de selectiefase voor een IT-oplossing, door de wensen voor de nieuwe e-commerceomgeving op papier te zetten en een GAP-analyse op te stellen: wat heeft Feelingz nu niet en wat willen zij wel? Met als resultaat een long list van tien partijen en na ‘vinken’ op belangrijkste criteria een shortlist van drie partijen: een SaaS partij, een high-codeoplossing en een component-based oplossing.
Lagerwaard: “Er is ontzettend veel te verkrijgen aan IT-oplossingen. Erg fijn om door een expert begeleid te worden in deze voor ons relatief nieuwe wereld.”
Bij deze drie partijen is een bedrijfsbezoek gepland met Feelingz, waarin de leveranciers demo’s lieten zien van de ‘what if’. “De selectiefase van BCE was heel grondig. Onwijs mooi en nuttig om te zien hoe bedrijven zich in ons verdiept hadden en lieten zien hoe we het volgens hen zouden moeten doen.”
Na de bezoeken viel één partij af. Bij de overige partijen is een referentiebezoek gepland bij één van hun klanten. “De bezoeken bij de klanten van de IT-leveranciers waren ook heel nuttig. Goed en mooi om te zien wat er mogelijk is en hoe de e-commerceomgeving in gebruik is genomen.”
De oplossing
De uiteindelijke keuze is gevallen op de component-based (application-composition) oplossing: Novulo. Wat de doorslag gaf? “Het is gemakkelijk te onderhouden en was budgettair het meest comfortabel. Daarnaast heeft het een aantal onderdelen, die eigenlijk buiten scope lagen, licentievrij in het pakket zitten. Ook bieden ze veel ruimte voor groei en voldoen ze aan alle belangrijke criteria.”
Momenteel zit Feelingz midden in de implementatiefase, die soepel verloopt. De omgeving wordt nu ingericht voor de verschillende afdelingen en de eerste reacties zijn positief. De eerste versie zal op 1 juli live zijn, zodat ze de testfase in kunnen. Op 1 september moet alles 100% draaien. Dan start ook het hoogseizoen richting kerst.
“Je merkt dat er echt een positieve ‘vibe’ hangt onder collega’s”, aldus Lagerwaard. “Iedereen vindt het fijn dat dit wordt aangepakt, we waren er echt aan toe.”
De samenwerking met BCE
Over de ondersteuning vanuit BCE is hij zeer te spreken. “Wat wij als heel prettig hebben ervaren aan de samenwerking is dat er goed naar ons is geluisterd. Hoe ziet de huidige situatie eruit, wat is jullie oorspronkelijke visie en wat zijn jullie wensen? Door de juiste vragen te stellen en dit scherp op papier te krijgen konden we heel snel zien wat het wel en niet moest zijn.”
“Ik vond het daarnaast een eyeopener om mee te mogen kijken met een leveranciersselectie. BCE heeft dit heel effectief en helder aangevlogen. De bedrijfsbezoeken waren daarbij ook echt een succes. We hebben hierdoor echt een weloverwogen keuze kunnen maken voor een oplossing en een vliegende start kunnen maken met de implementatie.”
“Het was super prettig samenwerken met BCE en het heeft ons veel gebracht. Wat dat betreft heb je aan mij een hele goede ambassadeur.”
