ESG-datafundament essentieel voor CSRD-compliance én sturing
Voor veel bestuurders wordt 2024 het jaar van CSRD-compliance. Voldoen aan de nieuwe ESG-rapportagerichtlijn vraagt om veranderingen op tal van gebieden, waaronder organisatie, processen en systemen. Een wendbaar ESG-datafundament is hoe dan ook altijd vereist, schrijft Sander van Gelderen van Hot ITem.
De Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) verplicht veel grote beursgenoteerde ondernemingen om al over het kalenderjaar 2024 te rapporteren over hun ecologische en sociale prestaties. De rapportagedruk die daaruit voortkomt, werkt in veel gevallen door naar (kleinere) leveranciers. Zij moeten immers de benodigde rapportagedata aanleveren.
Vanaf het kalenderjaar 2025 gaat de verplichting ook in voor niet beursgenoteerde ondernemingen. Dit levert de nodige druk op bij deze bedrijven en daardoor onderzoeken ze volop wat er nodig is om compliant te worden.
We zien het vaak: bestuurders zoeken zekerheid en comfort bij de grotere adviesbureaus. Na het uitvoeren van functionele materialiteitsanalyses presenteren zij een lijstje met adviezen. Vaak wordt daarbij beloofd dat een tool helpt om alle CSRD-aspecten in kaart te brengen en dus voor compliance zorgt.
Leuk, die adviezen. Maar kunnen bestuurders nu concreet aan de slag met het verantwoorden en besturen vanuit ESG-data?
Het belang van een datafundament
Valt een bedrijf onder de reikwijdte van de CSRD, dan moeten ze rapporteren over doorgaans honderden datapunten. Veel gegevens zijn lastig te verkrijgen. En zelfs als bedrijven aan alle benodigde data kunnen komen, dan zijn de kwaliteit en meetbaarheid ervan vaak problematisch.
Het liefst verzamelen bedrijven hun data op zo’n manier dat ze daar diverse dwarsdoorsnedes van kunnen maken. Die dwarsdoorsnedes moeten voldoen aan de eisen en wensen van de belangrijkste doelgroepen: de toezichthouder, financiers, de interne organisatie én andere partijen uit de waardeketen.
Ieder van deze doelgroepen wil andersoortige informatie – en bovendien van verschillende detailniveaus. De uitdaging: alle rapporten die voor deze groepen worden gegenereerd, moeten precies met elkaar in lijn zijn. Daarvoor is een goede basis nodig voor dataopslag en verwerking (oftewel het ‘datafundament’).
Advieskantoren raden vaak een CSRD-tool aan, maar zo’n tool an sich leidt nooit tot CSRD-compliance. Daar is de samenhang met een goed datafundament voor nodig.
De meeste bedrijven die onder de CSRD vallen, zijn op een dood punt aangekomen. Het lukt ze nog wel om een strategie voor duurzaamheid te definiëren op basis van de materialiteitsanalyse.
Waar ze op vastlopen? Een oplossing vinden die de data dusdanig aggregeert dat alle stakeholders ermee kunnen worden bediend. Vaak benaderen ze Hot ITem met het verzoek om gezamenlijk de eerste concrete stappen te zetten. Hoe kunnen de gegevens die ze nodig hebben daadwerkelijk worden verzameld, geordend en gebruikt?
Een correct en wendbaar ESG-datafundament
Een CSRD-tool is zo goed als de data die erin wordt stopt – hetgeen de leveranciers van de tools ook onderstrepen. Vaak worden er koppelingen naar alle bronsystemen gebouwd of moeten er Excels worden geüpload om de tool te voeden. Dit is foutgevoelig, tijdrovend en niet toekomstbestendig.
Veel beter is het om een correct en wendbaar fundament voor ESG-data te creëren. Dit stelt bedrijven in staat om, naast de verplichte rapportage, de data ook breder in te zetten voor andere analyses op het gebied van environmental, social & governance.
Een mooi streven is om het datafundament zo in te richten dat het op verschillende fronten waarde kan leveren: ESG, financiën, klanten en producten. Vanuit een zogeheten ‘stermodel’ worden de diverse typen data onderling in een logisch verband gebracht voor efficiënte en effectieve analyse en rapportage. Resultaat: Niet alleen kan periodiek verantwoording worden afgelegd, ook kunnen andere vragen van stakeholders op een data-gedreven manier worden beantwoord.
Technisch gezien moet de dataomgeving goed gestructureerd en technisch in orde zijn. Daarbij moeten zowel financiële als niet-financiële data samenkomen in één omgeving. Dit kan gerealiseerd worden met een lakehouse-concept, waar een datawarehouse-oplossing in zit. Een rapportagetool kan bovenop deze omgeving draaien.
Ambitie? Compliance of ook sturingsinformatie?
Is het de ambitie om uitsluitend CSRD-compliant te worden? Dan kunnen bedrijven zich beperken tot een standaard template met luxe workflow die bijvoorbeeld beschikbaar is vanuit een SaaS-tool.
Deze aanpak kent echter ook een aantal beperkingen:
- Zo’n tool bevat alle kennis, bijvoorbeeld op het gebied van emissiefactorbepaling en -toepassing. Een organisatie heeft deze informatie niet langer zelf in huis.
- De afhankelijkheid op één externe tool creëert een vendor lock-in. Compliance wordt hiermee afhankelijk van één partij met als bijkomend risico dat softwarelicenties duurder worden.
- Het risico bestaat dat de (herleidbaarheid) van de gerapporteerde data afneemt
- Voor hele gedetailleerde en specialistische data zijn bedrijven afhankelijk van de vendor. Hoe zijn rapportages bijvoorbeeld tot stand gekomen? En welke berekeningen zijn er gedaan?
Liggen de ambities hoger? Dan kunnen bedrijven overwegen om een oplossing te implementeren waarmee ze ook in staat zijn om meer diverse en gedetailleerde sturingsinformatie te genereren. Denk bijvoorbeeld aan risicobeheersing, efficiëntieverbeteringen, kostenverlagingen, markttrends en supply chain-optimalisatie. Hiermee kunnen ze ook op maat gemaakte ESG-rapportages genereren voor de verschillende stakeholders.
Zet de eerste stappen
Het treffen van de benodigde voorbereidingen voor de CSRD wordt voor veel bedrijven een flinke uitdaging. Duidelijk is dat het vijf voor twaalf is: het is tijd voor actie. Zet daarom de eerste concrete stappen op datavlak. Hoe? Begin klein, met een beperkte scope. Maar neem wel de volledige rapportagediepte mee, zodat je daadwerkelijk leert van alle technische en organisatorische uitdagingen waar je tegenaan loopt.
Dit noemen we ook wel de satéprikkeraanpak: eerst richt je je op een aantal specifieke, belangrijke aspecten van je bedrijfsvoering. In korte tijd leer je een hoop bij, waarna je kunt gaan plannen hoe je het resterende deel aanpakt.
