Boer & Croon helpt mee aan inkooptransformatie in retail
Daan Pickkers is Young Executive bij Boer & Croon. Inmiddels werkt hij meer dan een half jaar aan een inkooptransformatie bij een grote retailer. Hij vertelt over de case en zijn rol binnen de transformatie.
Toen Daan Pickkers zich net voor de uitbraak van de coronapandemie aansloot bij Boer & Croon, was een van zijn drijfveren om aan high-impact verandertrajecten te kunnen werken. Met zijn eerste project was het meteen raak – bij een landelijk opererende retailer (150 winkels door het land) mag hij meewerken aan de transformatie van de retail-inkoopprocessen.
“De retailer wilde overgegaan van handmatig invoeren van gegevens naar een geautomatiseerd proces. Het handmatige proces was niet transparant, inefficiënt en foutgevoelig”, legt Pickkers uit. Boer & Croon werd ingeschakeld om het volledige inkoopproces opnieuw in te richten. Pickkers maakte deel uit van een team van senior adviseurs en young executives.
“We zijn gestart met het in kaart brengen van de bestaande processen en op basis daarvan verbeterpotentieel te identificeren”, vertelt Pickkers. Geen gemakkelijke opgave, zo legt hij uit, want “je springt in feite op een rijdende trein. Processen lopen in de gebruikelijke routine en het is in aanvang de kunst dat objectief en onafhankelijk te beoordelen als externe adviseur. En te ervaren waar een efficiencyslag gemaakt kan worden.”
Wat het project strategisch maakte – en eveneens complexer – is dat de transitie plaatsvond gedurende de covid-19-pandemie. Door de lockdowns zag de retailer zijn fysieke verkopen bijna tot stilstand komen, maar tegelijkertijd explodeerde de omzet van het online kanaal. En dan waren er nog de uitdagingen rond de abrupte verschuiving naar online werken.
Daarbij komt dat het ontwikkelen van een nieuwe procesblauwdruk altijd zijn voor- en tegenstanders kent. Van belang is om de ‘to-be’-processen te baseren op de kennis en kunde binnen de onderneming (aangevuld met best practices), de verschillende opties zorgvuldig af te wegen en de belangrijkste stakeholders mee te nemen in deze reis.
“Je kunt niet op de eerste dag zeggen hoe het moet”, geeft Pickkers aan. “Er moet eerst vertrouwen zijn op de werkvloer. Dat vergt geduld, balanceren op een dun koord, om uiteindelijk de mensen mee te krijgen voor oplossingen. Door onze analyse van alle inkoopprocessen en het gewonnen vertrouwen, kon ik de mensen bij het bedrijf overtuigen dat we het anders moeten inrichten.”
Het projectteam hanteerde voor de blauwdruk een holistische benadering. “Het inkoopproces raakt vrijwel alle afdelingen, zoals voorraadbeheer, financiële administratie en logistiek. Dus je moet in de oplossingsrichting rekening houden met de verschillende proces- en IT-requirements.”
Nadat alle nieuwe manieren van werken zijn goedgekeurd door het managementteam is gewerkt aan de implementatie. Omdat nieuwe stappen waar mogelijk werden geautomatiseerd, moesten deze nieuwe flows uitgebreid worden getest en medewerkers worden getraind.
Dashboarding
Pickkers hield zich in deze fase vooral bezig met het opleveren van dashboards. “Bijvoorbeeld een dashboard om orders te monitoren en één om voorraden te controleren.” Ook ontwikkelde hij een prognosetool om de in- en verkoop beter op elkaar af te stemmen.
De geautomatiseerde dashboards zorgen naast meer inzicht ook voor een efficiencywinst. “Circa twee tot drie dagen minder werk voor bepaalde mensen in de organisatie. In mijn optiek is dat noodzakelijk, want dan is er meer tijd om te werken aan de orders, de producten en aan de klanttevredenheid.”
