Vier tips voor de voorbereiding op een cloud ERP-systeem
Steeds meer bedrijven maken de omslag naar een ERP-pakket in de cloud. Het werken met cloud brengt tal van voordelen met zich mee. Medewerkers kunnen efficiënter werken, het zorgt voor een lagere total cost of ownership en het biedt mogelijkheden om datagedreven inzichten te genereren.
Het migreren van ERP-systemen naar de cloud staat bekend om zijn complexiteit. Waar iedere ERP-migratie in de basis al een complexe transitie is, voegt de migratie naar de cloud nog extra lastige componenten toe, onder andere dat veel processen en systemen anders ingericht dienen te worden. Ook betekent het dat werknemers nieuwe manieren van werken moeten omarmen.
Het in Nootdorp gevestigde Bluace is een specialist in het implementeren van IT-systemen, van ERP-pakketten tot losse applicaties. Op basis van zijn expertise en trackrecord is het bedrijf ervan overtuigd dat een zorgvuldige voorbereiding essentieel is voor het laten slagen van een ERP-implementatie.
Experts van Bluace delen vier tips die volgens hen onmisbaar zijn voor elke succesvolle voorbereiding op een migratie:
Wees voorbereid op de verandering
Een nieuw systeem inzetten zorgt voor veranderingen voor de werknemers. Sommige opties zullen anders functioneren dan voorheen en het is belangrijk om het personeel hierover duidelijk te informeren, zodat ze efficiënt kunnen blijven opereren.
Pluspunt van een ERP-systeem in de cloud is in elk geval dat er geen lastige updates en serverruimte meer nodig zijn. Een ERP-pakket is toegankelijk vanuit iedere browser, maar hiervoor is wel een goede internetverbinding nodig. Het is raadzaam om voor het personeel te checken of ze een goede provider hebben en om indien nodig een backup-verbinding te verzorgen, zodat iedereen altijd toegang heeft tot het ERP-systeem.
Creëer draagvlak bij de werknemers
Medewerkers zullen met het nieuwe systeem bekend moeten raken. Daarom is voorafgaande aan een dergelijke, voor het team ingrijpende implementatie essentieel om bij het personeel draagvlak te creëren voor de verandering.
Er dient goed te worden gecommuniceerd wat de voordelen zijn van het nieuwe pakket en samen met het personeel moet worden gezocht naar een optimale manier van werken, zodat iedereen het nieuwe pakket omarmt. Wanneer de dagelijkse werkzaamheden door het systeem significant veranderen, zal de organisatie trainingen moeten verzorgen voor het personeel, om er uiteindelijk voor te zorgen dat iedereen goed met het nieuwe systeem weet om te gaan.
Een belangrijke rol in een dusdanig verandertraject is weggelegd voor het management. Zij zijn het die leiding moeten geven aan de verandering, het migratieproject moeten sturen en werknemers moeten helpen in hun mentale journey, van de oude naar de nieuwe situatie.
Lees verder: Middenmanagers zijn sleutel tot succes bij veranderprojecten.
Zorg voor een roadmap
Veel bedrijven die overstappen van een ERP-systeem on-premise naar een ERP-systeem in de cloud, doen dit het liefst geleidelijk. Stapsgewijs gebruiken ze steeds meer functies in het online programma. Hoewel het idee erachter begrijpelijk is, kunnen sommige functionaliteiten hierdoor problemen ervaren. De experts van Bluace hebben in dat kader een nuttige tip: “Overleg altijd met de leverancier en plan de te maken stappen zorgvuldig, zodat het ERP-systeem zijn functionaliteit nooit (tijdelijk) verliest.”
Continu verbeteren
Het belangrijkste voordeel van werken in de cloud is dat het eenvoudig is om functionaliteiten op of af te schalen. Het kan goed zijn dat men na enige tijd niet helemaal tevreden is over bepaalde functies of dat bepaalde functies in het ERP-systeem ontbreken.
Het eerste advies is ervoor te zorgen dat business process owners en IT-leiders samen werken aan het verbeteren van het systeem na de go-live. In dit proces is het raadzaam om nauw in contact te blijven met de ERP-leverancier, want vaak is een en ander eenvoudig op te lossen met het downloaden van een extra functie.
Een tweede en laatste tip die de adviseurs geven is ervoor te zorgen dat continu wordt gewerkt aan het verbeteren van het systeem. Het optimaliseren van ERP-systemen is een doorlopend ontwikkelproces, met als doelstelling ervoor te zorgen dat software de bedrijfsprocessen ondersteunt.
