Datagedreven werken verbeteren? Vijf aandachtspunten voor leiders

04 januari 2022 Consultancy.nl 6 min. leestijd
Profiel
Meer nieuws over

De potentie van data is inmiddels volop bekend. Betere beslissingen, meer effectiviteit, hogere klantwaarde – het benutten van data maakt het werk makkelijker én beter. Maar zo’n datagedreven transitie is niet gemakkelijk te realiseren. Leiders spelen een cruciale rol in het succes van de transitie – ze geven sturing aan de datastrategie, leiden het verandertraject en zorgen voor commitment onder de medewerkers.

Onderzoeken overal ter wereld bevestigen keer op keer hoe belangrijk goed leiderschap is bij verandertrajecten. Bij digitale transformaties – en dus ook datagedreven werken – is dit niet anders. Leiders zijn belangrijk om de juiste contouren te schetsen, bij het stellen van prioriteiten, het op gang brengen van de transitie en tot slot ervoor te zorgen dat de zachte factoren van verandering binnen de organisatie geborgd worden.

Hiermee rust een grote verantwoordelijk op hun schouders. Leiders doen er dan ook goed aan zich gedegen voor te bereiden op hun rol en het verandertraject. In een whitepaper van Innergo reiken de consultants van het adviesbureau diverse aandachtspunten aan waar leiders op moeten letten alvorens ze een datagedreven verandertraject doorvoeren. Een rondje langs vijf belangrijke punten.

Datagedreven werken verbeteren? Vijf aandachtspunten voor leiders

1: Heldere visie delen

Leiders moeten met het oog op de transformatie eerst een heldere visie én helder doel formuleren. De onderzoekers pleiten daarom voor het opstellen van een “krachtig statement” dat mensen in de organisatie kunnen gebruiken om het gezamenlijke doel dat rondom data wordt nagestreefd te beschrijven.

“Dit statement bevat het toekomstbeeld waaraan de verbeterde werkwijze bijdraagt, evenals de rol die data daarbij speelt. Het statement kan vervolgens dienen als leidraad en inspirerend kompas aan de hand waarvan alle betrokkenen kunnen navigeren door het data-speelveld.”

Aangezien data voor veel medewerkers binnen de organisatie echter een abstract begrip is, is het belangrijk dat er een betekenisvolle koppeling gemaakt wordt tussen de verandervisie van de organisatie en de rollen en taken van medewerkers die door de verandering geraakt worden. Op die manier kan betrokkenheid worden gecreëerd.

2: Iedereen aan boord

Het is belangrijk om vanaf het prille begin aan deze betrokkenheid te bouwen. Daartoe moeten álle betrokkenen – teams en collega’s – al in een vroeg stadium meepraten over de transitie.

“Data is een gezamenlijke opgave. Data stroomt immers door de hele organisatie. Van de klant naar de systemen. Van IT naar de business. En van de directie naar de werkvloer. En vice versa. Iedereen is betrokken, ieder vanuit zijn of haar eigen rol. Dit maakt het betrekken van de betrokkenen maar al te logisch.”

Datagedreven werken is en blijft een verbeterproces dat nooit is voltooid, benadrukken de auteurs van de whitepaper. Het is dan ook cruciaal om snel te starten met de transitie, zodat ook het leerproces kan starten. “Doe dit bijvoorbeeld door een voorhoede samen te stellen waarin vertegenwoordigers uit verschillende lagen van de organisatie een rol hebben.”

3: Niet te hoog insteken

Hoge ambities zijn mooi, maar bij een datatransitie moeten bestuurders ervoor waken dat ze niet té hoog inzetten, stellen de auteurs: “Kijk goed welke workload past en stel jezelf de vraag: zijn onze ogen niet groter dan onze maag?”

Veel organisaties dreigen volgens de onderzoekers in deze valkuil te stappen. Immers, “het klinkt aanlokkelijk: in één keer alle data aanpakken. Dan ben je er maar vanaf.” De onderzoekers waarschuwen er echter voor dat wanneer een project te groot wordt gemaakt, dit vaak ook een verlammend effect heeft op de organisatie. “Zet daarom niet in op één inhaalslag, maar start een continu verbeterproces.”

Ze raden daarom aan de transitie te benaderen als een ontdekkingsreis. “Schep de voorwaarden om te gaan ontdekken! Start met een eerste verkenning waarop je kunt voortbouwen. Creëer een speelveld waarop mensen elkaar kunnen opzoeken om samen te leren, zodat ze voldoening halen uit het proces van continu verbeteren.”

4: Leiderschap helder beleggen

Dat goed leiderschap cruciaal is moge inmiddels duidelijk zijn, maar wat voor soort leiderschap is dan gewenst voor een succesvolle transitie naar datagedreven werken? Het ouderwetse ‘top down’-leiderschap biedt volgens Innergo niet de beste route naar resultaat: “Veel meer dan leiderschap tonen, is het rondom data zaak om leiderschap te organiseren”, zo leggen ze uit.

Dit organiseren van leiderschap kent twee aspecten. Ten eerste de rol van de leider zelf, die in dit verband ook wel ‘sponsoring’ wordt genoemd: “Teams kijken naar leiders om te controleren of hun prioriteiten kloppen, of om te bepalen waar deze zouden moeten liggen. Een leider die over data communiceert geeft daarmee een belangrijk signaal af: dit thema doet ertoe. Laten we hiervoor gaan. Onderzoek toont keer op keer aan dat actief en zichtbaar sponsorschap cruciaal is om verandering tot stand te brengen.”

Het tweede aspect betreft het beleggen van de verantwoordelijkheden in de uitvoering. “Benoem per project een voortrekker en geef deze een duidelijke, afgebakende opdracht. Zo voorkom je dat ambities rondom data al te vrijblijvend worden opgepakt. Zorg wel dat degene die het voortouw neemt alle betrokkenen blijft betrekken.”

5: Is data het doel of het middel?

Het is maar al te gemakkelijk om data allereerst te beschouwen als een middel op weg naar meer controle en inzicht. Het vormt “de grondstof voor dashboards en rapportages – en daarmee voor beslissingen – als tussenstap op weg naar meer klantwaarde.” Wie data enkel op deze manier inzet doet zichzelf meestal echter tekort – data kan de basis vormen voor verbeteringen binnen de gehele organisatie.

Leiders dienen data in dit kader vooral te gebruiken om “als door een lens naar hun bedrijfsvoering te kijken”, zo leggen de onderzoekers uit. Door dit te doen “kan data binnen of tussen teams benut worden voor een goed gesprek over samenwerken en verbeteren.” Op deze manier kunnen leiders met een “frisse blik naar de dagelijkse praktijk kijken”.

Hiermee krijgen ze antwoorden op vele cruciale vragen: Hoe stromen data door onze organisatie? Om welke stromen gaat het? En wie zijn daarbij betrokken? Waar loopt het soepel, en waar juist niet? Waar blijven de data in zicht en onder controle? En waar onttrekt de stroom zich aan het zicht en verliezen we de grip?

“Hoe weerbarstig de omgang met data ook is, de data vertellen een belangrijk verhaal. Alle reden om goed naar dit verhaal te luisteren. Zodat verbetering van de omgang met data niet alleen een doel op zich is, maar ook een middel dat meer grip geeft op de ontwikkeling van team en organisatie”, besluiten de onderzoekers.