Conclusion Consulting helpt Cosun Beet Company bij SAP-transformatie

24 januari 2023 Consultancy.nl 5 min. leestijd
Meer nieuws over

Toen Cosun Beet Company besloot zijn SAP-omgeving naar de cloud te migreren, nam het bedrijf ook gelijk van de gelegenheid gebruik om een bredere verbetertransitie in te zetten. Samen met Conclusion Consulting is gewerkt aan deze omvangrijke transitie.

Met 850 medewerkers is Cosun Beet Company (CBC) een van de grotere suikerproducenten in Europa. Het met zijn hoofdkantoor in Dinteloord gevestigde bedrijf heeft de ambitie om de “groenste, innovatiefste en succesvolste bietenverwerker van de wereld” te zijn. De coöperatie, onderdeel van Royal Cosun, telt maar liefst 9.000 suikerbietentelers.

Jarenlang maakte CBC gebruik van de ERP-software van SAP. “We begonnen met versie 1.0. We deden steeds upgrades zodra er nieuwe functionaliteit beschikbaar kwam. Maar wanneer de functionaliteit van SAP niet volstond, bouwden we maatwerk bij”, vertelt Arjan Oostdijck, informatiemanager productie bij CBC.

Conclusion Consulting helpt Cosun Beet Company bij SAP-transformatie

Oostdijck coördineert vanuit zijn rol de IT-behoeftes van de vijf productielocaties en negen fabrieken van CBC. Deze fabrieken verwerken dagelijks zo’n 70.000 ton suikerbieten.

SAP kondigde twee jaar terug aan dat het in 2027 al zijn klanten in de cloud wil hebben. Zo stond ook CBC voor de transitie om zijn on-premise operaties (met zijn vele maatwerkoplossingen) over te hevelen naar de cloud. “In de cloud is de vrijheid om maatwerk te bouwen heel beperkt. Daarom zijn we het project ‘SAP to Standard’ gestart”, geeft Oostdijck aan.

Hij legt uit dat er door de jaren heen aardig wat functionaliteiten door SAP voor de cloud zijn ontwikkeld, waarop het maatwerk van CBC overgezet kan worden. “En voor productiekritische functionaliteiten die SAP niet heeft, zoeken we alternatieven zoals Mendix.”

Minder maatwerk, meer wendbaarheid

Om de gang naar de cloud te ondersteunen werd Conclusion Consulting ingeschakeld, de adviespraktijk van zakelijk dienstverlener Conclusion. In aanvulling op de SAP-migratie werd meteen ook gekeken naar het efficiënter inrichten van processen en hoe de productielocaties nader tot elkaar gebracht en richting de toekomst meer wendbaar gemaakt konden worden.

Zo kwam ook Conclusion Consulting-managing consultant prestatieverbetering Angelo Kaijser aan boord. “Het maatwerk moest eruit en tegelijkertijd moesten we kijken hoe we van CBC een meer wendbare organisatie konden maken”, legt hij uit.

Voor de migratie moesten 180 maatwerktransacties worden uitgeschakeld om van SAP naar standaard te gaan. Inmiddels staan er daar nog dertien van open. “Daarvoor moeten we wachten tot de campagne over is”, vertelt Oostdijck, die uitlegt dat de campagne start bij de oogst van de suikerbieten in september en doorloopt tot eind januari.

Cultuur van eenheid

Vanuit Conclusion Consulting werd ook Guido van der Brugh aan boord gehaald, die zich als business consultant in het team Prestatieverbetering vooral richtte op het samenbrengen en -houden van alle CBC-fabrieken in Nederland en Duitsland.

Van der Brugh legt uit dat in het SAP to Standard-team afgevaardigden (de zogeheten ‘Linking Pins’) zitten vanuit alle fabrieken, die wekelijks bij elkaar kwamen, samen met hemzelf en Oostdijck. Deze Linking Pins verzamelen input bij de eindgebruikers in hun fabrieken en praten hen telkens bij.

“Aan mij de taak die Linking Pins verbonden te houden, een spiegel voor te houden en samen met ze tot logische processen te komen”, licht Van der Brugh zijn rol toe. “Dat begint bij het creëren van één cultuur. Pas als je allemaal dezelfde taal spreekt, kun je de verschillende processen naast elkaar houden en stroomlijnen tot best practices. Je wilt immers geen vijf verschillende applicaties bouwen voor één functionaliteit.”

In navolging van de SAP-to-Standard-transitie staat er binnen CBC inmiddels een uniform IT-landschap. Standaardiseren was daarbij echter “geen doel op zich”, benadrukt Oostdijck. “Dat is leuk voor de IT-beheerders, maar daar hebben de fabrieken geen boodschap aan. Een generiek, efficiënt werkproces, dát helpt ze echt.”

Focus op de eindgebruiker

In het nieuwe proces is de focus volgens Oostdijck dan ook bewust op de eindgebruikers gelegd. Daarvoor was het belangrijk om goed te achterhalen wat hen beweegt. “Door te praten met de mensen in de fabriek, ontdekte ik hun behoeften”, vult Van der Brugh aan, die er mede voor heeft gezorgd dat de vijf productielocaties van CBC nu efficiënter en in goede samenspraak opereren.

Dat resultaat maakt Oostdijck bijzonder trots: “Voorheen had iedere fabriek zijn eigen proces en moesten wij het vanuit IT verder maar oplossen. Nu vormen we één groep die open en eerlijk met elkaar spreekt, ruggespraak zoekt bij lokale collega’s en terugkomt met een gezamenlijk verhaal. De fabrieken zijn nu echt met elkaar in overleg, leren van elkaar, durven zich kwetsbaar op te stellen en staan open voor verbeteringen. Dat is prachtig om te zien.”

Waar de deadline van de cloudtransitie ruimschoots is gehaald, zal Conclusion Consulting naar alle waarschijnlijkheid nog even aan boord blijven: “We zijn nu in gesprek over het vervolgen van ons partnerschap met de implementatie van best practices en de adoptie van de nieuwe applicaties”, legt Kaijser uit.

Over de toegevoegde waarde die de Conclusion Consulting-experts de afgelopen periode hebben geleverd laat Oostdijck weinig twijfel bestaan: “De consultants van Conclusion Consulting zijn verbindend, ondernemend, flexibel, inspirerend, communicatief sterk en zitten vol energie. Er is een mooie DNA-match tussen onze organisaties.”