SAP Finance-deep dive: Wat is het verschil tussen BPC en SAC?
ERP-leverancier SAP heeft twee verschillende modules voor financiële planning: SAP Business Planning and Consolidation (BPC) en SAP Analytics Cloud (SAC). Wat is het verschil tussen de twee tools? En wanneer moet je welke gebruiken? Magnus-adviseur Manon Rietjens zet de verschillen op een rijtje.
Aangezien beide tools financiële planning faciliteren, zijn er veel overeenkomsten. Veel functionaliteiten van BPC zijn ook terug te vinden in SAC; wellicht op een andere locatie of onder een andere naam, maar de basis blijft hetzelfde. Toch zijn er een aantal noemenswaardige verschillen tussen beide tools. De grote verschillen tussen BPC en SAC zijn:
1: Infrastructuur en datamigratie
SAP BPC is een on premise-oplossing, wat betekent dat er software geïnstalleerd moet worden om de tool te gebruiken. Voor zowel BPC Standard als BPC Embedded zijn back-end (SAP NetWeaver) en front-end (EPM of Analysis for Office) installaties nodig om modellen te kunnen bouwen en rapporten en input templates te kunnen gebruiken.
Datamigratie in BPC Standard vindt plaats door het datalaadproces aan te roepen in BPC (via Data Manager packages). Data kan worden overgehaald vanuit BW of andere sources (zoals CSV’s). In BPC Embedded is de data real-time beschikbaar vanuit het onderliggende Business Warehouse (BW). De planningdata wordt ook real-time opgeslagen in BW.
Doordat SAP Analytics Cloud een cloud based-oplossing is, is er geen initiële softwareinstallatie nodig om dit product te gebruiken. De datamigratie in SAC kan gedaan worden door connecties te maken met cloud based of on premise data sources. Voor on premise sources is wel extra software benodigd, namelijk de Cloud Connector en/of SAC Agent. Het uploaden van bijvoorbeeld Excel-bestanden kan zonder extra installaties.
2: Consolidatie en maatwerk
Zoals de naam al impliceert, is SAP BPC ook een uitstekende tool voor het consolideren en rapporteren van de data op een hoger, geconsolideerd niveau. In BPC zijn verschillende onderdelen beschikbaar die processen zoals currency conversie, intercompany matching, equity pick-up, en consolidatie faciliteren. Zodra deze onderdelen zijn ingericht, kunnen eindgebruikers de bijbehorende taken zelfstandig uitvoeren.
Er is al standaard SAP content beschikbaar, zoals ownership- en rates-modellen, business rules en Business Process Flows (BPF’s). Wanneer een organisatie wil of moet afwijken van de SAP-standaard is het ook mogelijk om op maat gemaakte regels of processen in te voeren. Via BPC logic script of SAP ABAP (BADI’s) zijn er vele mogelijkheden.
Waar BPC veel flexibiliteit biedt in maatwerk mogelijkheden, is SAC een stuk minder flexibel wat maatwerk betreft. In deze tool wordt vooral gebruikgemaakt van de best practice-standaard, waar niet makkelijk van af te wijken is. Ook is er geen consolidatie mogelijk met enkel SAC. Een aantal processen, zoals currency conversie, is wel beschikbaar, maar een volledige consolidatie run is niet mogelijk met enkel SAC.
Om toch een consolidatie te kunnen doen is er Group Reporting beschikbaar. Group Reporting is de nieuwste consolidatietool die runt op S/4HANA. De benodigde data kan van en naar SAC gestuurd worden, om zo de geconsolideerde cijfers te kunnen rapporteren in SAC, maar hier is dus wel extra inrichting (van en naar S/4HANA) voor nodig.
3: Front end-visualisatie en user experience
SAP BPC maakt gebruik van Excel add-ins waarmee rapportages en input templates kunnen worden gebouwd en vormgegeven. Dit heeft als voordeel dat eindgebruikers in een vertrouwde omgeving als Excel werken. De add-ins beschikken over standaard reportingfunctionaliteiten en extra dynamische mogelijkheden door gebruik te maken van alle functionaliteiten van Excel, zoals bijvoorbeeld VBA.
Bovendien zijn er in BPC additionele oplossingen beschikbaar, zoals de SAP Business Objects (BO) Business Intelligence Suite, die meer grafische mogelijkheden biedt voor reporting. Voor de on-premise tools in deze suite (zoals WebIntelligence) zijn extra installaties nodig.
SAC gebruikt geen Excel voor reporting, maar bevat eigen functionaliteiten in de vorm van stories. Bij het maken van stories is veel mogelijk wat betreft visualisaties, widgets, plaatsing van filters en het uitvoeren van data actions (bijvoorbeeld advanced formules of berekeningen). De story kan volledig ingericht worden naar eigen wens.
Daarnaast zijn er nog meer mogelijkheden door het gebruik van Analytical Applications binnen SAC. Hiermee kunnen standaard story-functionaliteiten worden uitgebreid door middel van JavaScript en het gebruik van een selectie aan API’s, voor op maat gemaakte applicaties. Om gebruik te kunnen maken van Analytical Applications is wel een uitgebreidere licentie vereist.
Naast het maken van stories is het plannen van data ook erg gebruiksvriendelijk. Je kunt data veranderen door het invullen van een verhogingspercentage of een absolute waarde. Ook worden alle datapunten die effect hebben op de verandering van een datapunt zichtbaar door middel van markeringen.
Een ander uniek punt van SAC is de ‘collaboration’-mogelijkheid in de tool. Hiermee kan er in stories gecommuniceerd worden tussen de users over de story in het algemeen, of kunnen er comments op specifieke datapunten worden geplaatst. Dit voorkomt over-en-weer e-mailcommunicatie en zorgt voor een makkelijk overzicht.
Hoewel SAC een relatief nieuwe tool is, is hij sterk gericht op een soepele user experience. Dit geldt ook voor het aanpassen of bouwen van nieuwe data actions of nieuwe (berekende) measures: je hoeft geen IT-expert te zijn, en met de visuele editor is hard coderen niet nodig. Ten slotte ondersteunt SAC ook een mobile interface, door middel van een applicatie.
De keuze maken
Het brede aanbod van SAP in financiële planning tools garandeert dat er voor iedere organisatie een geschikte keus is. Welke tool het beste toekomstperspectief biedt is afhankelijk van de wensen en focus van de financiële planningsprocessen binnen de organisatie. BPC, SAC en de hybride vorm bieden alle drie uitgebreide mogelijkheden en maken jouw financiële planning up to date.
