Rol van overhead in de zorg: Kostenpost of zorgheld?
De zorgexploitatie in de langdurige zorg staat onder toenemende druk en daarmee ook de overhead. De omvang van die overhead is op veel plekken doorlopend onderwerp van discussie, maar tegelijkertijd wordt er van diezelfde overhead veel verwacht. Wat is wijsheid voor zorgorganisaties?
Veel zorgorganisaties compenseerden de afgelopen jaren een tekort op hun zorgexploitatie met een positief resultaat op de vastgoedexploitatie. De kosten voor huisvesting en vastgoed stijgen echter flink. Dat geldt onder meer voor nieuw- en verbouw, onderhoud, energie, huur en interest.
Dergelijke kosten worden vergoed vanuit de normatieve huisvestingscomponent (nhc), die per 1 januari 2024 echter met 8% daalt. Dus moeten zorgorganisaties zorgen voor een dekkende zorgexploitatie.
Continu voldoende gedetailleerd inzicht in kosten én opbrengsten is dan onontbeerlijk: waar wordt het geld verdiend en waar loopt het weg? Zonder dit inzicht zijn keuzes niet goed te onderbouwen en is het risico op verliezen groot.
Zorgorganisaties dienen niet enkel te weten hoe hoog de kostprijs is, maar ook hoe ze deze gericht kunnen beïnvloeden. Hoe ziet hun functiemix eruit? Hoe verhouden geleverde en geïndiceerde zorg zich tot elkaar? Hoe staat het met de productiviteit en de ‘schermtijd’ binnen de zorg? Hoe hoog zijn de centrale kosten en op welke wijze worden die doorbelast? Het inzichtelijk krijgen van deze factoren blijkt voor veel zorgorganisaties een uitdaging.
Overheadparadox
Overheadfuncties spelen een voorname rol bij het op orde krijgen en houden van de zorgexploitatie. Denk aan werving, ontwikkeling, aansturing, behoud en efficiënte inzet van vakkundig personeel, en aan goede IT-ondersteuning en informatievoorziening. Of aan het berekenen van de eigen kostprijzen, weten waar geld verdiend wordt en waar juist niet en ondersteuning bij het maken van financieel verantwoorde en onderbouwde keuzes.
Momenteel neemt de druk op deze functies toe, terwijl tegelijkertijd de discussie over de omvang van de overhead weer aanzwelt vanwege stijgende kosten en druk op tarieven.
Deze paradox is echter slechts schijn. Dat zorgorganisaties kritisch kijken naar de omvang van hun overhead, is namelijk van alle tijden en ook gezond. Immers, elke euro die ze uitgeven aan overhead kunnen ze niet besteden aan daadwerkelijke zorg. Overhead is daarmee een kostenpost, maar dat is zorgpersoneel natuurlijk ook. En net als zorgpersoneel is ook overhead van waarde.
Sterker nog, een zorgorganisatie kan nog geen dag zonder overhead. Want wat als het ECD of domotica een storing heeft en er geen IT-ondersteuning beschikbaar is? Of als de salarissen niet betaald worden?
Maximale waarde
In onze optiek moet de discussie dan ook precies daarover gaan: de toegevoegde waarde van overhead. Die is maximaal als exact datgene geboden wordt wat nodig is, tegen minimale kosten. Dan moet je met elkaar dus in de eerste plaats scherp hebben wat nodig is vanuit de overhead. En dat vervolgens goed en zo efficiënt mogelijk bieden.
Dat vergt een continue dialoog tussen overhead en ‘interne klant’. Zij staan samen aan de lat voor dezelfde uitdaging: goede en betaalbare zorg en prettig werk.
Bij instellingen voor verpleging, verzorging en thuiszorg gaat 16,2% van de totale kosten naar overhead; binnen de gehandicaptenzorg is dit 16,4% en binnen de geestelijke gezondheidszorg 21,2%. Dit blijkt uit onderzoek van Berenschot onder 129 zorgorganisaties.
Zoek de scherpte
Exact het benodigde bieden tegen minimale kosten en zo bijdragen aan een effectieve en efficiënte organisatie, lukt alleen als de overhead zelf ook effectief en efficiënt is georganiseerd. Daar mogen intern best scherpe en concrete afspraken over gemaakt worden. Wat verwacht een zorgorganisatie van overhead, hoeveel mag dat kosten en hoe wordt vastgesteld of de afgesproken waarde geleverd is?
Spreek hiervoor bijvoorbeeld normen af ten aanzien van de geleverde kwaliteit en meet, monitor en bespreek deze vervolgens ook. De kost gaat hier doorgaans voor de baat uit.
Geen blauwdruk
Dé optimale overhead bestaat niet; elke organisatie is immers uniek. Wel zijn er handvatten, best practices, benchmarks en kengetallen die helpen de overhead te optimaliseren én te normeren. Hierbij moet rekening gehouden worden met veel, volop samenhangende aspecten.
Voor elke organisatie begint dit met een heldere en gedeelde visie op wat overhead is, wanneer deze van toegevoegde waarde is en binnen welke (financiële) kaders. En wat dit vervolgens vraagt van cultuur, personeel, aansturing, processen, IT en structuur. Ons advies: houd het zo eenvoudig mogelijk, dat is al moeilijk genoeg. Onderstaand model helpt hierbij:
Optimaliseer samen
De meeste zorgaanbieders vliegen het verbeteren van de bedrijfsvoering solitair aan. Een gemiste kans, gezien de mogelijkheden voor samenwerking. Denk aan gezamenlijke inkoop, IT of administraties en aan human resources in de werving, opleiding, doorstroom en (organisatieoverstijgende) inzet van personeel. Dit zou inhuur kunnen terugdringen en professionaliteit en carrièrekansen van medewerkers kunnen verbeteren.
Goede en betaalbare zorg
Zorg dat binnen uw organisatie overhead aantoonbaar bijdraagt aan goede en betaalbare zorg en prettig werk. Focus dus niet alleen op de kosten, maar vooral op toegevoegde waarde. Die noodzaak wordt groter nu de zorgexploitatie extra onder druk staat. Zie en zoek daarbij de samenwerking, met zowel de interne klant als externe partners. Zie overhead niet alleen als zorggeld, maar ook als zorgheld.
Een artikel van Marvin Hanekamp, Managing Director bij Berenschot, en Simon Heesbeen, Managing Consultant bij Berenschot. Dit artikel is eerder geplaatst in Fizier, een vakblad voor financiële professionals in de zorgsector.
