Zes valkuilen voor IT-projecten in de pensioensector
De pensioensector staat met het nieuwe pensioenakkoord voor fundamentele veranderingen. Veel van deze veranderingen worden mogelijk gemaakt met behulp van nieuwe technologie, en daarin ligt gelijk ook een grote uitdaging voor de sector. Klaske Visser van IG&H deelt zes valkuilen én tips voor het tot een goed einde brengen van technologische moderniseringstrajecten.
Nederland kan al vele jaren bogen op een van ’s werelds leidende pensioensystemen. Toch staat de sector de komende jaren een uitdagende tijd te wachten. Met het nieuwe pensioenakkoord ziet de toekomst er anders uit, en dat vraagt om aanpassingen.
Een van de meest gevreesde aanpassingen door pensioenfondsen en -beheerders betreft de IT-veranderingen die gepaard zullen gaan met de nieuwe manieren van werken. Volgens een recente studie van Quint verwacht maar liefst 91% van de pensioenuitvoerders van systeem te moeten veranderen of de IT-oplossing te moeten aanpassen.
De noodzaak is helder: de huidige legacysystemen hebben moeite met de overgang naar het nieuwe pensioenakkoord. Pensioenuitvoerders staan daarom nu voor drie belangrijke opties:
1) Aanpassen van hun huidige (zelfgebouwde) pensioen-IT-oplossingen
2) Een nieuwe (pakket)oplossing kiezen
3) Bouwen van een platform of oplossing met andere partijen of leveranciers
Voor welke strategie uiteindelijk ook wordt gekozen, pensioenspelers staan voor een complexe opgave. Succes boeken met IT-projecten is altijd al een lastige uitdaging, maar in de context van de aankomende enorme veranderingen voor de sector lijkt die opgave alleen maar groter te worden.
Valkuilen voor IT-projecten
Klaske Visser zet zes valkuilen uiteen; worden deze vermeden dan kan gezorgd worden dat IT-projecten in de pensioensector hun volledige potentieel bereiken. Voor elke valkuil geeft hij daarom een tip om pensioenspelers te helpen succesvol door alle veranderingen heen te navigeren.
1: Technical distance
IT en technologie worden niet gezien als de kern van de organisatie, maar als een vraagstuk van de IT-afdeling. Ondertussen zijn pensioenen een volledig digitaal product.
Tip: Begin bij de top van de organisatie. Hier moet de realisatie doordringen dat IT de gehele organisatie raakt. Zorg voor structuren die afstemming tussen business en IT faciliteren, want dit is cruciaal voor een succesvolle transformatie.
2: Aimless IT
Zonder een IT-strategie en doelarchitectuur krijgen organisaties te maken met een wildgroei van systemen die niet goed op elkaar aansluiten of elkaar qua functionaliteit overlappen.
Tip: investeer tijd en effort in het verkrijgen van een overkoepelende visie. Dit zorgt in de toekomst voor een grote besparing in middelen. Zorg voor leidende principes die als maatstaf worden gebruikt bij het maken van IT-keuzes en begrijp waar de huidige applicaties staan in hun levenscyclus.
3: Onderschatting van integraties
Integraties zijn bijna altijd het moeilijkste onderdeel van dit soort projecten vanwege de afhankelijkheden van de systemen, vooral bij legacypartijen.
Tip: stel vast welke integraties nodig zijn en welke partijen hieraan verbonden zijn. Betrek deze partijen in een vroeg stadium bij de plannen. Op deze manier wordt aan hun kant capaciteit gereserveerd, maar wordt ook meteen duidelijk wat wel en niet kan. Werk slimmer, niet harder. Verken opties zoals low-code en/of API’s.
4: Testen is een bijzaak
Niet alleen is er vaak niet genoeg capaciteit om te testen of het werkt, er is vooraf ook geen plan gemaakt.
Tip: maak een testplan. Neem op welke maatregelen en welke testresultaten als onaanvaardbaar worden beschouwd. Bepaal wie deze tests moet uitvoeren. Wat betreft timemanagement, houd er rekening mee dat veranderingen soms meerdere iteraties nodig hebben.
5: Alles tegelijk doen en dingen te ingewikkeld maken
Het tegelijkertijd veranderen van de pensioenregelingen, het migreren van gegevens naar een nieuw platform, het implementeren van nieuwe IT, het reorganiseren van het bedrijf en het runnen van de huidige business is een enorme uitdaging. Als je daar nog complexiteit aan toevoegt door alle uitzonderingen van de ‘oude wereld’ in het nieuwe systeem te integreren, wordt het een bijna onmogelijke taak.
Tip: redeneer terug vanuit de doelsituatie en beoordeel of het mogelijk is om bepaalde activiteiten naar voren of naar achteren te verplaatsen. Maak ook onderscheid tussen het gewenste scenario en het minimale scenario, zodat keuzes gemaakt kunnen worden als dat nodig is.
6: Technologie is belangrijker dan de mens
Ironisch genoeg hebben mislukte IT-projecten vaak meer te maken met mensen dan met techniek. Wanneer pensioenuitvoerders overstappen op een ander systeem of IT-oplossingen veranderen, moet de organisatie hier rekening mee houden. Het afstemmen van business met mensen en technologie is de solide basis om deze IT-projecten tot een succes te maken.
Tip: IT-projecten zijn niets zonder adoptie en gebruikers. Zorg dat alle medewerkers begrijpen waarom een verandering wordt ingezet, en neem ze tijdens de verandering mee via allerlei change management-interventies. Als de verandering begrepen en gesteund wordt, dan is de kans dat de nieuwe manier van werken wordt omarmd veel groter.
