Robotcollega nu al onmisbare kracht binnen ROC-instelling
ROC Midden Nederland heeft de afgelopen drie jaar een flinke efficiency- en kwaliteitsslag gemaakt. Met de komst van heuse robotcollega’s zijn tal van administratieve systemen, processen en taken geautomatiseerd. Een flinke opsteker voor de onderwijsinstelling zelf, maar vooral voor de medewerkers (minder werklast) en de studenten (meer aandacht en beter onderwijs).
Eerst even terug naar het jaar 2021. Toen was het groot nieuws in onderwijsland: ROC Midden Nederland liet weten een robotcollega in dienst (lees: in gebruik) te hebben genomen binnen zijn administratieve afdeling. Nu, drie jaar later, is de zogeheten Digitale Onderwijsassistent (DOA) een onmisbare kracht binnen de onderwijsinstelling.
De nieuwe robotcollega was in zekere zin niets anders dan een geïntegreerd stukje code, in IT-jargon beter bekend als robotic process automation (RPA). RPA-software is in staat menselijk handelen na te bootsen binnen verschillende computerprogramma’s of systemen, waardoor het een waardevol hulpmiddel is geworden voor het stroomlijnen en automatiseren van repetitieve taken binnen ROC Midden Nederland.
De DOA is een softwarerobot waarmee uiteenlopende werkzaamheden binnen de onderwijsinstelling op een efficiënte manier zijn geautomatiseerd. Hierdoor kunnen belangrijke, maar alledaagse taken beter én sneller uitgevoerd worden.
Werkdruk omlaag, kwaliteit omhoog
Door de inzet van de DOA zijn bijvoorbeeld repetitieve handelingen zoals het verwerken van overgangslijsten aan het einde van het schooljaar aanzienlijk geoptimaliseerd.
Maar er zijn meer voordelen, zoals minder foutgevoeligheid. “Bij handmatig werk komt het vaker voor dat er fouten worden gemaakt”, geeft Henk van Geest aan, Manager Back Office Onderwijslogistiek bij ROC MN. “Een DOA – zodra goed ingeregeld – doet nauwkeurig wat je van hem vraagt. Hierdoor merken we een grote kwaliteitsverbetering en zijn we veel minder tijd kwijt aan herstelwerkzaamheden.”
Ook is bijvoorbeeld de doorlooptijd verkort. “Hierdoor worden studenten eerder geïnformeerd over onder andere hun aanmelding bij ROC MN.”
Een enthousiaste medewerker van de onderwijsinstelling merkt bovendien op: “Het werken met de Digitale Onderwijsassistent heeft onze werkcultuur positief beïnvloed. We zien de toegevoegde waarde van de DOA en zijn actief betrokken bij verdere optimalisatie.”
Samenvattend stelt de RPA-oplossing zowel docenten als het ondersteunend personeel in staat om zich beter te focussen op de kerntaak die er echt toe doet: onderwijs verzorgen en verbeteren, en voldoende aandacht geven aan de student. “Dankzij de DOA hebben we capaciteit vrijgemaakt voor waardevolle werkzaamheden die direct bijdragen aan de kwaliteit van ons onderwijs”, aldus Van Geest.
Bij ROC Midden Nederland zijn inmiddels 25 DOA’s actief, die allemaal bijdragen aan een efficiëntere en betere administratieve ondersteuning van docenten en studenten. Binnenkort komen daar nog eens vier DOA’s bij.
Over de ontwikkelaars
De Digitale Onderwijsassistent is voortgekomen uit de samenwerking tussen iPM Partners en ROC Midden Nederland. iPM Partners helpt onder andere onderwijsorganisaties al meer dan vijftien jaar beter samen te werken. “Om succesvol te zijn, geloven wij in krachtige onderwijsinhoud, sterke, vitale en resultaatgerichte teams en een goede heldere tactiek hoe we het werk met elkaar uitvoeren.”
Niet alleen ROC Midden Nederland speelt in op de kansen en mogelijkheden die RPA-technologie kan bieden. Ook de onderwijsinstellingen ROC van Amsterdam en het ROC van Flevoland maken gebruik van RPA om hun administratie te vereenvoudigen.
