Warehouse managementsysteem implementeren? Vijf succesfactoren
Door gebruik te maken van een warehouse managementsysteem (WMS) krijgen retailers inzicht in de volledige voorraad van het bedrijf, vanaf het distributiecentrum tot in de winkelschappen. Hoe zorg je dat de implementatie van een nieuw WMS succesvol is? Experts van Supply Value delen vijf succesfactoren.
Een WMS, in het Nederlands bekend als een magazijnbeheersysteem, is een softwareoplossing die de voorraad van bedrijven binnen de hele keten bijhoudt. Zo’n systeem is vandaag de dag een belangrijk onderdeel van de algehele supply chain management-strategie.
Het belangrijkste voordeel van een WMS is dat het meer inzichten biedt. Met behulp van barcodes, RFID-tags, sensoren of andere manieren voor locatietracering geeft een WMS realtime inzicht in de voorraad. Met deze informatie kunnen retailers nauwkeurigere vraagprognoses creëren, een just-in-time-voorraadstrategie hanteren en de traceerbaarheid van hun goederen verbeteren.
Door de complexiteit van magazijnbeheersystemen kan de implementatie ervan echter een flinke klus betekenen. Daarnaast lopen tal van retailers tegen struikelblokken aan in de praktijk. Zo kampten sommige retailers achteraf bijvoorbeeld met hoge kosten, doordat ze hun systeem opnieuw moesten implementeren, of doordat er na de livegang sprake is van suboptimale systemen (of zelfs systemen die helemaal niet gebruikt worden).
Vijf succesfactoren
Voor bedrijven die op het punt staan om een WMS te implementeren, of dit overwegen, kan het raadzaam zijn om de whitepaper ‘Implementation of a new WMS’ van Supply Value te raadplegen.
Aan de hand van interviews met vijf retail- en productiebedrijven die recent een WMS succesvol in gebruik hebben genomen, delen de onderzoekers vijf succesfactoren die duidelijk terugkomen als best practices: maatwerk, integraal projectmanagement, resources, testen en cut-over activiteiten.
1: Maatwerk
De valkuil van de implementatie van een nieuw softwarepakket is dat het nieuwe pakket wordt aangepast op de huidige processen. De experts raden juist aan om de processen aan te passen aan de basisfunctionaliteiten van een nieuw WMS.
Een van de redenen daarvoor is dat de WMS-leverancier best practices van al zijn klanten heeft verwerkt in de software en de software daarmee op zijn best functioneert. Een tweede reden is dat verbeteringen in maatwerkoplossingen veel tijd kunnen vergen van het eigen personeel. Vooral als kennishouders de organisatie verlaten (en de maatwerkoplossing blijft bestaan) kan het systeem al snel heel complex worden.
2: Integraal projectmanagement
Het WMS is de spin in het logistieke web. De implementatie hiervan kan dan ook niet los worden gezien van de andere systemen en vereist integraal projectmanagement, betogen de adviseurs. Een nieuw WMS zal altijd een ander soort data nodig hebben dan het verouderde systeem en leidt zeer waarschijnlijk ook tot een procesverandering in andere systemen. Deze veranderingen moeten in een vroeg stadium ontdekt worden om een realistische tijdsplanning af te kunnen geven.
3: Resources
Een succesvolle implementatie van een WMS kan niet zonder mensen. Eén van de overwegingen die hier gemaakt moeten worden is hoeveel interne mensen er nodig zijn of ingezet kunnen worden, en hoeveel externen er moeten worden aangetrokken.
Vanwege de omvang van het project kan het voorkomen dat de volledige projectorganisatie uit externen bestaat. Het risico dat daarmee gepaard gaat is dat kennis alleen bij externen ligt en dat regelmatige input vanuit de business ontbreekt.
4: Testen
Te weinig testen kan erg kostbaar zijn voor de operatie. Te veel testen is zonde van het geld. Waar ligt de balans? Over het algemeen neigt men ernaar om te weinig te testen om geld te besparen, terwijl dit geld later ruimschoots wordt uitgegeven aan productie-issues die zijn ontstaan doordat er te weinig is getest.
5: Cut-over planning
Een goede go-live van het nieuwe WMS kan niet zonder een degelijke cut-over planning. Een go-live zal altijd voor verstoring van het reguliere proces zorgen, maar een goede cut-over planning minimaliseert deze verstoring. Eén van de manieren om die verstoring zo klein mogelijk te houden, is het vroeg betrekken van alle stakeholders bij de cut-over planning.
