Een 9-staps aanpak voor succesvol verandermanagement
In zijn projectwerk voor klanten maakt Conclusion Consulting bij verandermanagementvraagstukken gebruik van een bewezen raamwerk voor verandering. Veranderexperts van het bureau lopen door deze ‘9-staps Veranderaanpak’ en zetten uiteen wat deze voor leidinggevenden en werknemers behelst.
De 9-staps Veranderaanpak werd vanuit de gezamenlijke ervaring van 25 change consultants van Conclusion Consulting opgesteld om klanten gestructureerde begeleiding van verandertrajecten te bieden.
De veranderaanpak leidt leidinggevenden en projectmanagers in vier fasen naar een nieuwe gewenste situatie, en biedt houvast ten aanzien van waar de verandering staat en wat er gaat komen.
Aan de hand van een klantcasuïstiek lopen de experts stap voor stap door de 9 stappen van de aanpak:
Fase 1: Bewustwording
In de Bewustwordingsfase staat het creëren van draagvlak voor de verandering centraal. Vanuit een gezamenlijk gecreëerd beeld van de eindsituatie krijgt de organisatie zicht op de verandersituatie. Deze fase omvat drie stappen.
Stap 1: Activeer de leidende coalitie
Verandering zorgt voor onrust en onzekerheid. Het is daarom essentieel dat een aantal senior managementleden de verandering daadwerkelijk omarmt en uitdraagt. Deze leidende coalitie heeft autoriteit en acteert als ‘stuurgroep van de verandering’.
Hun doel: inspireren, faciliteren en stimuleren zodat er draagvlak voor de verandering ontstaat. Het beoogd effect van deze stap bij de klant is dat er een duidelijk eigenaarschap is van de veranderopgave.
Stap 2: Stel de verandervisie en -doelen op
Nu de leidende coalitie eigenaar is van de verandering, is het belangrijk de verandering uit te dragen naar de rest van de organisatie. Hiervoor stelt de leidende coalitie een gemeenschappelijke verandervisie op. Dit is een inspirerend, realistisch en herkenbaar verhaal over de toekomst van de organisatie ná de gewenste verandering.
Ook worden er veranderdoelen opgesteld, waar de leidende coalitie zich aan committeert. Deze doelen helpen de medewerkers bij het begrijpen van de gewenste eindsituatie en het meetbaar maken van de voortgang. Het beoogde effect van deze stap bij de klant is een breed gedragen beeld over het waarom van de gewenste verandering.
Stap 3: Readiness Scan
Voordat de organisatie zich volledig richt op het behalen van de veranderdoelen, is het waardevol om de veranderbereidheid in kaart te brengen. Via een ‘readiness scan’ kan inzicht worden verkregen in het huidige adoptieniveau en de veranderbereidheid binnen de organisatie. Ook kan worden bepaald welke interventies nodig zijn en welke ondersteuning gewenst is.
De uiteindelijke veranderaanpak wordt op basis van deze gegevens gespecificeerd – zodat deze écht past bij de organisatie. Het beoogde effect van deze stap bij de klant is een onderbouwd beeld van veranderbereidheid, verandervermogen en adoptie en in te zetten interventies in relatie tot de voorgestelde verandering.
Fase 2: Activeren
In de Activeringsfase ontstaan de eerste concrete interventies richting de organisatie. Na het activeren van de leidende coalitie en het opstellen van de verandervisie, is het belangrijk om de rest van de organisatie mee te krijgen.
In een klantopdracht van Conclusion Consulting was het management van de klant niet in staat om medewerkers te activeren en verwees daarnaar als een “te complexe exercitie”. Hierdoor krijgt deze fase soms niet de (juiste) aandacht die het verdiend, stellen de experts.
In de activeringsfase worden diverse activiteiten gestart die gericht zijn op het bepalen van de impact van de verandering.
Stap 4: Activeer het verandernetwerk
De vierde stap omvat het opbouwen van het verandernetwerk en het activeren daarvan. Het verandernetwerk bestaat uit de eerder genoemde leidende coalitie samen met het uitvoerende veranderteam en de ambassadeurs van de verandering (de Change Agents).
Het netwerk richt zich vooral op het tijdig informeren van de verschillende organisatieniveaus – het vormt dan ook de ‘oren en ogen’ van de verandering en heeft een belangrijke ondersteunende rol voor de verandermanager. Het beoogde effect van deze stap bij de klant is een breder gedragen verandering en effectievere implementatie.
Stap 5: Identificeer en plot de stakeholders
Verandermanagement draait om het zo goed mogelijk managen van de stakeholders. Met andere woorden: het zo effectief mogelijk beïnvloeden, ondersteunen en betrekken van de verschillende door de verandering (in)direct geraakte doelgroepen. Logischerwijs is het dan noodzakelijk om te weten welke stakeholders zichtbaar en onzichtbaar bij de verandering betrokken zijn.
Dit doe je enerzijds door stakeholders te identificeren en anderzijds door ze te plotten op een stakeholderradar. Zodoende wordt de mate van betrokkenheid en impact visueel helder. Deze informatie biedt input voor het communicatieplan, de veranderinterventies en het trainingsplan. Het beoogde effect van deze stap bij de klant is een effectieve benadering van de verschillende doelgroepen in relatie tot de ingezette verandering.
Stap 6: Analyseer de veranderimpact
Wanneer de stakeholders in beeld zijn, wordt het bereik van de verandering bepaald door te kijken naar de impact hiervan op iedere (sub)groep, de organisatiestructuur, bestaande processen, werkwijzen en rollen. Deze gedetailleerde Change Impact Analyse vormt de basis voor het stakeholdermanagement en het trainingsplan.
Het beoogde effect van deze stap bij de klant is een gerichtere inzet van interventies, communicatie en trainingsplan met betrekking tot de gewenste verandering.
Stap 7: Stel het communicatieplan en interventies op
Het communicatieplan vormt het hart van het verandermanagement. Het plan bestaat uit een overzicht van communicatiemiddelen die worden ingezet in de tijd en per doelgroep. Deze gedetailleerde manier van communiceren zorgt ervoor dat iedere medewerker op de juiste manier wordt betrokken bij de verandering.
Specifiek afgestemd op de stakeholders wordt er zorg gedragen voor het informeren van de doelgroep, ondersteuning bij weerstand, het betrekken van medewerkers in de verandering én het geven van feedback door middel van one-way en two-way communicatiemiddelen. Op deze wijze wordt een effectief communicatieplan gecreëerd met gerichte interventies dat de leidraad voor de verandering vormt.
Het beoogde effect van deze stap bij de klant is een onderbouwd beeld van veranderbereidheid, verandervermogen en adoptie en in te zetten interventies in relatie tot de voorgestelde verandering.
Fase 3: Leren en Ontwikkelen
Nu de verandernoodzaak leeft en de organisatie écht in beweging komt, is het in de Leer- en Ontwikkelfase essentieel om de doelgroepen te ondersteunen bij het verkrijgen van de noodzakelijke vaardigheden. Zonder het trainen en ontwikkelen van de medewerkers kunnen zij namelijk niet optimaal functioneren in de nieuwe situatie – waardoor zij niet meekunnen in de verandering en deze niet zal slagen.
Stap 8: Stel de leerdoelen en trainingen op
Deze stap gaat in op de leerdoelen die horen bij de verandering – specifiek voor alle geïdentificeerde stakeholdergroepen. De leerdoelen en trainingen worden opgenomen in het trainingsplan. Dit trainingsplan heeft als doel om het verschil tussen de huidige en gewenste situatie te dichten. Het beoogde effect van deze stap bij de klant is een effectief opgezet leer- en trainingsplan in relatie tot de gewenste verandering.
Fase 4: Borgen en Verbeteren
Vaak beklijft de ingezette verandering niet omdat mensen na verloop van tijd deels terug vallen in oude patronen. Het is van belang de nieuwe, gewenste manier van werken in te bedden in de bestaande organisatie. De Borg- en Verbeterfase richt zich op het borgen van de verandering en het meten van het te behalen veranderdoel.
De borging vindt plaats door de nieuwe manier van werken vast te stellen en nieuwe instructies, processen en procedures op te tuigen. Ook leidt een verandering over het algemeen tot aanpassingen van de governancestructuur, taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Gedurende alle fasen van de verandering is het van belang om de voortgang te meten. In hoeverre ligt de organisatie op koers ten behoeve van de realisatie van de aan de start vastgestelde veranderdoelen?
Stap 9: Meet de voortgang op de veranderdoelen en het beoogde effect
Om te garanderen dat de verandering on track is, wordt deze aan de hand van de veranderdoelen geëvalueerd. In deze laatste stap wordt het daadwerkelijke behaalde resultaat gemeten. Dit geeft inzicht in de noodzaak van eventuele bijsturing tijdens de verandering.
De experts van Conclusion Consulting kwamen er in een van hun veranderprojecten achter dat een bepaalde module niet eenduidig werd gebruikt. “Deze constatering heeft ervoor gezorgd dat wij de trainingen, zoals in fase 3 geïntroduceerd, enigszins hebben aangepast en aanvullende trainingen hebben verzorgd. De trainingen hebben er daarna voor gezorgd dat de module effectiever werd gebruikt.”
Het beoogde effect van deze stap bij de klant is het effectiever sturen op de begeleiding van het veranderproces en een betere borging van het gewenste gedrag binnen de organisatie.
