Möbius helpt Gooise Meren met invoering nieuw zaaksysteem
De gemeente Gooise Meren is recent overgestapt op een nieuw zaaksysteem. De transitie en migratie werd begeleid door Möbius.
Gooise Meren is een gemeente in het zuidoosten van de provincie Noord-Holland, in de regio Gooi en Vechtstreek. De gemeente ontstond begin 2016 door de samenvoeging van drie buurgemeenten: Bussum, Naarden en Muiden.
Het samengaan van de gemeenten betekende ook het samenvoegen van de IT-systemen voor de verschillende gemeentezaken. Denk onder meer aan documentmanagement, archivering en verschillende dienstverleningsprocessen.
Hiermee stapten de gemeenten over van drie verschillende bronsystemen (Corsa, Decos en Zaaksysteem.nl) naar één zaaksysteem (Mozard). In de omvangrijke migratie werden meer dan tienduizenden dossiers, documenten en metadata overgezet naar het nieuwe systeem.
Een nieuw zaaksysteem
In 2020 stond Gooise Meren opnieuw voor een belangrijke keuze. Met het oog op de snelle technologische vooruitgang in de markt wilde de gemeente verkennen welk verbeterpotentieel er lag. Zij zette daarvoor een aanbesteding in de markt en na een zorgvuldig selectieproces viel de keuze op Zaaksysteem.nl. Met name de vele mogelijkheden die het systeem biedt gaven daarbij de doorslag.
Om het migratietraject te begeleiden werd Möbius aan boord gehaald. Zij verzorgden de projectleiding. Möbius denkt vaak mee over de IT-strategie in het Openbaar bestuur en is goed bekend met het invoeren van zaaksystemen op gemeentelijk niveau. “Bij Gooise Meren waren we betrokken vanaf het prille begin tot aan de afrondende fase”, legt business consultant Nina Bassant uit, die vanuit het adviesbureau betrokken was bij de opgave.
Het team van interne en externe medewerkers hanteerde een integrale benadering van de transitie. Zo werd niet alleen aandacht geschonken aan de technische kant van verandering, maar ook aan de zachte kant. “We zorgden ervoor dat de eindgebruikers en het management niet alleen kennis hebben van de nieuwe manier van werken maar deze ook daadwerkelijk omarmen”, aldus Bassant.
In lijn met deze integrale benadering werd de datamigratie ook gekoppeld aan een verbeterproject. “Alle processen zijn onder de loep genomen en waar mogelijk al geoptimaliseerd. De gemeente heeft nu duidelijk in beeld welke processen optimalisatie kunnen gebruiken en het zaaksysteem kan daar goed in ondersteunen met haar functionaliteiten.”
In tegenstelling tot de big bang-implementatie ten tijde van de gemeentelijke fusie, werd dit keer heel bewust gekozen voor een gefaseerde go-live. Naast Bassant was vanuit Möbius Tessa Speelman als projectleider betrokken, zij legt uit dat ze met deze gefaseerde livegang aansloten bij de wens van de gemeente.
“Op deze manier kan de kennis goed binnen de gemeente gehouden en verder ontwikkeld worden. Ook paste het tempo bij de specifieke systeembehoeften en capaciteit van de gemeente. Gedurende het traject hebben we de organisatie ook in maandelijkse lunchsessies meegenomen in updates rondom de implementatie.”
“Functioneel Beheer ging zelf aan de slag met het overzetten van de zaken naar het nieuwe systeem en er was ruim de tijd voor adoptie. Door dit gefaseerd te doen konden we kritieke processen in de organisatie heel goed meenemen en was er ruimte om echt maatwerk te bieden in wat er nodig was op team- en soms zelfs individueel niveau. De uitrol duurde hierdoor langer, maar kon goed aansluiten bij andere projecten en ontwikkelingen die speelde in de gemeente.”
Go-live
In 2022 werd de uitrol van het nieuwe systeem formeel afgerond. Maar liefst 500 ambtenaren werken nu met het systeem. Speelman: “Alle medewerkers van de gemeente hebben in meer of mindere mate te maken met het nieuwe zaaksysteem.”
“Om hen allen mee te nemen in de verandering zijn met de belangrijkste betrokkenen bij processen zijn kick-offs georganiseerd, zodat men kon samenwerken in het overzetten van de informatie”, legt Bassant uit. “Daarnaast is een uitgebreid trainingsplan opgesteld, waarbij oog was voor de wensen en leerbehoeften in de organisatie. Er was een basis e-learning en daarnaast organiseerden we algemene en specifieke klassikale procestrainingen.”
Na een lang en intensief traject mag het resultaat er dan ook zijn, kunnen Bassant en Speelman tevreden constateren. “Het systeem staat én de medewerkers kunnen er goed mee uit de voeten. De verdere doorontwikkeling van de processen binnen het systeem pakt de gemeente zelf op en daar zijn ze goed voor uitgerust. Zo is Gooise Meren weer klaar voor een toekomst waarin burgers en bedrijven goed en snel worden geholpen.”
