Projectscan van gemeente Rotterdam wint Internal Audit Award
Gemeente Rotterdam heeft de Internal Audit Innovation Awards 2020 in de wacht gesleept, een initiatief van Protiviti en IIA Nederland.
Jaarlijks voert de gemeente Rotterdam tal van complexe programma’s en projecten uit ten behoeve van de 620.000 inwoners en duizenden bedrijven in de regio. Van het verbeteren van de infrastructuur of het stedelijke landschap tot grote IT-programma’s om de dienstverlening aan burgers te verbeteren.
De Internal Audit-afdeling van de gemeente heeft de taak om de projectenportefeuille regulier te auditen, met als doel om te beoordelen of afspraken (tijd, planning, budget, enzovoorts) worden nagekomen en of risico’s voldoende worden ingedamd. Met de inzichten van internal auditors kunnen projectorganisaties bovendien interventies uitrollen waarmee veranderinitiatieven effectiever en efficiënter lopen, en belangrijke lessen binnen de lijn geborgd worden.
Het uitvoeren van zulke audits is een behoorlijke complexe opgave, en ook nog eens tijdrovend. Met behulp van slimme technologie heeft gemeente Rotterdam hier iets op bedacht. De Internal Audit-afdeling ontwikkelde een complexiteitsscan in een online tool, waardoor het mogelijk is zo’n audit digitaal af te nemen. Hierdoor kan de afdeling met de beschikbare middelen beduidend meer audits afnemen, wat ten goede komt aan de onafhankelijke toetsing.
Bovendien heeft Rotterdam een auditbenadering opgesteld die een aantal kenmerken eigenschappen met zich meebrengt. Zo ligt de nadruk van de aanpak op ‘purpose driven’-werken, de samenwerking binnen projecten en het vroegtijdig rapporteren van auditbevindingen om zo het proces te ondersteunen. Hiermee kan de Internal Audit-afdeling meer waarde toevoegen en zich nadrukkelijker als een ‘business partner’ positioneren.
Het succes van de aanpak noopte de gemeente om zich in te schrijven voor de jaarlijkse Internal Audit Innovation Awards 2020, een innovatiecompetitie voor het interne auditvak. En met succes, want afgelopen week wist Rotterdam de finale te winnen. Daarmee werden de overige inzendingen van onder meer Achmea, FrieslandCampina en tweevoudig winnaar Heineken verslagen.
“Van de scan en werkwijze van Gemeente Rotterdam – en vooral het toepassen van soft controls in een harde projectomgeving – kunnen vele andere organisaties ook profijt hebben”, zegt Jurylid en IIA-voorzitter Jantien Heimel. Namens Gemeente Rotterdam namen Maarten de Witt, Robert van den Heuvel en Widad Hannati-Aberkan de prijs digitaal in ontvangst.
Na twee achtereenvolgende overwinningen, kwam Heineken ditmaal net tekort. De bierbrouwer werd tweede, met een initiatief dat gebruikmaakt van drones en camera’s op de mobiele telefoon voor het kunnen uitvoeren van remote audits.
