Pijlers voor de bedrijfsvoering in het hoger onderwijs
Arlande organiseerde samen met de Hogeschool van Amsterdam een digitale rondetafelconferentie over het belang van een effectieve bedrijfsvoering in het hoger onderwijs. Een terugblik op de belangrijkste bevindingen en lessen die aan bod zijn gekomen.
Bedrijfsvoering is een belangrijke pijler binnen het onderwijs. Deze pijler vormt de basis voor kwaliteit van het onderwijs voor studenten, voor het verzorgen van de informatievoorziening en het bieden van gemak. Aan de achterkant zorgt de bedrijfsvoering ervoor dat alle processen – van de afhandeling van studentenlogistiek tot financiën en IT-systemen – soepel draaien, met als uiteindelijke doel een geoptimaliseerd primair onderwijsproces.
Volgens de deelnemers aan de rondetafelconferentie van Arlande – een adviesbureau dat zich onder meer richt op het onderwijsdomein – zijn er verschillende belangrijke speerpunten voor het kunnen voeren van een effectieve bedrijfsvoering.
Verbonden bedrijfsvoering
Om te beginnen is het essentieel om te zorgen voor een verbonden bedrijfsvoering, daarbij gebruikmakend van enkele sturingsprincipes. Zo kan allereerst consequent verbinding worden georganiseerd door met elkaar na te denken over het instellingsplan. Het is belangrijk om het decanaat en bedrijfsvoering daarbij permanent te betrekken, geven de deelnemers aan.
Verder is er ‘ownership’ en afstemming nodig ten aanzien van onderwijs en onderzoek. Wat immers voorkomen dient te worden, is dat er vanuit bedrijfsvoering producten ontwikkeld worden die niet direct toepasbaar zijn. Daarom is het aan te raden om vanuit het onderwijs en een partnerrol van bedrijfsvoering te zorgen voor een duidelijke vraagstelling (‘duiding van de behoefte’), zo adviseren de deelnemers aan het event.
Tot slot dient er binnen bedrijfsvoering zelfbewustzijn gecreëerd te worden. Met andere woorden, de bedrijfsvoering dient kritisch mee en tegen te denken. Want hoe generieker iets is, des te specialistischer de aansturing ervan, zo betogen de professionals, die stellen dat voor het aansturen van het team IT-kennis en -kunde nodig is.
Wendbaarheid
Het onderwijs is continu in beweging; studeren wordt steeds flexibeler en het vele thuiswerken vraagt om een digitale inhaalslag. Dit betekent dat de bedrijfsvoering van een instelling ook diezelfde wendbaarheid moet gaan ontwikkelen.
Dit betekent volgens de participanten van de rondetafel dat ook het uitrollen van vernieuwing op een agile manier moet worden ingericht. Wat daarbij kan helpen is een “cyclische manier van werken met behulp van prototypes en het scherp krijgen van de vraag”, aldus de groep.
Inrichting vanuit kerntaken
Een derde belangrijke pijler voor effectieve bedrijfsvoering in het onderwijs is het inrichten ervan vanuit de kerntaken van de onderwijsinstelling. De belangrijkste kerntaken zijn onder meer kennisoverdracht, diplomeren en onderzoek, waardoor kenniscirculatie mogelijk wordt. Kenniscirculatie, in een notendop, draait om alles wat er in en rondom de klas gebeurt met studenten, docenten en ruimtes.
Het logistieke proces moet daarbij precies aansluiten bij de vraag vanuit het primaire proces.
Meten is weten
Uiteindelijk geldt: meten is weten. Het is belangrijk om de impact van de bedrijfsvoering te kunnen meten en waar nodig bij te sturen. Kwaliteit van onderwijs (maatwerk) is in dit kader leidend, maar hoe meet je dat dan? Het zal nodig zijn om kwaliteit concreet te definiëren en vervolgens standaarden op te stellen.
Enerzijds dient dit vervolgens vertaald te worden naar harde (kwantitatieve) KPI’s langs alle relevante assen, anderzijds moeten ook kwalitatieve KPI’s gedefinieerd worden, zodat ook het verband tussen de kwaliteitsknoppen waaraan gedraaid kan worden helder wordt.
Aan de digitale rondetafelconferentie van Arlande en Hogeschool van Amsterdam hebben professionals deelgenomen van acht hogere onderwijsinstellingen uit heel het land.
