Softwarerobots helpen gastgezinnen aan Oekraïense vluchtelingen
Met nog altijd geen einde in zicht voor de oorlog in Oekraïne, staat een groeiend aantal Nederlanders open om Oekraïense vluchtelingen in huis te nemen. Maar hoe bepaal je welke gastgezinnen geschikt zijn? Takecarebnb – een platform dat vluchtelingen koppelt aan gezinnen – krijgt sinds deze zomer hulp van een robot.
Sinds de Russische inval hebben meer dan 80.000 Oekraïners zich ingeschreven in Nederland, zo blijkt uit cijfers van het ministerie van Justitie en Veiligheid. Vluchtelingen die ‘geluk’ hebben, vinden uiteindelijk onderdak bij Nederlandse gastgezinnen. Tot op heden hebben 32.000 mensen hun huis als potentiële opvangplek voor Oekraïners geregistreerd bij Takecarebnb.
Deze organisatie zit samen met het Rode Kruis, Vluchtelingenwerk, NLvoorelkaar en het Leger des Heils in het consortium RefugeeHomeNL. Samen coördineren zij de opvang van Oekraïners bij Nederlandse gastgezinnen.
Om gastgezinnen te filteren krijgen alle mensen die zich hebben aangemeld een telefoontje van Takecarebnb. Tijdens zo’n gesprek krijgen ze informatie wat hen te wachten staat, maar ook wat hun plichten en verantwoordelijkheden zijn. Tegelijkertijd geeft het Takecarebnb de mogelijkheid om de geschiktheid van gastgezinnen te toetsen.
Het is belangrijk dat deze checks worden gedaan, want als de verwachtingen van gastgezinnen niet kloppen, bestaat het risico dat Oekraïners na een week alweer op straat komen te staan. Een scenario dat het consortium natuurlijk wil vermijden.
Ook is het belangrijk om mensen met verkeerde intenties eruit te filteren. Denk bijvoorbeeld aan personen die de vluchtelingen zien als een kans om bijvoorbeeld ‘gratis’ klusjes in en om hun huis te laten verrichten, of personen die zich aanmelden om enkel vrouwelijke vluchtelingen van onder de dertig te huisvesten. Een strenge selectie vooraf voorkomt dit soort uitwassen.
Verklaring Omtrent het Gedrag
Na de eerste screening wordt er voor ieder potentieel gastgezin een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) aangevraagd. De VOG is een verklaring waaruit blijkt dat het justitiële verleden van een persoon (of rechtspersoon) geen bezwaar vormt voor het doel waarvoor de VOG is aangevraagd.
De VOG wordt doorgaans door werkgevers ingezet om er zeker van te zijn dat nieuwe werknemers niet van onbetamelijk gedrag zijn. De inzet van een VOG bij de mogelijke gastgezinnen dient een vergelijkbaar doel: er zeker van zijn dat gastgezinnen enkele de beste bedoelingen hebben als het gaat om de hulp aan en opvang van vluchtelingen
Het aanvragen van zo’n VOG vraagt van Takecarebnb een enorme inspanning. Zo kost het online invoeren van de persoonsgegevens al snel drie á vier minuten per aanvraag. Omdat ongeveer de helft van alle gastgezinnen door de eerste screening komen, gaat het hier om duizenden VOG-aanvragen, waarvoor veelal honderden mensuren nodig zijn.
Hierdoor kwam Takecarebnb in een enorme bottleneck terecht, want zoveel capaciteit had de stichting niet. Daarbij was het natuurlijk onacceptabel om Oekraïense vluchtelingen in deze crisis te moeten laten wachten.
RPA biedt uitkomst
Zodoende wendde Takecarebnb zich tot robotic process automation (RPA), een technologie die softwarerobots in staat stelt om administratief werk over te kunnen nemen. Het voordeel van zo’n robot: deze zijn 24/7 inzetbaar, worden niet moe en doen hun werk ook nog eens zorgvuldig.
Samen met Tacstone, een advies- en technologiebureau gespecialiseerd in intelligent automation, werd de ‘digitale vrijwilliger’ in een mum van tijd gebouwd (gebruikmakend van het RPA-platform van softwareleverancier UiPath). De robot is in het tweede kwartaal van dit jaar live gegaan en inmiddels zijn de eerste 15.000 VOG-aanvragen “snel en foutloos afgehandeld”, zegt Vincent Hoogveld, partner bij Tacstone.
“Er ligt nog een flinke hoeveelheid werk te wachten, maar gelukkig is de softwarerobot 24 uur per dag inzetbaar, neemt geen pauzes en gaat niet op vakantie. We zijn trots dat we op deze manier hebben kunnen bijdragen aan maatschappelijke impact!”
Ook het Roemeense UiPath draagt zijn steentje bij. De softwareleverancier stelt de benodigde software licenties voor de robot gratis beschikbaar.
