Valcon helpt uitvoeringsorganisatie met zaakgericht werken

Valcon heeft een uitvoeringsorganisatie van de overheid geholpen met een succesvolle systeemimplementatie van zaakgericht werken. 

De uitvoeringsorganisatie in kwestie stond voor een grote en complexe opgave. Het systeemlandschap bestond uit veel verschillende afdelingsgerichte applicaties, deels op basis van Excel-bestanden en verouderde systemen. 

De organisatie kent daarnaast een operationeel en productiegericht karakter. Deze combinatie belemmerde het behalen van operationele doelstellingen. Dit leidde tot beperkte transparantie in de interne afhankelijkheden en verwachtingen, onnodige complexiteit, moeizame naleving van procesafspraken met als gevolg moeilijk te beheersen kosten. 

Vanuit bovenstaande ingrediënten is de behoefte ontstaan voor de implementatie van zaakgericht werken, zodat de gehele keten vanuit één systeem richting een gezamenlijk doel werkt, gericht op te behandelen zaken. Samen met vertegenwoordigers van verschillende afdelingen is RijksZaak als geschikt platform geselecteerd en geïmplementeerd. Valcon is gekozen als implementatiepartner voor deze transitie.

Dankzij de gekozen implementatiestrategie is de oude infrastructuur gefaseerd afgebouwd zonder downtime van IT-systemen. De ‘winkel’ moest openblijven, de operatie moest door. Politieke en maatschappelijke druk zorgden daarnaast voor regelmatig wisselende beleidskaders, wat flexibiliteit in de IT-ontwikkeling vereiste. 

Hierin was het cruciaal om één waarheid te creëren om tijdens deze transitie de vruchten te plukken van het beoogde ketenoverstijgende samenwerken ‘tijdens de verbouwing’. 

Aanpak & Implementatie

In nauwe samenwerking met de belanghebbenden stelde Valcon een plan van aanpak op. Dit plan bestond uit vijf componenten:

1. Implementatie van RijksZaak
RijksZaak is gekozen als platform voor de ontwikkeling van het systeem. Dit platform geeft veel voordelen in een overheidscontext, zoals het (standaard) voldoen aan security- en privacy-eisen, het kunnen uitwisselen van kennis op bepaalde generieke componenten en het ontbreken van de noodzaak voor een aanbesteding. Dit geeft een besparing op aanbestedingskosten, implementatiekosten en doorlooptijd. 

Daarnaast geeft het platform voldoende flexibiliteit voor organisatie-specifieke inrichtingsvraagstukken.

2. Eén datawaarheid door implementatie dataplatform
Gecombineerd met het te realiseren IT-systeem is een dataplatform ingericht om centraal gegevens te verzamelen, verwerken en distribueren en daarmee één waarheid te creëren. Deze gegevens worden vervolgens in overleg met het management inzichtelijk gemaakt voor zowel interne gebruikers als externe belanghebbenden en burgers. Dit is belangrijk voor de algehele sturing op het proces en komt de samenwerking met betrokken partijen ten goede.

3. Centrale, heldere aansturing
Een dermate groot (IT-)programma is gebaat bij heldere aansturing. Centrale aansturing zorgt voor een brug tussen de business en de IT-organisatie, met een duidelijke structurering van rollen en verantwoordelijkheden. Op deze manier weet men wat er verwacht kan worden en welke keuzes nodig zijn. 

Een governancestructuur met helder geformuleerde doelen is ingericht met vertegenwoordigers op verschillende niveaus en met duidelijk gedefinieerde rollen en verantwoordelijkheden. Door een splitsing aan te brengen op het ‘wat’ en het ‘hoe’ en de juiste verantwoordelijken daar een plek in te geven is de besturing helder gemaakt. 

De businessvertegenwoordigers gaan over het ‘wat’ en daarmee de prioritering en uitwerking van de specificaties. De interne IT-organisatie met de betrokken leveranciers over de uitvoering van het geprioriteerde. In deze structuur werden in bijbehorende gremia planningen afgestemd, uitgewerkt en bestuurd via rapportages en systeemimplementaties.

4. Flexibiliteit door agile werkwijze
De doorontwikkeling van het systeem is met een agile werkwijze uitgevoerd. Het programma kende drie niveaus van plannen; strategisch, tactisch en de operationele/sprint-planning. Dit gaf de organisatie de mogelijkheid om op wijzigende kaders en regelingen in te kunnen spelen, volgens een vaste werkwijze; planning en prioritering op het hoogste niveau, uitwerking en implementatie volgend naarmate de deadline nadert. 

Deze werkwijze is waardevol gebleken voor de uitvoeringsorganisatie. Deze heeft veel te maken gehad met een veranderende context als gevolg van nieuwe en aangepaste kaders en regelingen. 

5. Succesvolle implementatie door veranderaanpak
Het implementeren van nieuwe IT-systemen brengt een organisatorische verandering met zich mee. Dit vraagt mede om individuele verandering op het gebied van taken en verantwoordelijkheden en de invulling daarvan door medewerkers. Daarom is een adviseurs- en kerngebruikersnetwerk opgericht om eigenaarschap te nemen over het ontwerp van het systeem en te ondersteunen in de implementatie.

Deze aanpak verhoogde de draagkracht onder de medewerkers en minimaliseerde weerstand bij de uitrol. Met behulp van de Valcon Change Toolkit is door middel van trainingen, communicatie en instructies de implementatie verder geborgd. 

Behaalde resultaten

De implementatie van het systeem zorgde voor lagere kosten, als gevolg van rationalisaties van het IT-landschap, oftewel minder applicaties. Dit levert een kostenbesparing op van circa €2,5 miljoen. Door de centrale dataverzameling en de implementatie van bedrijfsregels in de systemen is er daarnaast minder discussie en onduidelijkheid over de data en de rapportages.

In 2020 heeft de implementatie van het nieuwe IT-systeem, samen met de gebruikelijke processturing en overige procesoptimalisaties, al gezorgd voor een versnelling van de operatie van meer dan 20%. Daarnaast bleek uit enquêtes dat de eindgebruikers tevreden zijn met het systeem, wat na verdere implementatie alleen maar is toegenomen.

In 2021 zijn de ‘doelmatigheid en rechtmatigheid’ van het proces geverifieerd met een BIT/AcICT-toets. Voor deze toets is het hele programma doorgelicht op basis van organisatie-, proces- en technische documentatie, interviews met betrokkenen en schriftelijk beantwoorde vragen vanuit het programmateam. De toets is succesvol doorlopen, en kende dan ook als conclusie ‘doorgaan’.

Vanuit hier is vastgehouden aan de ingezette koers en het verder verstevigen van de kaders van het programma. 

Vanuit dit advies en de begeleiding in de transitie naar Zaakgericht Werken draagt Valcon zorg voor borging van de ontwikkelde kennis in de organisatie, middels de volgende vervolgstappen:

1. Versterken van de programma-organisatie met (interne) krachten;
2. Overdracht van kennis middels training, instructie en documentatie;
3. Afronding van programma volgens door de business vastgestelde acceptatie- en dechargecriteria. 

Slot

De basis van het succes van het programma is de projectorganisatie met businessverantwoordelijken op alle niveaus, waarmee open en transparant prioriteitskeuzes zijn gemaakt. Door de business aan het stuur te zetten en een invloedrijke rol toe te delen in de IT-implementatie, zijn zij eigenaar gemaakt van de oplossing en is de kans op acceptatie van deze oplossing bij de medewerkers gemaximaliseerd.

Het continu leveren van nieuwe functionaliteiten en ontwikkelingen is daarnaast cruciaal voor het vergroten van het begrip en draagvlak voor de implementatie.