Tien tips voor het selecteren van een nieuw IT-systeem

13 maart 2019 Consultancy.nl

Het kiezen van het juiste IT-systeem is een uitdagend traject. Organisaties kunnen kiezen uit vele verschillende systemen en pakketten, en moeten daarnaast een passende leverancier uitzoeken. Michel Hoeijmans, Principal Consultant bij Improven, deelt tien tips voor de systeemselectie.

Start met het vertalen van de belangrijkste businessprincipes

Ga bij de selectie tewerk vanuit de gekozen bedrijfsstrategie. Ga daarbij op zoek naar de belangrijkste businessprincipes en vertaal deze naar principes naar de inrichting van de processen, mensen en IT. Bijvoorbeeld een keuze voor ‘operational excellence’ stelt eisen aan je bedrijfsprocessen en aan het te selecteren systeem.

Analyseer de informatiebehoefte: voor wie moet informatie toegankelijk zijn en via welke kanalen? 

Breng de processen en de informatiebehoefte van de organisatie in kaart en stel vast wat de afhankelijkheid van de individuele processen is. Met andere woorden: wat is het belang van een bepaald proces. Breng daarbij ook in beeld wat de aard van de te verwerken data is per (deel)proces. Bekijk tevens goed hoe de toekomstige IT-omgeving opgebouwd dient te worden: een cloud-oplossing, een oplossing op locatie van de klant (on-premise) of een combinatie van beide (hybride).

Definieer de belangrijkste functionaliteit door processen te groeperen naar logische functieblokken

Breng de gewenste functies/rollen op basis van de bedrijfsprocessen in kaart. Door de functies/rollen en de processen te groeperen ontstaat inzicht in gebundelde functionaliteit (te vertalen naar modules) die we zoeken in één of meer standaardpakketten. De procesplaat met gegroepeerde functies dient als input voor usecases voor het selectieproces.

Tien tips voor het selecteren van een nieuw systeem

Definieer usecases

Stel middels usecases (een beschrijving van het gewenste gedrag van een systeem op basis van input, output en belangrijkste processtappen of activiteiten) het programma van eisen op in de vorm van demoscripts en leg daarbij de nadruk op kritische processen en functies van uw organisatie. Immers, dat wat standaard of ‘gewoon’ is doet er bij een selectie minder toe. Met behulp van usecases wordt scherp beschreven wat het gewenste systeem als toegevoegde waarde moet leveren. Opdrachtgevers stellen de ‘wat-vraag’, de potentiële leveranciers moeten komen met het ‘hoe-antwoord’.

Hanteer een goed normenkader bij de beoordeling van een pakket en/of leverancier

Hanteer een goed normenkader voor het toetsen van de software en de leverancier. Een normenkader bestaat uit het meten van de organizational fit van hetgeen dat wordt geboden. Met andere woorden: hoe goed passen het systeem en de leverancier bij mijn organisatie? Toets minimaal op de volgende aspecten: proces fit, gebruikers fit, data fit, technische fit, strategische fit, leveranciers fit en price fit.

Maak de keuze op basis van een proefopstelling (‘proof of concept’)

Nodig leveranciers uit een demo te geven op basis van de gedefinieerde usecases. Daarnaast kun je referentiebezoeken aan klanten van de betreffende leverancier plannen om helemaal een goed beeld te krijgen. Probeer voor de daadwerkelijke aanschaf het softwarepakket uit in een proefopstelling en controleer of er voldoende kennis in de markt aanwezig is voor ondersteuning.

Beperk de onvoorziene, extra kosten

Maak een doorberekening van alle kosten (inclusief implementatiekosten). Spreek een vaste prijs af met de leverancier zodat onverwachte kosten niet op u worden afgewenteld. Deze kosten bevatten naast de jaarlijks terugkerende kosten voor licenties en onderhoud, de kosten voor invoering van het systeem (inrichting en opleiding) en het project.

Besteed voldoende aandacht aan de implementatie van de gewenste software

“Selecteren doe je om te implementeren”: houd bij de selectie al rekening met knelpunten die in het huidige proces optreden. Essentieel in de keuze van een pakket zal zijn in hoeverre de besturing van uw organisatie en de te verwachten (markt)ontwikkelingen met het pakket te ondersteunen zijn. Laat leveranciers vooraf een plan van aanpak opstellen! Hoe verwachten zij het systeem in te richten, gelet op zijn eigen inzet maar ook de inzet van uw organisatie. Laat de leverancier beschrijven hoe zij verwachten het systeem succesvol in te voeren. Leg deze afspraken formeel vast tijdens de contracteringsfase en laat het implementatieplan meewegen in de keuze van het systeem.

Stel tijdig een projectorganisatie op met voldoende bevoegdheden

Beschouw het selecteren van een pakket als een project en richt hiervoor een formele projectorganisatie in. Met alleen de aanschaf van een pakket ben je er namelijk niet! Denk bijvoorbeeld aan de implementatie van het pakket (waarvan de kosten nog hoger dan de aanschafprijs kunnen uitvallen) en de impact van het systeem op de rest van de organisatie. Richt een projectorganisatie in die bestuurd wordt door voldoende beslissingsbevoegden.

Maak gebruik van externe expertise!

Pakketselectie is een vak! Maak daarom daar waar nodig tijdig gebruik van externe expertise of laat je begeleiden tijdens de selectie of aankoopprocedure (contracteren) door externe adviseurs. De externe consultant kent de markt en veelal de verschillende leveranciers en kan de opdrachtgever behoeden voor de vele valkuilen tijdens het traject.


×
×
A.T. Kearney Accenture ACE Company Adaptif Adlasz Adviesgroep Novius Anderson MacGyver Andersson Elffers Felix Annalise Arlande Arthur D. Little AT Osborne Atos Consulting B&A Bain & Company Baker Tilly BCG Platinion BDO BearingPoint Berenschot Best Value Group Bisnez BlinkLane Consulting BluPoint BMC Boer & Croon Management Bolster Bostec Boston Consulting Group Bright & Company | People Strategy Buitenhuis Advies buro C5 Bvolve Capgemini Invent Centric Cmotions COMATCH Conclusion Connective Payments Count & Cooper De Kleine Consultant Deloitte Delta Capita Digital Power Dimensys Ecorys Eden McCallum Energyprofs Enigma Consulting EY EY-Parthenon Finavista Finext First Consulting Flowant flowresulting FTE Groep FTE Improvery Galan Groep GalanNXT Grant Thornton Groenewout Gupta Strategists Gwynt Hamstra & Partners Hermes | Partners Hospitality Group Hot ITem House of Performance IG&H Consulting & Interim Improven InContext innergo INNOPAY Intermedius ITDS Business Consultants Itility JBR JBR Interim Executives Kirkman Company Korn Ferry KplusV KPMG KPN ICT Consulting Kruger Kurtosis KWINK groep Leeuwendaal M3 Consultancy Magnus Marktlink Mazars McKinsey & Company Mercer Merkle Methis Consulting METRI Mitopics MLC Mobilee Möbius Monitor Deloitte Morgens MSR Consulting Group Oliver Wyman OrangeX Ordina Organize Agile p2 PA Consulting Group Paul Postma Marketing Consultancy PBLQ People Change PNO Consultants Projective Protiviti Proven Partners PwC Qhuba Quantics Quint Wellington Redwood Quintop Raad van Toekomst ResidentieProfs RevelX RGP Rijnconsult Roland Berger Salvéos Schaekel & Partners Schuberg Philis SeederDeBoer Sia Partners Significant Simon-Kucher & Partners SiRM Solid Professionals SOLVE Consulting SparkOptimus Strategy Development Partners Strategy& Student Consultancy Group Summiteers Supply Value Symbol Synechron TEN HAVE Change Management The Next Organization Trevian Turner TWST TwynstraGudde UMS Group UniPartners UPD Van Oers Corporate Finance Vanberkel Professionals Varrlyn Vasco Consult Vintura VODW Voogt Pijl & Partners Wielinq Willis Towers Watson WIN Yellowtail YGroup YNNO Young Advisory Group YourConnector Zanders Zestgroup