Conclusion Consulting helpt PinkRoccade bij agile-ontwikkeling
Toen PinkRoccade Local Government de wens had om het volwassenheidsniveau van agile/scrum binnen zijn IT-teams te verhogen, schakelde het Conclusion Consulting in voor ondersteuning. Het resultaat? De IT-teams zijn productiever en proactiever én kunnen nu projecten draaien die voorheen onmogelijk waren. “Bij elke sprint was zichtbaar en voelbaar dat ze meer grip, inzicht en controle kregen op hun werk.”
PinkRoccade Local Government is de tak van PinkRoccade die zich richt op het leveren van digitale oplossingen en diensten aan lokale overheden, om deze te helpen moderner en klantgerichter te worden. Hiertoe levert het IT-bedrijf onder meer software en consultancy om processen te optimaliseren en de dienstverlening aan burgers te verbeteren.
Twee IT-teams binnen PinkRoccade Local Government, die verschillende stadia van teamvorming doormaakten, beschikten over uiteenlopende kennis- en toepassingsniveaus met betrekking tot de agile/scrum-methodiek. Waar één team behoefte had aan teamcohesie, had het andere team juist een volledige overgang naar agile werken nodig.
Op hun eigen manier stonden de twee teams echter voor een vergelijkbare uitdaging: het verhogen van de agile/scrum-volwassenheid van het team.
“Enerzijds werd ik geconfronteerd met een team dat al tien jaar volgens scrum werkt. Anderzijds liepen ook zij nog tegen hindernissen aan en zochten naar manieren om minder overspoeld te worden door de waan van de dag. Daarnaast was er een team voor wie scrum nieuw was. Er kwam een hoop werk op ze af, wat vroeg om een agile aanpak”, schetst Jasper Kooiman, Business Unit Manager bij PinkRoccade Local Government.
De belangrijkste uitdaging lag erin om deze teams en hun ondersteuners (een scrum master en product owner) bewust te maken van hun ontwikkelpunten en eigen verantwoordelijkheid.
“Het was essentieel om hen aan te moedigen om te blijven leren gedurende het proces en de focus te leggen op het leveren van klantwaarde met behulp van bewezen methodieken in de markt”, legt Patrick van der Voorn uit, Principal Consultant in het team Verandermanagement van Conclusion Consulting.
Het ‘waarom’ van agile
In nauwe samenwerking met Kooiman was Van der Voorn verantwoordelijk voor het realiseren van de gestelde doelen. “Mijn grootste uitdaging lag niet in het overbrengen van wat agile werken is, maar vooral in hoe teamleden het kunnen laten aansluiten bij hun functie én bij hun persoon. Dat gaat veel verder dan de methode an sich: het gaat over eigenaarschap en persoonlijk leiderschap.”
Met Van der Voorns ondersteuning is de afgelopen periode hard gewerkt aan de oplossing, gericht op het actief delen en doorleven van het ‘waarom’ van agile door het Agile Leiderschap Team (ALT) en het permanent uitdagen van het ‘wat en hoe’ door de teams, met betrekking tot hun interne klanten.
“Bij elke sprint werd zichtbaar dat de teams grip, inzicht en controle kregen op hun eigen werk.”
Teams zijn aangemoedigd om hun huidige werkwijzen en output zelf te analyseren en onderzoeken. Deze aanpak vereiste een kritische en faciliterende rol van de teamcoach, het ALT en het managementteam.
“Op het niveau van de product owners en scrum masters moest er een goede samenwerking ontstaan. Zij kunnen alleen succesvol zijn als ze kunnen lezen en schrijven met elkaar”, vertelt Kooiman.
Experimenteren en ontdekken
Van der Voorn vervulde in het traject de rol van ontwikkelgerichte coach. Hij creëerde een omgeving waarin teamleden konden experimenteren en hun kwaliteiten konden ontdekken, terwijl ze ook leerden om de hulpvraag te stellen.
“Als leider is het belangrijk om de discussie aan te kunnen gaan met het gehele team, en tegelijkertijd ruimte te bieden aan emotionele processen bij de individuele teamleden. Dat vraagt een hoop energie”, legt hij uit.
Vanuit zijn hoedanigheid als consultant vergde het daarnaast vooral een mensgerichte benadering. “Een aanpak waarin je bewust tempo wilt maken. Door te focussen op de klantwaarde, de medewerkers en de methodiek, kunnen ze nu een hogere productiviteit behalen en zich tegelijkertijd goed aanpassen aan de veranderende markt.”
Mindshift richting eigenaarschap
Het resultaat van alle inspanningen? Er is inmiddels van een duidelijk en geïnternaliseerd scrumproces voor de teams van PinkRoccade Local Government.
“Bij elke sprint werd zichtbaar en voelbaar dat de teams en hun ondersteuners grip, inzicht en controle kregen op hun eigen werk”, vertelt Van der Voorn enthousiast. “De medewerkers geven blijk van een mindshift richting eigenaarschap en kunnen concreet hun eigen ontwikkelpunten benoemen.”
“Door dat vol te houden, blijven we groeien. Iedere maand gaat het een stukje beter.”
Dankzij het gezamenlijke groeiproces van de product owners en scrum masters hebben zij vol vertrouwen hun rol kunnen versterken en uitvoeren, waardoor agile nu overtuigend is geïmplementeerd in de teams.
Blijven groeien
Om de agile werkwijze en mindset te waarborgen, implementeerde Van der Voorn een leercyclus voor het ALT, wat zorgde voor blijvend leren en verbetering bij zowel de leiders als de teams.
“Na meerdere sprints volgt er telkens een vast ALT-intervisiemoment”, licht Kooiman toe. “Dat stimuleert het continu leren en zorgt voor blijvende scherpte bij zowel de leiders als de teams. Door dat vol te houden, blijven we groeien. Iedere maand gaat het een stukje beter.”
Als opdrachtgever kijkt Kooiman zeer tevreden terug op het project. Hij benadrukt vooral de waarde van externe expertise en best practices, en ziet dat het volwassenheidsniveau van beide teams flink is gestegen. En ook zelf heeft hij het nodige opgestoken. “Patrick bracht zijn eigen best practices in, waar ik weer van kon leren. Hij legde zaken bloot waar ik zelf al drie jaar overheen keek.”
Al met al kan PinkRoccade Local Government terugkijken op een succesvolle agile-reset, die heeft gezorgd voor productievere en proactievere IT-teams, en die in de praktijk heeft geleid tot meer grip, inzicht en controle over de IT-teams en -projecten.
