Drie tips voor meer draagvlak voor een nieuw IT-systeem

01 juli 2021 Consultancy.nl 2 min. leestijd
Meer nieuws over

Het creëren van draagvlak voor een nieuw systeem is een van de kritieke succesfactoren voor het laten slagen van een systeemimplementatie. Irene van Besouw, consultant bij ITDS, deelt drie tips voor hoe de adoptie van een nieuw systeem kan worden gewaarborgd. 

1 Gebruik communicatie als bindmiddel

Communicatie is het middel om de gehele organisatie te informeren en te betrekken bij een pakketimplementatie. Dit verhoogt de betrokkenheid en zal de weerstand onder medewerkers verminderen. 

Door de gehele organisatie vanaf de start van de implementatie te betrekken, raakt men gedurende het traject gewend aan de verandering die er zal plaatsvinden. Uiteindelijk zijn de mensen die met het systeem zullen gaan werken de sleutel tot het succes van het nieuwe pakket.

Drie tips voor meer draagvlak voor een nieuw IT-systeem

2 Betrek de key-users

De key-users van het systeem zijn degene die het succes van het nieuwe pakket kunnen maken of breken. Zij hebben jarenlang ervaring met het oude systeem en zullen in sommige gevallen 180 graden moeten draaien in hun werkwijze. Laat deze users input leveren aan de business requirements en neem ze mee in de besluitvoering omtrent de ontwikkeling van het nieuwe systeem. Gebruik ze dus als kritische noot gedurende het ontwikkelingstraject.

Hierdoor creëer je een omgeving waarin er ‘ownership’ genomen kan worden over de producten en processen die worden ontwikkeld. Als resultaat een win-win situatie: een kwalitatief beter systeem dat past bij de organisatie en getrainde key-users met veel kennis over het nieuwe systeem, welke een ambassadeur en expert rol op zich kunnen nemen in de organisatie.

3 Borging de werkprocessen

Bij de livegang van het systeem en de migratie van de portefeuille, staat coördinatie en begeleiding centraal. Draaiboeken zijn een middel waardoor dit strak gemanaged kan worden. Tevens maakt dit het proces volledig auditable. 

Op het moment dat de implementatie is afgerond, is het belangrijk om de nieuwe werkprocessen goed te borgen. Niet alleen voor de operationele afdelingen zoals Acceptatie en Finance, maar ook voor IT en Functioneel Beheer. Zo zorg je ervoor dat jouw medewerkers zelfstandig met het systeem kunnen werken en wordt de kwaliteit van jouw systeem in stand gehouden. 

Investeer dus in borging van de processen gedurende en op het einde van je implementatietraject: dit is een investering voor de toekomst, zowel in de systeemkwaliteit als in de betrokkenheid van de medewerkers.