IPO harmoniseert functiegebouw voor alle twaalf provincies

08 oktober 2020 Consultancy.nl 3 min. leestijd
Profiel

Het Interprovinciaal Overleg (IPO) schakelde recent Future Communication en Human Capital Group in om de implementatie van een nieuw, generiek functiegebouw voor alle Nederlandse provincies in goede banen te leiden.

Tot voor kort hadden alle twaalf Nederlandse provincies een eigen functiegebouw. Medewerkers gebruiken dit functiegebouw onder meer voor hun loopbaanontwikkeling. Tussen de twaalf functiegebouwen was nauwelijks sprake van afstemming, wat ergens opmerkelijk was, vertelt Inge de Kruijf, Consultant bij Future Communication: “De functiegebouwen hebben namelijk iets gemeenschappelijks: alle provincies hebben al een aantal jaar generieke functies.”

“Dit kon efficiënter”, concludeerden de provinciebesturen en vakbonden. Met als resultaat dat ze begin vorig jaar aan de slag gingen met de ontwikkeling van een nieuw, overkoepelend functiegebouw, dat voor alle provincies gelijk is en medewerkers betere ondersteuning biedt bij het verder vormgeven van een loopbaantraject bij een Nederlandse provincie. Maanden later volgde het definitieve plan voor het nieuwe generieke functiegebouw. 

Om de implementatie van dit plan in goede banen te leiden, schakelde het Interprovinciaal Overleg (IPO), de koepelorganisatie van de twaalf provincies en de experts van Future Communication en zustermaatschappij Human Capital Group in om voor de provincies een communicatie- en implementatieaanpak te ontwikkelen. Kruijf: “Een aanpak die iedere provincie afzonderlijk kan gebruiken en als inspiratie dient om een op maat gemaakte communicatiestrategie te ontwikkelen.” 

IPO harmoniseert functiegebouw voor alle twaalf provincies

Aan de slag

De experts van de twee bureaus kozen voor een gefaseerde aanpak om van de implementatie van het nieuwe functiegebouw een succes te maken. Die aanpak bestond uit drie stappen. De eerste daarvan stond in het teken van een impactanalyse en een communicatieaanpak, vertelt Kruijf: “Eerst hebben we met verschillende sleutelfunctionarissen in de provincie gesprekken gevoerd. Tijdens deze gesprekken is ook gepolst of binnen hun provincie weerstand te verwachten viel. Dit varieerde per provincie.” 

Vervolgens gingen de experts van Future Communication en Human Capital Group terug naar de tekentafel. Met de data en informatie die de ze tijdens de verschillende gesprekken hadden verzameld ontwikkelden ze een impactanalyse en een communicatieaanpak ‘op maat’, legt Kruijf uit: “De kern van dat verhaal: neem de tijd voor de implementatie en neem medewerkers van de verschillende provincies stapsgewijs mee door deze grote verandering.” 

“Tijdens de tweede stap hebben we de provincies geholpen bij het ontwikkelen van de eerste informatievoorziening richting de provinciemedewerkers. Er is een uitgebreide communicatietoolkit ontwikkeld en per provincie kon men kiezen uit een gevarieerde set aan communicatiemiddelen”, zegt Kruijf, die toevoegt dat de uitdaging hierin was om ervoor te zorgen dat alle provinciemedewerkers dezelfde boodschap zouden krijgen. “Naast deze basis-communicatietoolkit zijn de bestaande communicatiekanalen van de provincies en het IPO ingezet bij de introductie.” 

De derde stap van de implementatiefase draaide om persoonlijke toelichting. Kruijf: “Nadat medewerkers op de hoogte waren gesteld van de veranderingen, kregen ze eveneens een persoonlijke brief, een soort ‘verhuisbericht’, in de bus waarin alles nog een keer helder werd uitgelegd.” De kernboodschap van dit bericht was dat er weinig verandert voor medewerkers. “Een geruststelling voor velen. Dat de naam van de functie anders zou worden, werd vaak niet als een groot probleem ervaren”, aldus Kruijf.

Een gewenst eindresultaat

Bij implementatie van het nieuwe generieke functiegebouw stond het maximaliseren van draagvlak binnen iedere provincie met behulp van een adequaat communicatiebeleid centraal. “Met de oplevering van het communicatieplan en de uitvoering ervan zijn Future Communication en Human Capital Group er ruimschoots in geslaagd het gewenste resultaat op te leveren”, aldus een woordvoerder van het IPO.