Data analytics wordt game changer voor internal audit afdelingen
In een nieuwe whitepaper van Protiviti wordt gesteld dat data analytics een game changer wordt voor interne auditafdelingen. Gezien de momenteel vaak nog lage volwassenheid van data analytics binnen internal auditing, hebben veel bedrijven echter nog een lange weg te gaan voordat ze optimaal kunnen profiteren van de innovatieve technologie.
Het verkrijgen van het vermogen om data analytics en big data in te zetten om een concurrentievoordeel te behalen en de bedrijfsactiviteiten en -strategie te optimaliseren, is wereldwijd een van de voornaamste risicoprioriteiten voor C-level bestuurders. Tegen de achtergrond van een almaar groeiend eisenpakket omtrent beter inzicht in strategische risico’s vanuit bestuursraden en het uitvoerend management, vormen analytics en robotics de belangrijkste speerpunten voor auditbestuurders die de stijgende werklast voor hun teams willen beteugelen. Door effectieve data analytics-strategieën in te zetten, kan een bedrijf zijn efficiëntie verhogen terwijl tegelijkertijd de kwaliteit van de risico-evaluatie en -beheersing wordt verbeterd en stakeholders worden gerustgesteld.
Er zijn drie sleutelgebieden waar data analytics kan worden toegepast. Op het gebied van planning kan de technologie worden gebruikt voor effectieve risicoprofilering, het testen van data via simulaties en statistische steekproeven. Data analytics kan ook de uitvoering van audits verbeteren middels snel en effectief toezicht bij continue controles, door te letten op aanwijzingen voor fraude en patronen te herkennen om zo te anticiperen op toekomstige risico’s, en simulaties te beheersen. Tot slot kan het de rapportage van risicokwantificering, real-time uitzonderingsbeheer, en ‘root cause’-onderzoek verbeteren, om zo een beter begrip te krijgen van manieren om toekomstige schendingen te voorkomen.
In het licht van dergelijke mogelijkheden wordt data analytics steeds meer ingezet binnen de interne auditafdeling. Volgens een recent verschenen rapport gebruiken twee van de drie afdelingen de technologie tegenwoordig als onderdeel van hun interne auditproces. Zo proberen ze waardevolle verbeteringen en meer efficiëntie en inzicht te verkrijgen uit de interne workflows en de bedrijfscultuur. Bij bedrijven waar data analytics een echt onderdeel is van de organisatiestructuur – oftewel waar de activiteiten zijn ondergebracht in een daaraan toegewijd team – is de toename van de vraag naar analytics met 80% significant hoger dan binnen de overige bedrijven.
In een nieuwe whitepaper van Protiviti – 'Analytics in Auditing Is a Game Changer' – wordt echter gesteld dat – ondanks het potentieel van data analytics – veel van de toepassingsmogelijkheden nog onbenut blijven. Omdat de relatief nieuwe technologie nog in een fase van snelle ontwikkeling zit, bevindt het gebruik van analytics binnen auditing zich nog in een beginstadium en blijkt de volwassenheid van de toepassing van de technologie binnen het auditproces nog altijd relatief beperkt.
Dit is waarschijnlijk deels het gevolg van het feit dat veel bedrijven fundamenteel onvoorbereid zijn om data analytics ten volle te benutten. Terwijl 76% van de organisaties in Europa en de Aziatisch-Pacifische regio vandaag de dag gebruikmaakt van data analytics in hun auditinspanningen, gelooft respectievelijk slechts 58% en 59% dat de beschikbare data voldoende op orde is om goed te analyseren. Deze kloof is nog groter is de VS, waar 63% van de organisaties data analytics toepassen en slechts 28% aangeeft dat de gebruikte data van voldoende kwaliteit is.
Wat mogelijk een andere oorzaak is van het niet volledig benutten van het potentieel van data analytics, is dat veel auditafdelingen de analytics tools waarschijnlijk gebruiken als individuele oplossingen, in plaats van als een breder initiatief waarin de technologie wordt ingezet binnen het gehele auditproces. Om de huidige situatie binnen auditafdelingen te verbeteren, heeft Protiviti een tien punten-programma opgesteld, dat Chief Audit Officers kunnen volgen om de beste resultaten te behalen via de inzet van data analytics.
Tien stappen om de volwassenheid van data analytics te verhogen
1. Chief Audit Officers moeten onderkennen dat de vraag naar data analytics op het gebied van de interne audit aan het groeien is, in welke organisatie of sector ze zich ook bevinden. Deze trend zal aanhouden nu steeds meer organisaties digitale en businesstransformaties ondergaan en robotic process automation (RPA) strategieën implementeren. Binnen auditafdelingen speelt bovendien de almaar toenemende regulatieve last die op organisaties rust een rol, en wordt data analytics ingezet om effectief fraude te detecteren.
2. Door te zoeken naar kansen om de binnen de interne auditafdeling aanwezige kennis van geavanceerde data analytics te vergroten, kunnen Chief Audit Officers ervoor zorgen dat de organisatie een preciezer en vollediger beeld vormt van wat er allemaal mogelijk is met analytics en wat soortgelijke organisaties ermee aan het doen zijn, evenals welke vooruitgang nog moet worden gerealiseerd om gebruik te kunnen maken van deze mogelijkheden.
3. Demonstraties van de veelbelovende toepassingen van analytics – hoe bescheiden dan ook – vormen een goeie stap voorwaarts in het creëren van een sterkere interne audit data analytics-functie. Chief Auditing Officers kunnen deze strategie inzetten om binnen de organisatie het begrip te vergroten van zowel budget- en resourcebeperkingen als de normale dagelijkse werklast, en hoe deze kunnen werken als een rem op het vermogen van het interne auditteam om de toepassing van data analytics te optimaliseren.
4. Organisaties met hoogstaande analytics-vaardigheden en aparte analytics-teams persen veel meer waarde uit hun data dan andere organisaties. Daarnaast ligt hier de vraag naar hun analytics-diensten een stuk hoger en is kwaliteitsdata er veel toegankelijker. Chief Auditing Officers doen er vaak goed aan vooraanstaand analytics-talent binnen te halen en de leiding te geven over de analytics-inspanningen. In bepaalde gevallen is het aan te raden een aparte analytics-functie op te zetten. Het beschikken over mensen met analytics-talent kan organisaties helpen met het overbruggen van de kloof tussen de analytics-functie en de interne auditafdeling. Het stimuleert ook de algehele inzet van analytics, waaronder een gebruik van de basismogelijkheden door het gehele team.
5. Aangezien veel van de hedendaagse problemen met de toepassing van data analytics te maken hebben met de beperkte kwaliteit van de beschikbare data, zouden Chief Auditing Officers manieren moeten verkennen om de toegang van de interne audit tot kwaliteitsdata te vergroten. Ze moeten ook protocollen implementeren – waaronder omtrent volledigheid, conformiteit, datakwaliteit en betrouwbaarheid – die de extractie van data zullen aansturen in het toekomstige auditproces.
6. Daarbovenop, moeten Chief Auditing Officers nieuwe databronnen identificeren – zowel intern als extern – die zorgen dat risico’s binnen de organisatie beter zichtbaar worden voor de interne auditafdeling. Dit kan garanderen dat de organisatie in staat is om de data analytics-procedure te voorzien van een stroom aan kwaliteitsdata.
7. Chief Auditing Officers zouden ook profiteren van het vergroten van het bereik en gebruik van continue auditing en monitoring bij activiteiten voor het monitoren van fraude-indicatoren, bij Knowledge Research and Information Services (KRIS) binnen operationele processen en bij de informatie die wordt gebruikt voor de strategische besluitvorming binnen het leiderschapsteam.
8. Door continue auditing in te zetten, een real-time overzicht te ontwikkelen van de risico’s binnen de organisatie en de resultaten hiervan in te zetten binnen een risico-gebaseerde auditbenadering, die flexibel genoeg is om op ieder moment te focussen op de grootste risico’s, kunnen Chief Auditing Officers hun data analytics-volwassenheid nog verder verhogen.
9. Wanneer ze instrumenten voor continue auditing ontwikkelen en gebruiken, en bepalen welke data hiermee gemonitord dient te worden, moeten Chief Auditing Officers zoeken naar manieren om de door stakeholders geleverde input te verbeteren. Terwijl veel verschillende stakeholders belangrijke inzichten hebben om te helpen bij het bepalen van de aandachtsgebieden, is het cruciaal dat de focus ligt op het creëren van tools die de interne auditafdeling kan inzetten om de risico’s binnen het bedrijf in de gaten te houden.
10. Tot slot, kunnen Chief Audit Officers stappen implementeren om het succes van de data analytics-activiteiten te meten en om te onderzoeken wat de meest effectieve manieren zijn om behaalde successen en gegenereerde waarde te rapporteren aan het management en andere belangrijke stakeholders. Interne auditteams die succesvol zijn in het demonstreren van hun tastbare waarde, benadrukken binnen de gehele organisatie het belang van data analytics en hebben daarmee ook een sterke business case voor verhoogde budgetten en resources voor hun data analytics-activiteiten. Tegelijkertijd wordt zo van binnenuit de reputatie van de auditafdeling versterkt.
