‘Financerapportages moeten bijdragen aan strategische sturing’
De finance-afdeling speelt een steeds strategischere rol binnen organisaties. Waar financeteams vroeger vooral interne rapportages maakten, wordt nu verwacht dat hun analyses actief bijdragen aan betere besluitvorming. Tegelijkertijd heeft de snelle groei van data en technologie het speelveld ingrijpend veranderd. Michel Muskee, die beschikt over ruim 20 jaar aan finance-ervaring, geeft duiding aan deze ontwikkelingen en deelt enkele belangrijke lessen.
“Toen ik begon in finance, had Excel een limiet van 65.000 regels. Dat vonden we toen al veel. Tegenwoordig zitten we al over het miljoen en bij databases praten we over veelvouden daarvan”, trapt Muskee af, sinds twee jaar Consultant Financiële Besturing bij Feller.
Muskee vertelt hoe de exponentiële groei van data heeft geleid tot een revolutie in hoe bedrijven hun financiële informatie structureren en benutten. “Moderne tools zoals Power BI en andere data-analysetools maken het vandaag de dag mogelijk om enorme hoeveelheden data snel en overzichtelijk te analyseren.”
Daarbij zijn de tijden enorm veranderd. “De mogelijkheden die we nu hebben zijn in een Excel-bestand niet meer te vatten”, benadrukt hij. “Maar de technologie alleen is niet genoeg. Het echte verschil zit in hoe data wordt ingezet om organisaties beter te sturen.”
Data combineren voor diepere inzichten
Bedrijven staan volgens Muskee niet op zichzelf; ze maken deel uit van een breder ecosysteem (“een branche, een land, een continent, enzovoorts”), met daarin een zee aan verzamelde en opgeslagen data.
“De hoeveelheid stuurinformatie moet beperkt zijn. Het is niet voor niets een key performance indicator.”
Muskee onderstreept dan ook het belang van het benutten van een zo breed mogelijke dataset voor complete en zorgvuldige besluitvorming. “Door interne data te combineren met externe bronnen ontstaan nieuwe inzichten die zonder deze koppeling verborgen zouden blijven.”
Van data naar actiegerichte rapportages
Een goed systeem en rijke databronnen zijn natuurlijk een belangrijke basis, maar dat is slechts het begin. De kernvraag blijft: hoe zorg je ervoor dat rapportages echt bijdragen aan besluitvorming?
In elk geval door niet in de aanwezige valkuilen te stappen, stelt Muskee: “In mijn vroege carrière was ik schuldig aan wat ik nu de ‘statische val’ noem. Ik maakte uitgebreide rapportages met alle beschikbare data, in de overtuiging dat meer informatie tot betere besluiten zou leiden. De praktijk leerde me echter iets anders.”
Hij herinnert zich een directievergadering bij een grote retailer: “Ik had een rapport van 30 pagina’s vol grafieken en tabellen. Toen ik binnenkwam, zag ik dat niemand het had geopend. De CEO keek me aan en vroeg: ‘Kun je in één zin vertellen waar we ons zorgen over moeten maken?’ Dat was mijn wake-up call.”
Volgens Muskee zit de essentie dan ook in ‘less is more’. “De hoeveelheid stuurinformatie moet beperkt zijn. Het is niet voor niets een key performance indicator. Het woord ‘key’ geeft al aan dat we moeten focussen op wat echt belangrijk is.”
Rapporten die aanzetten tot actie
Rapportages moeten bovendien niet alleen informeren, maar vooral ook aanzetten tot actie. Oftewel, “action driven reporting”, zoals Muskee het omschrijft.
“Bij een e-commercebedrijf waar ik werkte, verving ik een wekelijkse rapportage van vijftien pagina’s door een één-pager met drie secties: ‘gaat goed’ (groen), ‘behoeft aandacht' (oranje) en ‘direct actie nodig’ (rood). Onder elke sectie stonden maximaal drie punten met een korte toelichting. De besluitvorming versnelde en het management kon eindelijk gericht actie ondernemen.”
Goede rapportages maken direct helder waar bijsturing nodig is, stelt Muskee. “Mijn taak als financeprofessional is het leveren van de juiste informatie op het juiste moment, zodat beslissers snel en effectief kunnen handelen.”
Kennis van de business cruciaal
Om echt waarde toe te voegen, moeten financeprofessionals overigens niet alleen beschikken over ruime financiële kennis. Net zo belangrijk, zo niet belangrijker, is dat ze een diepgaand begrip hebben van de business. “Deze kennis moet door de hele financefunctie aanwezig zijn, niet alleen bij business controllers, maar ook bij reporting en financial control”, benadrukt Muskee.
Opnieuw heeft hij snel een voorbeeld paraat. “Bij een telecomprovider werkte ik samen met een financial controller die alles wist van de financiële processen, maar weinig begreep van de business. Toen de churn – het klantverloop – plotseling steeg, zag hij alleen de dalende omzet.
“Een business controller met branchekennis wees vervolgens op een recente prijsverlaging van een concurrent”, vertelt hij. “Door deze inzichten te combineren, konden we een gerichte retentiestrategie ontwikkelen die binnen twee maanden resultaat opleverde.”
Draagvlak creëren, stap voor stap beginnen
Een effectieve en datagestuurde finance reporting-afdeling is niet één, twee, drie opgetuigd – het is een veranderproces zoals ieder andere transitie. De stap naar strategische stuurinformatie begint volgens Muskee dan ook met het creëren van draagvlak binnen de organisatie. “Het is cruciaal om de business als eigenaar van de data te betrekken. Je hebt een sponsor nodig, iemand die overtuigd is van de toegevoegde waarde en hiermee verder wil.”
“Artificial intelligence en andere innovaties zullen het proces van data naar inzicht verder blijven versnellen.”
Zijn de doelstellingen helder en is draagvlak gecreëerd, dan is het tijd om te beginnen met de transformatie. “Het is goed om snel aan de slag te gaan, maar dan wel in kleine stapjes”, adviseert Muskee.
Volgens Muskee hebben vooral de jongere, techgerelateerde bedrijven hun datastromen vaak al wel goed op orde – “zij zijn van de grond af opgebouwd met de juiste structuren” – terwijl oudere organisaties er meer moeite mee hebben. Toch is de ervaren consultant optimistisch ingesteld: “Met de juiste aanpak kan elke organisatie deze transformatie doormaken.”
Hij duikt nog een keer in zijn geheugen voor een voorbeeld: “Bij een grote financiële instelling begonnen we met één afdeling en één specifieke rapportage. Na het succes daarvan kwamen andere afdelingen vanzelf naar ons toe met de vraag of we ook hun rapportages konden verbeteren.”
De toekomst van finance reporting
Zo staat volgens Muskee de technologie, ook als het gaat om financerapportages, nooit stil. “Artificial intelligence en andere innovaties zullen het proces van data naar inzicht verder blijven versnellen.”
Maar hoe vooruitstrevend nieuwe technologieën binnen het werkveld ook mogen worden, de essentie ervan blijft volgens Muskee wel hetzelfde: “Finance moet de vertaalslag maken van data naar actie. Als we daarin slagen, kunnen we de strategische rol nog beter vervullen.”
