Tips en best practices voor de jaarafsluiting en jaarrekening
Het einde van het jaar is net achter de rug en dat betekent voor veel organisaties dat het weer tijd is voor de jaarafsluiting. Experts van Feller delen diverse tips en best practices voor hoe de jaarafsluiting zo efficiënt en effectief mogelijk kan worden doorlopen.
De jaarafsluiting vormt een belangrijke stap in het financiële proces van iedere organisatie. Zoals de naam al doet vermoeden, vindt de jaarafsluiting plaats aan het einde van elk boekjaar (meestal valt het boekjaar samen met het kalenderjaar). Het doel is om de financiële prestaties van het afgelopen jaar in kaart te brengen en hiervoor goedkeuring te krijgen door de accountant.
Het proces van de jaarafsluiting is behoorlijk complex en omvangrijk en betekent flink wat werk voor de financiële afdeling en de business. Belangrijke stappen omvatten het afsluiten van de boekhouding, het opstellen van de jaarrekening en het laten accorderen door de (externe) accountant.
Jaarafsluiting
Een effectieve en efficiënte jaarafsluiting vereist zorgvuldige voorbereiding en aandacht voor detail. Experts van Feller delen acht tips om het proces in goede banen te leiden:
Begin vroeg en plan vooruit
Stel een duidelijke tijdlijn op voor alle activiteiten die met de jaarafsluiting te maken hebben. Door vroeg te beginnen, vermijd je last-minute stress en zorg je ervoor dat er geen enkel detail over het hoofd wordt gezien.
Review alle financiële transacties
Ga alle boekingen van het afgelopen jaar na. Controleer op inconsistenties, dubbele boekingen of ontbrekende transacties. Dit waarborgt de nauwkeurigheid van de financiële rapporten.
Reconcilieer balansrekeningen
Zorg ervoor dat alle balansrekeningen, zoals bank, debiteuren en crediteuren, zijn afgestemd en overeenkomen met het subgrootboek. Leg balansdossiers vast voor de belangrijke posten en maak het opstellen en reviewen van deze dossiers onderdeel van het proces.
Beoordeel voorzieningen en waarderingen
Evalueer alle voorzieningen en zorg ervoor dat deze adequaat en onderbouwd zijn. Kijk ook naar de waardering van activa en zorg ervoor dat ze correct worden weergegeven middels impairment testing.
Controleer contracten en overeenkomsten
Herzie alle lopende contracten en leaseovereenkomsten. Zorg ervoor dat ze correct worden gerapporteerd en dat alle toekomstige verplichtingen in overweging worden genomen.
Maak back-ups van alle financiële data
Gedurende de gehele cyclus van de jaarafsluiting is het essentieel om back-ups te maken van alle financiële gegevens. Dit zorgt voor een veiligheidsnet in geval van technische problemen.
Teamwork
De jaarafsluiting is een proces waar meerdere stakeholders betrokken bij zijn, vooral binnen de finance-afdeling, maar ook daarbuiten. Zorg dat iedereen op de hoogte is van hun verantwoordelijkheden en deadlines. Zorg ook dat er een agile-proces is opgetuigd zodat teamleden snel met elkaar kunnen schakelen en afstemmen.
Jaarrekening
Een van de belangrijkste elementen binnen de jaarafsluiting vormt het opstellen van de jaarrekening, ook wel bekend als de financiële verantwoording. Dit proces omvat het nauwkeurig samenstellen van de balans, de winst- en verliesrekening en het kasstroomoverzicht. Het is een complexe taak die een diepgaand inzicht vereist in financiële regelgeving en boekhoudkundige principes.
Het opstellen van een jaarrekening begint met het verzamelen en analyseren van de financiële transacties van het afgelopen jaar. Dit omvat alles van operationele kosten tot inkomsten en investeringen. Het nauwkeurig categoriseren en registreren van deze transacties is cruciaal voor het creëren van een betrouwbare balans en winst- en verliesrekening.
Een gedetailleerde balans geeft inzicht in de activa en passiva van een organisatie, terwijl de winst- en verliesrekening de financiële prestaties over een bepaalde periode weergeeft.
Na goedkeuring van de jaarrekening wordt deze gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel (elke bv is verplicht om jaarlijks een jaarrekening te deponeren bij de Kamer van Koophandel – het niet of niet-tijdig deponeren van de jaarrekening geldt als een economisch delict). Ook kan de belastingaangifte worden ingediend.
Tips en best practices
Efficiëntie in het jaarrekeningproces is van cruciaal belang om tijdige en nauwkeurige financiële rapporten te garanderen. Het gebruik van geautomatiseerde boekhoudsystemen kan helpen bij het automatiseren van gegevensverzameling en om fouten te minimaliseren. Softwarerobots kunnen de efficiëntie verhogen en geavanceerde analytische tools kunnen diepgaande inzichten bieden.
Regelmatige interne controles en audits zijn ook essentieel om de nauwkeurigheid van de financiële gegevens te waarborgen. Daarnaast is het belangrijk om een duidelijke communicatielijn te onderhouden tussen verschillende afdelingen om ervoor te zorgen dat alle financiële informatie volledig en actueel is.
Meer dan alleen cijfers
Hoewel de jaarafsluiting en jaarrekening vaak gezien worden als een formele procedure (een noodzakelijke stap om aan wettelijke verplichtingen te voldoen), is het in werkelijkheid veel meer dan dat. Het is namelijk een kans om terug te blikken, te leren en te plannen voor de toekomst.
Het is ook een moment van verantwoording, waarbij bedrijven hun prestaties kunnen presenteren aan stakeholders, van investeerders tot medewerkers. In deze context kan de jaarafsluiting dienen als een krachtig instrument voor transparantie, vertrouwen en toekomstige planning.
Om deze redenen is het belangrijk om te erkennen dat de jaarafsluiting niet in isolatie gebeurt. Het is een onderdeel van een breder financieel managementproces dat het hele jaar doorloopt. Door continu te monitoren, te analyseren en bij te sturen kunnen organisaties ervoor zorgen dat ze altijd op koers zijn en klaar zijn voor de jaarafsluiting wanneer deze zich aandient.
