Consulting of detachering? Een flexibel model voor grote projecten

Bij internationaal consultancybureau Protiviti gaat het oplossen van een acuut probleem in financiële en administratieve processen hand in hand met het aanpakken van de onderliggende oorzaak. Protiviti’s Managed Business Services (MBS) is een unieke benadering, ontstaan vanuit de behoefte van de markt aan een flexibele en efficiënte aanpak die verder reikt dan alleen consultancy. 

Bedrijven en overheden worden regelmatig geconfronteerd met omstandigheden die bestaande processen, systemen en mensen onder druk zetten. Soms zijn ze het gevolg van veranderende regelgeving. Zo is de invoering van de GDPR (Europese privacywetgeving) in 2018 voor veel organisaties tot op de dag van vandaag moeilijk te behappen. 

Maar soms komen veranderingen ook als een totale verrassing. De huidige coronapandemie is daarvan een extreem voorbeeld. Zo moest de GGD in een jaar tijd twee complexe processen uit de grond stampen. Het op grote schaal testen en vaccineren brengt logistieke, digitale, financiële en administratieve uitdagingen met zich mee. 

Tegelijkertijd is de druk van buitenaf groot om de klus voortvarend te klaren. Als er dan iets misgaat zijn de gevolgen groot. Het privacylek in de registratiesystemen van de GGD is daarvan een overduidelijk en pijnlijk voorbeeld. Vaak lukt het niet meer om zelf een weg uit de brei te vinden, omdat er zoveel tegelijk moet gebeuren.

Gecombineerde aanpak

“Zo zijn er steeds vaker veranderende omstandigheden waarbij bestaande financiële of administratieve systemen ineens niet meer opgewassen zijn tegen wat er gevraagd wordt en de organisatie met een acuut probleem wordt geconfronteerd”, zegt Eelco Brouwer, Director bij Protiviti. 

En dus worden in vliegende vaart externe krachten binnengehaald die de acute kwestie moeten oplossen. “Maar daarmee is het onderliggende probleem vaak niet verdwenen.” Reden waarom Protiviti in samenwerking met moederbedrijf Robert Half, gespecialiseerd in HR en detachering, kiest voor een gecombineerde aanpak onder de naam Managed Business Services (MBS). 

Dat betekent dat zowel het acute als het onderliggende probleem tegelijkertijd opgelost en ontrafeld worden door één team. Een team dat een mix van consultancy, kennis en ervaring op maat biedt. “Als je er middenin zit, zie je beter waar de echte problemen zitten”, ervaart Brouwer. “De oorzaak zit vaak in kleine dingen, die je pas ziet als je letterlijk door de stapels heengaat. Dit is dan ook juist het moment om structurele problemen aan te pakken.”

A-team

Als een soort A-team stapt Protiviti direct de organisatie in, actiegericht en inventief, waarbij niet zomaar een blik professionals wordt opengetrokken. Brouwer: “Hoe snel je op en af kunt schalen en hoe je het team gaat bemannen, zijn bepalend voor de effectiviteit en kosten van je inzet. De vaardigheden van het team moeten naadloos aansluiten op het project. Die flexibiliteit en expertise hebben wij – in tegenstelling tot andere consultancybedrijven – onder één dak.” 

Dat biedt veel voordelen. Afhankelijk van de behoefte kan een team snel uitgebreid of juist afgeschaald worden en biedt het altijd vaardigheden en kennis op maat. Zo betaal je voor lichtere klussen geen senior tarieven en is er een betere match tussen de werkzaamheden en de achtergrond en ervaring van de persoon die het uitvoert.

“Wat bedrijven ook heel positief vinden aan dit model is dat wij zelf zorgen voor de aansturing van het team”, legt Brouwer uit. “Bij veel bedrijven loopt in dit soort situaties een grote groep externen rond, waarvan de aansturing vaak een uitdaging is voor de toch al overbelaste eigen organisatie.” 

Grote stappen

Begin 2019 werd Protiviti benaderd door een Nederlands bedrijf met Amerikaanse beursnotering dat het risico liep op sancties van de toezichthouder, omdat het niet op tijd zijn jaarcijfers kon presenteren. Er waren te weinig mensen en enorme administratieve achterstanden, ook in het lopende jaar. 

Een team van vijf man pakte eerst de grote problemen aan. Brouwer stuurde het team aan, inclusief het interne personeel. “We begonnen met de jaarcijfers van het voorgaande jaar, het analyseren van de workload, het team en hoe het zover kon komen. Het bedrijf was superblij: we hebben de hele achterstand in een maand of drie ingelopen. Toen was het vertrouwen er.”

Daarna zorgde Protiviti dat dit probleem niet nog een keer kon voorkomen door te werken aan zowel de vaardigheden van medewerkers als het optimaliseren en automatiseren van administratieve processen. Hierdoor was de bestaande organisatie uiteindelijk in staat om zelfstandig alle deadlines te halen. 

“Voor mij is dat wat ons werk waardevol maakt. Je kunt grote stappen maken, omdat je met een ander perspectief binnenkomt. Hoe zwaar een organisatie het ook heeft, je kunt al in een paar weken verschil maken.”