Valcon helpt TakeCareBNB met opschalen van de dienstverlening
Sinds het uitbreken van de oorlog in Oekraïne heeft Valcon diverse mvo-initiatieven opgestart. Eén daarvan is een samenwerking met TakeCareBNB, een non-profitorganisatie die statushouders in contact brengt met gastgezinnen die hun huis drie maanden openstellen voor een gevlucht Oekraïens gezin.
TakeCareBNB is opgericht in 2015 en heeft sindsdien ongeveer 1.000 vluchtelingen uit allerlei landen geplaatst. Maar sinds de oorlog in Oekraïne is het aantal aanvragen van gastgezinnen enorm toegenomen, tot duizenden per maand (in april dit jaar zelfs 30.000 in één maand).
Valcon heeft TakeCareBNB geholpen deze toename in het aantal aanvragen te managen, door inzet te leveren op het gebied van procesconsultancy en data.
Opschalen van het proces
Door de grote toename van zowel vluchtelingen als gastgezinnen ontstonden achterstanden in het plaatsingsproces. Valcon heeft samen met TakeCareBNB de bestaande processen aangepast op de nieuwe volumes, er zijn afspraken gemaakt over taken en verantwoordelijkheden en instructies opgesteld voor de uitvoering van de werkzaamheden.
Door dit snel samen op te pakken konden collega’s van de non-profitorganisatie snel worden opgeleid en werden de achterstanden binnen enkele weken weggewerkt. Op basis van ervaringen met het nieuwe proces worden nu proces- en systeemverbeteringen doorgevoerd om verder te kunnen opschalen.
Inzichten creëren: grip op operationele prestaties
Door de toename in het aantal aanmeldingen groeide de noodzaak om inzicht te krijgen in de operationele prestaties van de organisatie. Deze inzichten zijn nodig om intern te sturen op operationele prestaties en om extern te kunnen rapporteren. Het systeem dat in gebruik was had beperkte rapportagemogelijkheden en voldeed niet aan de behoefte om snel diverse inzichten te leveren.
In enkele weken tijd heeft Valcon voor TakeCareBNB een Azure-cloudoplossing opgezet in combinatie met PowerBI. In PowerBI zijn dashboards ontwikkeld om TakeCareBNB inzicht te geven in de operationele prestaties, zoals werkvoorraden met niet-gescreende gastgezinnen, onbeantwoorde VOG-verzoeken en het aantal gemaakte matches.
Daarnaast wordt het dashboard gebruikt door externe partners zoals het Rode Kruis en het Leger des Heils om te zien hoe gastgezinnen zijn verdeeld over Nederland.
In het kader van zijn mvo-beleid heeft Valcon het project pro deo uitgevoerd. Het bureau stelde hiervoor circa 400 manuren beschikbaar.
