Conclusion-ecosysteem maakt transitie naar één HR-serviceportaal

07 maart 2023 Consultancy.nl 5 min. leestijd

Sinds kort maken alle werkmaatschappijen van Conclusion gebruik van één HR-serviceportaal. Voor het implementatietraject wendde het Utrechtse advieskantoor zich – niet geheel verrassend – tot de eigen interne specialisten van Conclusion Consulting.

Met 2.500 medewerkers en ruim 25 werkmaatschappijen geldt Conclusion als een van de grootste zakelijke IT-dienstverleners van ons land. Al sinds 1997 biedt Conclusion opdrachtgevers ondersteuning bij hun kritische bedrijfsprocessen met behulp van diverse technologische oplossingen.

Met een dusdanig groot personeelbestand en de vele werkmaatschappijen binnen het ecosysteem is een sterke HR-organisatie van groot belang. En hoewel Conclusion reeds beschikte over een gestroomlijnde HR-afdeling, verliepen sommige HR-processen (denk aan verlofadministratie en het doorvoeren van salarisverhogingen) binnen het ecosysteem nog niet volledig centraal.

Conclusion-ecosysteem maakt transitie naar één HR-serviceportaal

Intern leefde dan ook de wens om één toekomstbestendig HR-serviceportaal voor het bredere Conclusion-ecosysteem te ontwikkelen, waar alle werkmaatschappijen, managers en medewerkers hun HR-gerelateerde zaken zelf kunnen regelen.

Waar een doorsnee bedrijf al snel een externe partner zou inschakelen om het HR-portaal te bouwen, heeft Conclusion de expertise hiervoor zelf al in huis. Zo kwam de klus op het bord van Conclusion Consulting, de adviespraktijk van de zakelijke dienstverlener.

Al in 2021 was een optimalisatieteam van de HR-afdeling opgetuigd om de HR-processen te optimaliseren en digitaliseren. De leiding was in handen van Patrick Vonk, business consultant binnen het Team Prestatieverbetering bij Conclusion Consulting en sinds 2021 scrummaster binnen het optimalisatieteam van de HR-afdeling.

Processen analyseren en ontzorgen

Als eerste stap in het traject werden alle processen van in- en uitstroom geanalyseerd en handmatige werkzaamheden waar mogelijk weggenomen. “Zo willen we de medewerkers en leidinggevenden zoveel mogelijk ontzorgen, de doorlooptijden verkorten en het first-time-right percentage zo hoog mogelijk maken”, legt Patrick uit.

In de oude situatie werkten diverse leidinggevenden bovendien nog met ouderwetse mailboxen voor het afhandelen van hun HR-taken. Die situatie zorgde nogal eens voor een gebrek aan overzicht en inzicht.

“De mailboxen zijn een soort black boxes. Iemand stuurt een vraag in, maar we hebben geen idee hoelang die dan stilligt bij HR, hoeveel vragen per onderwerp er binnenkomen, et cetera”, vertelt Patrick.

Meer dan een nieuw systeem

Waar het nieuwe portaal een einde moet maken aan dergelijke legacypraktijken, is het ontwikkelen van een op maat gemaakt portaal niet enkel een kwestie van het installeren van nieuwe processen, tools en technieken – ook de zachte elementen van verandering mogen niet vergeten worden.

“We willen de medewerkers en leidinggevenden zoveel mogelijk ontzorgen, de doorlooptijden verkorten en het first-time-right percentage zo hoog mogelijk maken.”

Zo was het belangrijk om alle mogelijke stakeholders te betrekken in de uitrol van het nieuwe portaal. Onder andere om hen de kans te geven om bij te dragen aan de vormgeving van het nieuwe systeem aan de hand van hun wensen.

Daarnaast is heldere, transparante communicatie essentieel om te zorgen dat iedereen de nieuwe manieren van werken begrijpt en ook omarmt. Zodoende ging Patrick in de volgende fase van het traject om de tafel met diverse stakeholders binnen Conclusion, waaronder de eindgebruikers, medewerkers, leidinggevenden en HR-medewerkers.

Voor die HR-medewerkers verandert het meest, legt hij uit. “Hun requirements heb ik onderverdeeld in must-haves en nice-to-haves.”

Voor de leidinggevenden verandert niet zoveel. Zij hoeven enkel over te stappen van de oude mailboxen naar het nieuwe systeem. “Met één klik komen zij terecht in het AFAS-systeem. Voor hen staat een goede en snelle service centraal.”

Wat leidinggevenden in het bijzonder waarderen is dat ze nu de status van hun vraag kunnen volgen, een functie die in de oude mailboxen niet beschikbaar was.

Gezamenlijke effort

In het ontwikkeltraject werkte Conclusion Consulting nauw samen met een andere werkmaatschappij binnen het ecosysteem: Conclusion AFAS Solutions (CAS). Developers van CAS bouwden het serviceportaal, waarna Patrick en verschillende HR-medewerkers tests deden.

Patrick licht toe: “We werkten agile: met drie sprints die drie testversies opleverden. In iteraties werken we naar de 1.0-versie toe. De 0.9-versie hebben we enige tijd geleden live gezet.”

“Andere bedrijfsonderdelen zien nu al de kracht en werkzaamheid van het serviceportaal en willen in de toekomst ook graag worden toegevoegd.”

In navolging van de livegang heeft iedereen binnen het ecosysteem van Conclusion inmiddels toegang tot één centraal punt, waar zowel het management als medewerkers hun vragen kunnen insturen en acties kunnen uitzetten.

Patrick: “We zien realtime hoe snel acties uitgevoerd worden, hoeveel vragen er binnenkomen en welk cijfer HR krijgt voor de afhandeling.” Het systeem biedt nog een voordeel: “Als een manager ergens niet uitkomt, kan zij of hij direct in het systeem een vraag insturen.”

Betrokken blijven

Ook bij de go-live van het systeem zijn alle stakeholders goed geïnformeerd en betrokken. Patrick: “Maandelijks geven we een demo waarin we alle optimalisaties in het HR-systeem, waaronder het HR-serviceportaal, laten zien aan recruitment, de HR business partners van de werkmaatschappijen en leidinggevenden.”

Die betrokkenheid is zeer positief ontvangen binnen de organisatie en heeft bijgedragen aan een verdere verankering van de nieuwe manier van werken, vertelt Patrick. “Dit zorgde voor positieve reacties en constructieve feedback. De HR-medewerkers hebben we tijdens meerdere sessies opgeleid in het gebruik van het serviceportaal, zodat iedereen het portaal ook daadwerkelijk gaat gebruiken.”

“Andere bedrijfsonderdelen binnen Conclusion zien nu al de kracht en werkzaamheid van het serviceportaal en willen in de toekomst ook graag worden toegevoegd. Dat is een bevestiging van het mooie werk dat ons team neergezet heeft”, besluit hij trots.