AevesBenefit ondersteunt het inkoopteam van Schiphol Group

01 september 2023 Consultancy.nl 5 min. leestijd
Profiel
Meer nieuws over

Een projectteam van AevesBenefit heeft de afgelopen periode meegewerkt aan de verdere professionalisering van de afdeling Procurement & Contracting binnen Schiphol Group. Een gesprek met consultants Eva Fredriks en Tim Wijnsma over hun rol binnen het team en de bijdrage die ze hebben geleverd.

Het inkoopteam van Schiphol Group is niet weg te denken binnen de operatie van luchthaven Amsterdam. Van de inkoop van goederen en producten die nodig zijn op de vlieghaven tot de samenwerking met externe leveranciers – bij elk inkoopvraagstuk is de afdeling Procurement & Contracting betrokken.

De afdeling is verantwoordelijk voor een jaarlijkse spend van ruim €1 miljard, waarmee het zich een van de grootste inkoopteams van ons land mag noemen.

AevesBenefit ondersteunt het inkoopteam van Schiphol Group

Inkopen van brandslangen, stroopwafels en vogelverschrikkers

Eva Fredriks fungeerde als inkoper binnen het team IT & Services, verantwoordelijk voor de categorie Means & Materials. Een categorie van kleine omvang, maar daarmee niet minder belangrijk. Bij Means & Materials komen inkoopvragen binnen over een breed scala van producten en diensten, van blusschuim en brandslangen, tot meetsystemen voor giftige stoffen voor de brandweer en de aanschaf van stroopwafels en flesjes water.

Uitgangspunt daarbij is dat de inkopen bijdragen aan de duurzaamheidsdoelstellingen van Schiphol: In 2030 wil de luchthaven zero emission en zero waste opereren. “Dit kan natuurlijk niet zonder de leveranciers in de keten. Als inkoper heb je dus een actieve rol: waar liggen de kansen en mogelijkheden voor duurzame alternatieven, met een positief effect op de reisbeleving van de reiziger?” legt Eva uit.

Tevens is de categorie Means & Materials verantwoordelijk voor de inkoop van materialen die nodig zijn voor de afdeling Bird Control. Schiphol ligt geografisch in een gebied dat aantrekkelijk is voor vogels. Echter, vogels kunnen zorgen voor onveilige situaties als ze in aanraking komen met de motor van een vliegtuig bij het opstijgen. “Eerst was ik wat terughoudend bij inkomende vragen over het inkopen van munitie. Maar na doorvragen bleek het om verjaagmunitie te gaan voor seinpistolen, waar vogels door middel van geluid mee worden afgeschrikt en daardoor wegvliegen.”

Aan het begin van het jaar ontstonden er onregelmatigheden in de leveringen van verjaagmunitie. “Als inkoper ben je dan meteen alert en ga je kijken naar oplossingen. De voorkeur gaat uiteraard uit naar bestaande leveranciers, maar wanneer de primaire processen verstoord worden en er binnen het bestaande leveranciersportfolio geen goed alternatief is, zijn ook nieuwe leveranciers een optie.”

Dit bleek uiteindelijk niet nodig. “Maar op dit soort momenten werd ik als inkoper wel even getest om de rust te bewaren, snel te schakelen en ook assertief te handelen”, vertelt Eva.

De AevesBenefit-consultant startte haar opdracht in juli 2022, midden in de vakantieperiode. Door Covid-19 had Schiphol lange tijd veel minder reizigers, minder inkomsten en daardoor ook een flinke reorganisatie meegemaakt.

Tijdens deze periode werd duidelijk dat goed contact met leveranciers cruciaal is. “Mede hierdoor wordt het belang van professioneel contract- en leveranciersmanagement binnen Schiphol nu volledig erkend.”

AevesBenefit ondersteunt het inkoopteam van Schiphol Group

Verhogen van de inkoopvolwassenheid

Tim Wijnsma, Senior Consultant bij AevesBenefit, is als externe adviseur actief binnen het Procurement Excellence team. Hij is betrokken bij een traject gericht op het naar een hoger niveau tillen van contract- en leveranciersmanagement.

“Doelstelling is om een duidelijke visie, raamwerk en een roadmap voor supplier relationship management (SRM) te ontwikkelen. Vanuit een solide relatie kan Schiphol samen met de leverancier aan waarde-creatie werken, en daarbij optimaal bijdragen aan de strategische doelstellingen van zowel Schiphol als de leverancier”, legt Wijnsma uit.

“Om dit te bereiken kijken we onder andere integraal naar een leveranciersrelatie, dus over verschillende contracten met dezelfde leverancier heen en over verschillende afdelingen heen. Met heldere overlegstructuren en duidelijkheid over wie waarvoor verantwoordelijk is en wie waarover besluiten mag nemen. Met openheid, eerlijkheid en gelijkwaardigheid in de relatie.”

“Het bedenken hiervan en het opschrijven is één ding, maar zaken in de praktijk anders aanpakken is een tweede. De bedoeling is dat we dit allereerst gaan implementeren bij een aantal belangrijke leveranciers. Op basis van de eerste ervaringen scherpen we de visie en het raamwerk aan en kunnen we dit breder uitrollen”, aldus Tim.

Verder is de afdeling druk bezig met het implementeren van category management. Tim: “Om ervoor te zorgen dat Schiphol het benodigde aanbod, de kwaliteit en waarde vanuit de leveranciersmarkt weet te realiseren, is het noodzakelijk om de inkoopplannen goed op de businessplannen af te stemmen.”

Het Procurement Excellence team ondersteunt de categorieteams met het doorlopen van de verschillende stappen in de vernieuwde werkwijze, het uitvoeren van analyses gericht op zowel de demand als supply market en het opstellen van de uiteindelijke categoriestrategieën.

Trots op de bijdrage

De inkoopfunctie binnen Schiphol Group is actief in een complex speelveld en is continu in ontwikkeling. “De collega’s van de afdeling doen elke dag hun best om enerzijds alle noodzakelijke aanbestedingen uit te voeren, de lopende contracten te managen anderzijds de afdeling verder te professionaliseren”, zegt Eva.

“Het ontbreekt de afdeling Procurement & Contracting zeker niet aan ambitie”, voegt Tim toe. “Erg mooi om te zien, en nog mooier om daar als externe kracht een (kleine) bijdrage aan te kunnen leveren!”