ITDS helpt verzekeraar met automatiseren van UBO-toets
Sinds dit voorjaar moeten bedrijven openheid van zaken geven over wie hun uiteindelijke eigenaar is. Die wordt geregistreerd in het UBO-register, de nieuwste grote stap in de strijd tegen financiële criminaliteit. Verzekeraars zijn op hun beurt verplicht klanten te toetsen op dit register – een flinke klus. ITDS hielp een verzekeraar het proces te automatiseren.
Het is niet altijd eenvoudig om te achterhalen wie de touwtjes in handen heeft bij een onderneming. Een bedrijf is eigendom van een andere bv, die deel uitmaakt van een buitenlandse holding, die weer onder een brievenbusfirma valt – enzovoorts.
Zo’n eindeloze opstapeling van juridische entiteiten dient vaak een heel duidelijk doel: zo goed mogelijk verhullen wie de uiteindelijke eigenaar is van een bedrijf. Denk aan criminelen die geld witwassen of belasting willen ontduiken.
Het UBO-register moet dit tegengaan. UBO staat voor ultimate beneficial owner – oftewel de uiteindelijke belanghebbende, wat neerkomt op de feitelijke eigenaar of persoon met zeggenschap over de organisatie. Sinds 27 maart moeten alle Nederlandse organisaties hun UBO’s hebben geregistreerd bij de Kamer van Koophandel.
Veel bedrijven die andere organisaties als klant hebben moeten in het verband met customer due diligence-regelgeving weer een toets op dit register uitvoeren voor elke klant die een juridische entiteit is. Deze plicht geldt bijvoorbeeld voor banken, maar ook voor schadeverzekeraars.
Het handmatig uitvoeren van deze controle is een hoop werk en kan daarmee voor vertraging zorgen. Bovendien blijken dergelijke repetitieve taken in mensenhanden vaak foutgevoelig. Genoeg reden voor een Nederlandse verzekeraar om het controleproces te automatiseren.
ITDS werd ingeschakeld om de automatisering van de UBO-toets te ondersteunen. De toets moest worden gestart in de SaaS-verzekeringstechnische applicatie en worden uitgevoerd op de UBO-compliance screening van Friss, software die fraude detecteert en voorkomt.
Focus aanbrengen
Toen ITDS aan boord kwam was al een start gemaakt. Maar hoewel het belang van de automatisering duidelijk was, werd er nog te weinig aandacht aan geschonken. Om de implementatie tot een goed einde te brengen was het volgens ITDS ten eerste nodig om focus aan te brengen.
“Zo zijn we begonnen om meer aandacht te vestigen op hóe de screening moest gaan werken voor deze verzekeraar. Te beginnen bij het in kaart brengen van de wensen en eisen van de fraude- en claimafdelingen.”
Ten eerste bleek dat het mogelijk moet zijn om op langlopende claims op elk gewenst moment de screening uit te voeren, zodat er met actuele UBO-data gewerkt wordt. Een andere vereiste was flexibiliteit, zodat de UBO-toets zowel automatisch als handmatig gestart kan worden.
Op basis van de wensen en eisen kwam ITDS met een functioneel ontwerp waarmee de verzekeraar kan voldoen aan de wettelijke kaders en de nieuwe functionaliteit efficiënt in de bestaande processen geïntegreerd werd.
Techniek én mens
In de volgende stap ging de leverancier van de verzekeringstechnische applicatie aan de slag met dit ontwerp.
“Om deze applicatie bruikbaar te maken, was eerst de technische realisatie van de koppeling nodig”, aldus ITDS. “We brachten de techneuten van Friss en de SaaS leverancier bij elkaar om dit samen op te leveren. Dit versnelde het proces aanzienlijk, waardoor we kort daarna aan de slag konden met de functionele inrichting van de koppeling.”
Met de succesvolle koppeling tussen de verzekeringsapplicatie en Friss was het technische gedeelte van de implementatie voltooid, maar daarmee was de klus nog niet geklaard. Nu was het tijd om de gebruikers binnen de business mee te nemen – zolang zij de oplossing niet effectief inzetten is deze immers weinig waard.
“We vroegen de SaaS-leverancier om een demo te geven van de werking van de UBO-screening. Daarna hebben acceptanten, schadebehandelaren, fraudespecialisten en functioneel beheerders de nieuwe functionaliteit getest en uitgeprobeerd.”
Zo staat er nu een goedwerkende, compliant applicatie én een waar de mensen in de business goed mee weten om te gaan. “Door de nieuwe werkwijze gelijk af te stemmen met eindgebruikers is de applicatie direct inzetbaar en bestand om in de toekomst lang mee te gaan”, besluit ITDS.
