Zakelijke dienstverlening: 3 tips voor een betere bedrijfsvoering
Grip op de (financiële) bedrijfsvoering is voor elke zakelijke dienstverlener een randvoorwaarde voor succes. Experts van softwareleverancier Yoobi delen drie tips voor ondernemers om hun bedrijfsvoering naar een hoger niveau te tillen.
1: Investeer in relaties
De eerste tip richt zich op het sales & marketingproces. Van belang is om te investeren in de relaties door middel van een goed CRM-systeem. Hiermee blijf je in control. Partijen die geen CRM-systeem gebruiken lopen tegen allerlei uitdagingen aan. Hierdoor lopen ze nieuwe klanten mis en bedienen ze bestaande klanten suboptimaal.
Enkele voorbeelden van uitdagingen: een salespersoon wil een prospect benaderen, maar heeft niet de juiste gegevens. Of een leidinggevende die geen inzicht heeft in de lopende prospects en de sales funnel. Of: een salescampagne die niet het rendement oplevert waarop werd gehoopt.
Met een state of the art CRM-systeem heeft de sales-afdeling continu inzicht in prospects, lukt het accountmanagers en sales professionals om duidelijke offertes uit te brengen. Ook heeft het management altijd inzicht in de status van de salesfunnel.
Doordat er te alle tijden inzicht is in de status van lopende verkopen worden er belangrijke inzichten verkregen op het gebied van sales. Hoe lang duurt het proces van prospect naar klant? Welke prospects converteren wel of juist niet? Met het antwoord op deze vragen stuurt de marketingafdeling nog gerichter op de juiste prospects. Wanneer dit proces zich blijft herhalen wordt de salesfunnel van steeds hogere kwaliteit.
2: Urenregistratie
Projectorganisaties hebben een relatief vergelijkbaar businessmodel: ‘fee earners’ maken uren voor een opdrachtgever. Maar als deze uren vervolgens niet goed worden geregistreerd, dan kunnen zakelijke dienstverleners te maken krijgen met omzetlekkage (oftewel: uren die wel worden gewerkt, maar niet worden gefactureerd).
Om het probleem van gelekte omzet te voorkomen is een goede registratie van uren belangrijk. Bijvoorbeeld in systemen die timesheets bijhouden. Belangrijk is om dit proces zo gebruiksvriendelijk mogelijk te maken voor eindgebruikers. Vooral systemen die in de cloud werken en via een smartphone te gebruiken zijn vallen daarom in de smaak (‘registreer je uren op projecten waar, wanneer en hoe je maar wilt’).
Een accurate urenregistratie biedt daarnaast voor het management een aantal bijkomende voordelen. Zij krijgen via rapportages in no-time overzichtelijk hoeveel uur aan wat wordt besteed. Hiermee kunnen ze sturen op staffing op projecten en interne werkzaamheden. Het wordt met urenregistratie inzichtelijk hoeveel gewerkte uren declarabel zijn. Een KPI die in flink wat sectoren van groot belang is.
3: Een efficiënt financieel proces
Facturen betaald krijgen is van essentieel belang voor iedere projectorganisatie. Veel partijen (vooral mkb-partijen) werken nog met Excel als basis voor de administratie en facturering, en dit kan leiden tot verschillende bottlenecks. Bijvoorbeeld: een fout in de invoer (deze is snel gemaakt). Met als gevolg: complexe stappen om de fout goed te breien, veel handmatig werk, en mogelijkerwijs een geïrriteerde opdrachtgever door een onnodig aantal credits of late facturering.
Nog een bottleneck: Excel is niet gekoppeld aan een boekhoudpakket, en hierdoor is geen compleet zicht op de betaalstatus en dus het werkkapitaal. Tot slot automatisering: goede financiële systemen zijn in staat om veel werk uit handen te nemen, zoals het automatisch versturen van betaalherinneringen en het draaien van rapportages.
Kortom, zorg voor een gestroomlijnd facturatieproces, van begin tot eind.
