Royal FloraHolland professionaliseert contractmanagement met HEYDAY Interim
Om zich te focussen op zijn kernactiviteiten, besloot Royal FloraHolland enkele jaren geleden veel diensten uit te besteden. Dat vroeg om een flinke professionaliseringsslag in het contractmanagement. Via HEYDAY Interim werd een bevlogen professional aan boord gehaald. Inmiddels zijn grote stappen gezet. “We zijn nu veel betrouwbaarder als partner”, aldus Paul Prins, teammanager leveranciersmanagement bij Royal FloraHolland.
In een land dat bekendstaat om zijn bloementeelt is Royal FloraHolland goed voor maar liefst 90% van de bloemenhandel. Geen wonder dus, dat het bedrijf geldt als ’s werelds grootste bloemenveiling.
Enkele getallen: bij Royal FloraHolland vinden dagelijks meer dan 100.000 transacties plaats en worden jaarlijks ruim 12 miljard producten verhandeld. Opgeteld beslaan de drie locaties in Aalsmeer, Naaldwijk en Rijnsburg zo’n 2,2 miljoen vierkante meter aan grondoppervlak.
Logistiekbedrijf
Technisch gezien is Royal FloraHolland niet één veiling, maar een coöperatie van veilingen. In zekere zin zou je kunnen stellen dat het zelfs eerder een logistiekbedrijf is dan een veiling. “We zijn eigenlijk een grote logistieke hub voor onze 4.400 leden”, vertelt teammanager leveranciersmanagement Paul Prins. “Ons verdienmodel zit in deze logistieke handelingen. Daar ligt de focus van de organisatie dan ook echt.”
Om deze focus verder aan te scherpen, besloot Royal FloraHolland enkele jaren geleden veel andere diensten uit te besteden. “In mei 2019 zijn we een regieorganisatie geworden, waarbij we de volledige hard services sindsdien uitbesteden”, licht Paul toe. “Dit brengt nieuwe kansen, maar zeker ook wat uitdagingen met zich mee.”
Contractmanagement ontbreekt
Zo moest er een flinke cultuurverandering plaatsvinden. Ten tijde van de overgang werd lang niet alles wat werd besproken met de leveranciers ook schriftelijk vastgelegd, wat “heel wat spanningen tot gevolg heeft gehad”, legt Paul uit. Zo zat ruimte tussen afspraken, was niet ieders rol helder en ontbrak het aan grip. En bij benodigde aanpassingen in een lopend contract werd gedegen contractmanagement gemist.
“Het gevolg is dat beloften niet worden nagekomen, waardoor je als organisatie niet betrouwbaar bent”, stelt Paul. “Kortom, goed contractmanagement is noodzakelijk om te borgen dat ingekochte dienstverlening ook daadwerkelijk volgens de gemaakte afspraken wordt geleverd.”
Van de klei tot de helikopter
Hoog tijd dus om het contractmanagement naar een hoger niveau te tillen, dacht Paul. Hij ging op zoek naar iemand om deze functie stevig neer te zetten. “We wilden iemand die dit profiel kon invullen, maar ook waar nodig buiten de functie kon kleuren en met de poten in de klei kon staan. Er zijn weinig mensen die zowel operationeel iets aanpakken en tegelijkertijd een helikopterview kunnen aannemen om het totaalplaatje te overzien.”
Om meer ruimte en tijd te creëren om de juiste persoon te vinden, besloot hij voor een interimoplossing te gaan. Niels van Duijn, die hij kende uit zijn eigen netwerk, leek hem erg geschikt. Zo kwam hij uit bij HEYDAY Interim, waar Niels actief is als interimmanager.
Veel betrouwbaarder
Niels werd de schakel tussen Royal FloraHolland en zijn contractanten. Een rol waarin hij verantwoordelijk is voor een complexe leveranciersportefeuille met grote strategische waarde. Daarbij werd meteen ingezet op het realiseren van een professionaliseringsslag.
Zo werden alle onderdelen van het contract onder de loep genomen en stapsgewijs verbeterd – onder meer op financieel en juridisch vlak, de interpretatiewijze hoe het contract uit te voeren, hoe het te besturen, maar ook om processen en werkwijzen vast te leggen.
“Inmiddels zijn al veel meer zaken geborgd, concreet afgesproken en geïmplementeerd”, laat Paul weten. “Die professionaliseringsslag is dus zeker al in werking gezet, wat ons veel betrouwbaarder maakt als partner.”
Aangename samenwerking
Om meer inzicht te krijgen in het niveau van de dienstverlening worden tools zoals rapportages en KPI’s continu vernieuwd. Paul: “Dat zijn echt enorme stappen geweest. Het inventariseren van assets, een meerjaren-onderhoudsplan, een projectenhandboek en het borgen van processen, om maar wat voorbeelden te noemen. Het beter borgen van processen zorgt voor een veel aangenamere samenwerking.”
Ook de relaties met de contractanten zijn verbeterd en de contractafspraken zijn nu op orde. “Met de leveranciers zijn we veel meer van aannames en mondelinge akkoorden overgegaan op feiten, wat zorgt voor een professionelere samenwerking. Hierin moeten harde gesprekken niet uit de weg worden gegaan, zoals vroeger weleens gebeurde. Een goed partnership is niet zomaar alles leuk vinden van elkaar, maar ook duidelijke communicatie.”
Méér dan alleen een interimmer
Terugblikkend, bleek de opgave die er lag nog uitdagender dan vooraf ingeschat, geeft Paul aan. Niels wist de klus echter te klaren. “Het vereiste een hoop flexibiliteit en dat zorgde voor gemiste deadlines, maar dat maakt communicatie des te belangrijk. Door zijn manier van managen en de samenwerking is iedereen heel tevreden over Niels als interimmer.”
Bovendien ontdekte Paul dat HEYDAY Interim méér te bieden heeft dan alleen kundige en gedreven professionals. “We hebben heel veel aan Niels, maar de samenwerking beperkt zich niet tot alleen zijn kennis. De kennisdeling vanuit HEYDAY als geheel is echt heel waardevol. Als opdrachtgever geef je aan waar je behoefte hebt aan kennis, en HEYDAY regelt het.”
“Het grappige is dat ik oorspronkelijk bij HEYDAY Interim terechtkwam omdat ik Niels kende en hem in mijn organisatie wilde als interimoplossing”, voegt hij toe. “In de toekomst zal ik HEYDAY Interim altijd zo snel mogelijk bij een dergelijk probleem betrekken.”
