Monuta werkt met ITDS aan vernieuwing van polisadministratie
Na twintig jaar gewerkt te hebben met zijn huidige administratiesysteem voor polissen, is het voor uitvaartverzekeraar Monuta hoog tijd om een nieuw, state-of-the-art systeem in gebruik te nemen. Het implementatietraject is inmiddels in volle gang – consultants van ITDS zijn betrokken bij de transformatie.
Een aantal jaar geleden kwam Monuta intern tot de overtuiging dat hun polisadministratiesysteem aan vernieuwing toe was. “Het systeem gaat al twintig jaar mee en voldoet niet meer aan onze wensen”, blikt Hans van Gerrevink terug.
Gerrevink kan het weten. Hij is al 20+ jaar werkzaam bij de uitvaartverzekeraar, momenteel als Manager van Innovatie, Informatie & Assortiment op de afdeling Verzekeringen. “Het is superbelangrijk dat het systeem goed werkt: het is het hart van ons verzekeringsbedrijf, en bevat alle informatie over onze 1,6 miljoen klanten.”
Zo gezegd, zo gedaan. Monuta ging op zoek naar een specialist die hen kon helpen met een nieuwe IT-strategie. “We hadden contact met twee consultancybedrijven van de Big Four, en twee kleinere partners. Uiteindelijk kozen we voor ITDS: zij hadden al ervaring in de uitvaartbranche. Bovendien werken we graag met een mkb, omdat we dat zelf ook zijn.”
Het team van ITDS voerde een zogeheten strategische IT review uit. ITDS is al jaren actief in de verzekeringsmarkt, is bekend met best practices in processen, en kent het landschap van leveranciers en systemen. “Op basis van hun advies kozen we voor een klassieke migratie en een standaard softwarepakket dat we alleen maar hoeven te configureren”, zegt Gerrevink.
Via een vendorselectietraject kwam Monuta bij het IT-systeem van Nexxbiz, een bedrijf uit Utrecht.
Eerst analyseren, dan implementeren
“We hebben net de analysefase achter de rug: we hebben alle polissen en producten onderzocht en gemodelleerd. Nu staan we aan het begin van de implementatiefase. We willen dat het nieuwe systeem op 1 januari 2024 geïmplementeerd is. Dat moet ook, want ons huidige systeem loopt echt op z’n eind.”
Met het nieuwe systeem kan Monuta straks veel effectiever zijn klanten centraal stellen. Ook wordt hiermee de bedrijfsvoering een stuk efficiënter en nemen de kosten voor IT-beheer en onderhoud af. Zo’n traject kan echter een behoorlijke opgave zijn. Neem alleen al het klantmigratietraject. Want hoe zorg je ervoor dat je alle klanten volledig overzet van het ene systeem naar het andere?
Gerrevink heeft er alle vertrouwen in en voelt zich goed gesteund door het team van ITDS, dat ervaring heeft met zulke trajecten. “Bij ITDS zitten ervaren mensen met oog voor realisatiekracht. Ze committeren zich aan onze doelstellingen, maar we vragen ze ook om kritisch te zijn. Wij willen van alles, maar zij moeten zeggen wat er kan, en wat niet. Dat is de kracht van ingehuurde expertise.”
ITDS speelt ook aan de ‘veranderkant’ een belangrijke rol. “Deze verandering heeft veel impact op onze organisatie. Een nieuw systeem vraagt veel van collega’s, daar moeten we ze op voorbereiden. We nemen ze graag zo vroeg mogelijk mee in het proces, ook om weerstand te voorkomen.”
“Ons doel? Op tijd én binnen budget het nieuwe polisadministratiesysteem te implementeren. We doen er alles aan om de deadline te halen”, sluit Gerrevink af.
