Hoe het kleine Lochem grote stappen zet in datagedreven werken

25 april 2022 Consultancy.nl 10 min. leestijd

De uitdagingen voor lokale overheden stapelen zich op. Corona dreunt na, veel gemeenten worstelen nog altijd met het sociaal domein en nu dringt de woningcrisis zich ook steeds nadrukkelijker op. De inzet van de nieuwste data analytics-oplossingen belooft meer grip op de diverse opgaven. Maar zijn kleinere gemeenten wel in staat te transformeren tot datagedreven organisatie? Het Gelderse Lochem is al goed op weg, met de hulp van Vanberkel Professionals.

‘Data’ is vandaag de dag zonder enige twijfel een van de absolute toverwoorden van organisatieland. In een bedrijfslandschap gedomineerd door innovatieve technologiebedrijven staan bestuurders en managers overal te popelen om de meest geavanceerde analytics tools te implementeren – zodat ook zij hun beslissingen kunnen baseren op harde cijfers in plaats van vage vermoedens.

Waar grote corporates vaak beschikken over de expertise en budgetten om deze stap te zetten, is dat voor kleinere organisaties echter een stuk lastiger. Dat geldt niet alleen voor bedrijven, maar ook voor gemeenten, die vaak niet goed weten waar ze moeten beginnen. En dat is jammer, want de kansen die datagedreven werken biedt zijn enorm.

Werner Gerritsen en Naoual Ezzamouri

Veel gemeenten hebben sinds de decentralisatie van 2015 de handen vol aan het sociaal domein. Daarbovenop vraagt het groeiende woningtekort om daadkrachtig beleid. En dan worden er ook nog eens steeds hogere eisen gesteld aan de dienstverlening aan burgers en bedrijven. Slimme inzet van data biedt gemeenten meer overzicht, grip en efficiëntie in het aangaan van deze (en andere) opgaven.

Datagedreven gemeente

Vanuit deze gedachte kwam Lochem zo’n twee jaar geleden met een duidelijke ambitie: “We wilden een datagedreven gemeente worden”, vertelt Werner Gerritsen, gegevensmanager bij de Gelderse gemeente.

Een mooi streven, maar niet eenvoudig voor een bescheiden gemeente als Lochem, dat zo’n 34.000 inwoners telt. Desondanks besloten Werner en zijn team de handschoen op te pakken. Daarbij was al snel duidelijk waar ze zich al eerste op zouden richten.

“Overal was behoefte aan meer stuurinformatie, maar het sociaal domein sprong er duidelijk uit”, geeft Gerritsen aan. “De mensen die werken aan thema’s als jeugdzorg en participatie zijn enorm betrokken maar hebben doorgaans toch wat minder met cijfers. Bovendien is het sociaal domein goed voor een enorm deel van de begroting, wat vanuit een control-oogpunt de financiële risico’s des te groter maakt.”

Eenduidige definities

Daarom werd besloten dat de eerste stap richting Lochems datagedreven ambities zou bestaan uit het bouwen van dashboards met heldere stuurinformatie voor het sociaal domein. Daarbij diende zich meteen een logische vraag aan: welke sturingsinformatie moest op de dashboards komen? Het vinden van een antwoord bleek echter nog knap lastig.

“We kregen ongeveer 10.000 verschillende antwoorden”, zegt Gerritsen met een knipoog. “Er bleek nauwelijks overeenstemming te zijn over definities en indicatoren. Onder leiding van een collega begonnen we met workshops om tot eenduidigheid te komen, maar na twee maanden gaf hij aan dat hij er niet uitkwam: ‘Iedereen blijft maar verschillende dingen zeggen.’”

“Het sociaal domein is goed voor een enorm deel van de begroting, wat de financiële risico’s des te groter maakt.”

Ondertussen was Gerritsen gelukkig in contact gekomen met Naoual Ezzamouri van het Expertisecentrum Data van Vanberkel Professionals. Haar team richt zich specifiek op het helpen van publieke organisaties bij datagedreven werken.

“Werner kwam bij ons met de vraag of wij binnen andere gemeenten ervaring hebben met het bouwen van dashboards voor het sociaal domein”, vertelt Ezzamouri. “Dat hebben wij zeker. En door te laten zien waar andere gemeenten op sturen konden Werner en zijn collega ook richting geven aan het gesprek, zodat ze uiteindelijk tot een vaste set aan KPI’s konden komen voor jeugd, Wmo en participatie.”

Zien is geloven

Daartoe werden voor elk van deze drie deeldomeinen workshops gehouden. Naast dat hierdoor eindelijk helderheid werd geschept, wakkerde het ook het enthousiasme onder de medewerkers flink aan.

“Mensen vonden het heel leuk om nu daadwerkelijk zo’n dashboard te zien”, herinnert Ezzamouri zich. “Hoe ziet dat er nou echt uit? Hoe werkt dat? De behoefte aan stuurinformatie was er al, maar op deze manier kwam het echt tot leven.”

“Hier geldt het adagium van ‘zien is geloven’”, vult Gerritsen aan. “Je kunt iemand wel vragen: ‘Wat wil je hebben?’, maar dan krijg je geen antwoord. Pas als je laat zien wat mogelijk is komen mensen los.”

Dit momentum werd voortgezet door medewerkers mee te nemen in de gehele reis. Ezzamouri: “De andere gemeenten dienden als inspiratie, maar het ging erom dat we maatwerk creëerden op basis van de specifieke behoeften in Lochem. Enkele medewerkers die hielpen bij het vaststellen van de KPI’s hebben we ook voortdurend betrokken in de sprintsessies, zodat de business ook werd meegenomen in het IT-gedeelte.”

Alle informatie binnen handbereik

Afgelopen najaar was het zover: de eerste dashboards werden opgeleverd. Ze bieden de beleidsmedewerkers en wijkteams via overzichtelijke visualisaties inzicht in de diverse aspecten waarop wordt gestuurd. Denk onder meer aan de verschillende zorgaanbieders en de aantallen cliënten die zij bedienen, maar ook processen, kosten en doorlooptijden.

Dat al deze informatie nu eenvoudig op één plek is terug te vinden biedt extra overzicht en daarmee grip. “Afwijkingen of uitschieters zijn veel makkelijker te signaleren”, geeft Gerritsen aan. “Omdat je alle gegevens bij elkaar hebt kun je heel eenvoudig vergelijken, bijvoorbeeld verschillende partijen met elkaar of de huidige situatie met voorgaande jaren.”

“De gewonnen tijd kunnen onze medewerkers binnen het sociaal domein natuurlijk heel goed gebruiken.”

“Inkopers kunnen die informatie ook weer gebruiken in hun onderhandelingen met zorgaanbieders”, vult Ezzamouri aan. “Daardoor staan ze sterker en kunnen ze betere prijsafspraken maken.”

Sneller beslissingen nemen

Een ander belangrijk voordeel dat de dashboards bieden is veel extra efficiëntie en effectiviteit.

“Voorheen waren mensen heen en weer aan het mailen om informatie op te halen”, legt Ezzamouri uit. “Of als ze zaten te vergaderen in Teams moesten ineens cijfers worden opgezocht en weer een nieuwe vergadering worden ingepland nadat die boven water waren. Nu kun je tijdens het overleg gewoon inloggen in Power BI. Hierdoor worden de doorlooptijden van veel beslissingen veel korter.”

Ook het opstellen van de halfjaarlijkse raadsmonitor – waarin de gemeenteraad wordt geïnformeerd over de stand van zaken binnen het sociaal domein – gaat dankzij de dashboards veel sneller.

“Dat was voorheen echt een bevalling”, legt Gerritsen uit. “De beleidsmedewerkers moesten alle tabellen en noem maar op verzamelen. Nu kunnen ze grafieken gewoon importeren vanuit de dashboards en hoeven daar alleen nog maar een duiding bij te schrijven. Als je nagaat hoeveel tijd hierin ging zitten – íeder halfjaar. Die gewonnen tijd kunnen onze medewerkers binnen het sociaal domein natuurlijk heel goed gebruiken.”

Op eigen benen

Met alleen mooie dashboards ben je echter nog geen datagedreven organisatie. Je kunt er pas de vruchten van plukken als de medewerkers er ook mee kunnen én willen werken. Daarom zette Vanberkel Professionals ook nadrukkelijk in op kennisoverdracht, zodat de gemeentemedewerkers de dashboards uiteindelijk geheel zelfstandig kunnen gebruiken en beheren.

“Dat is een essentieel onderdeel van onze filosofie”, benadrukt Ezzamouri. “We willen niet dat opdrachtgevers afhankelijk blijven. We willen dat ze het zélf leren doen. Dat begon in Lochem eigenlijk al met het vanaf dag één betrekken van de mensen in de ontwikkeling van de dashboards.”

“Daarnaast hebben we in de overdrachtsfase trainingen gegeven”, legt ze uit. “Hoe interpreteer je nou de grafieken en tabellen in zo’n dashboard? Hoe kun je filteren? Het mooie aan de gemeente Lochem is dat ze hier zelf ook vol op inzetten door alle medewerkers binnen het sociaal domein licenties te geven voor Power BI, zodat ze echt zelf datagedreven kunnen werken.”

“Dit project heeft geleid tot zoveel enthousiasme dat we niet iedereen meteen blij kunnen maken.”

Als ondanks de trainingen nog vragen opkomen kunnen de medewerkers terecht bij twee speciaal tot ‘key user’ opgeleide collega’s én bij het opgerichte dataloket Lochem. Ook werd op advies van Vanberkel Professionals een vaste data-analist in dienst genomen, die de dashboards straks zelfstandig kan bouwen. En mocht het toch nodig zijn, dan kan het team van Ezzamouri altijd voor een paar uurtjes worden ingeschakeld.

Slachtoffer van je eigen succes

Ook als de Lochemse sociaal domein-medewerkers de dashboards zelfstandig gebruiken en beheren heeft de gemeente haar datagedreven ambities echter nog niet behaald. De sociaal domein-dashboards zijn slechts de eerste stap in de verwezenlijking van de visie, waarvoor Gerritsen minimaal vijf jaar heeft uitgetrokken.

“We zijn nu ruim twee jaar onderweg en hebben dus nog een aardige weg te gaan”, geeft hij aan. “Ambities zijn er nog genoeg. Zo worden de dashboards nog altijd geoptimaliseerd, willen we graag managementdashboards met geaggregeerde data en is het de bedoeling om ook te sturen op datakwaliteit en de bouw van een data warehouse.”

En dan gaat het nog altijd alleen maar over het sociaal domein. Daarnaast zijn er ook nog het fysieke en publieke domein. En overal binnen de organisatie is meer dan genoeg animo om aan de slag te gaan met datagedreven werken. Daarbij is Gerritsen in zekere zin slachtoffer van zijn eigen succes.

“Dit project heeft geleid tot zoveel enthousiasme dat we niet iedereen meteen blij kunnen maken”, zegt hij lachend. “Als morgen de hele organisatie zegt: ik wil een dashboard’ – dat gaat natuurlijk niet lukken. We moeten keuzes maken. Daar hoort ook verwachtingsmanagement bij.”

“En wat de volgende stap is, is een door ons MT te maken keuze”, benadrukt hij. “De woningnood is nu een hot topic, dus het zou zomaar kunnen dat ze vanuit de politiek zeggen: ‘Laat vallen waar je nu mee bezig bent – we moeten nu inzetten op dashboards woningbeleid.”

Gedeeld succes

Hoe de reis ook verdergaat, de kans lijkt groot dat Lochem daarbij weer een beroep zal doen op het team van Vanberkel Professionals. “De dashboards die nu staan kunnen we straks zelfstandig beheren, maar voor nieuwe projecten kunnen we het Expertisecentrum Data waarschijnlijk weer goed gebruiken”, aldus Gerritsen. “Zonder hun hulp waren we nooit zover gekomen.”

“Ik zie het echt als co-creatie”, vult Ezzamouri aan. “Als een gedeeld succes. We worden niet ‘even ingehuurd’ om het over te nemen, maar werken samen met de gemeente Lochem als partners. Ik ben ook enorm onder de indruk van de grote ambities die Lochem als kleine gemeente heeft op dit gebied en hoeveel er in twee jaar al is bereikt. Dat is best wel uniek en belooft veel goeds voor de komende jaren.”