Lessen voor Agile werken in de publieke sector

Supply Value heeft onderzoek gedaan naar de toepassing van Agile in de publieke sector. Een rondje langs enkele van de belangrijkste lessen en best practices.

Een middel, niet het doel

Het eerste advies dat de adviseurs van Supply Value delen is dat Agile een middel is, en niet het doel. ”Er moet altijd gekeken worden vanuit de organisatie zelf: focus op wat het beste past bij een project, de mensen en organisatie. Als Agile niet volledig voldoet aan de behoeftes of omgeving, dan dient de methode aangepast te worden.”

Zo kan het bijvoorbeeld zijn dat sommige elementen van Agile niet geïmplementeerd kunnen worden vanwege bepaalde protocollen binnen de organisatie. Er kan dan besloten worden om dit specifieke element niet te implementeren, terwijl andere elementen wel gewoon geïmplementeerd kunnen worden.

Randvoorwaarden

Een tweede advies is dat men moet beseffen dat om Agile succesvol te kunnen implementeren in (semi-)overheidsorganisaties, er aan diverse randvoorwaarden voldaan dient te worden. Dit zijn het gebruik van een hybride methode, betrokkenheid van de klant, rekeningen houden met de overheidskenmerken, goed teamwork en het geven van training-on-the-job.

Hybride aanpak

De hybride methode wordt aangeraden om te gebruiken in een (semi- )overheidsorganisatie, met waterval elementen richting de stuurgroep en Agile elementen op operationeel niveau. De waterval elementen, zoals PRINCE2 of een bedrijfsspecifieke methode, zorgen ervoor dat de regels en wetten van deze sector gewaarborgd blijven en dat het management grotendeels de controle houdt.

De Agile elementen van Scrum of het Scaled Agile Framework (SAFe) of iedere andere Agile methodiek kunnen in de dagelijkse operatie van het projectteam gebruikt worden. Voorbeelden van elementen die gebruikt kunnen worden zijn werken in Sprints met snelle cycli en korte iteraties, het gebruik van een Backlog en Dashboard om de projectstatus bij te houden, het prioriteren van projectvereisten, het gebruik van multidisciplinaire teams en het organiseren van standup meetings.

Betrokkenheid van de klant

Het hebben van een betrokken klant is essentieel voor het succesvol implementeren van Agile in een project en maakt implementatie ook gemakkelijker. Wanneer een klant betrokken is, sluit het opgeleverde project goed aan bij de wensen en eisen van de klant, vanwege snelle besluitvorming en goede feedback.

Overheidskenmerken

Het is essentieel om de belangrijke overheidskenmerken in ogenschouw te nemen. Dit zijn de regels en wetten die specifiek zijn voor organisaties in de (semi-)overheidssector. Deze regels en wetten, in combinatie met het feit dat deze organisaties over het algemeen meer risicomijdend en minder adaptief zijn, kunnen de implementatie van Agile bemoeilijken.

Goed teamwork

Daarnaast is goed teamwork in het projectteam cruciaal en dient het team voldoende vrijheid te krijgen om besluiten te nemen op operationeel niveau. Het management heeft de mogelijkheid om de teams randvoorwaarden mee te geven, maar binnen deze voorwaarden dient het team zelf beslissingen en besluiten te kunnen maken.

Training-on-the-job

Het geven van training aan de teamleden is essentieel om Agile te kunnen werken. Deze training kan het best on-the-job gegeven worden aangezien dit een positieve invloed heeft op de implementatie van Agile. Teamleden zijn overigens niet verplicht om voorkennis van Agile te hebben, aangezien zij dit via deze trainingen kunnen leren.

De onderzoekers concluderen dat deze randvoorwaarden afhankelijk zijn van elkaar: “Zodra één of meerdere van deze factoren niet aanwezig zijn, kan de Agile methode niet succesvol geïmplementeerd worden in een project binnen een overheidsorganisatie.”

Over Agile werken

Agile is een gedachtegoed met een incrementele en iteratieve benadering. Het is gebaseerd op vier kernwaarden: focus op het individu en onderlinge interacties, werkende producten opleveren, reageren op veranderingen, en samenwerking met de klant. Doordat methodes gebaseerd op het Agile gedachtegoed geen diepgaande planning vanaf het begin hebben klaarstaan, kan er makkelijker met veranderde vereisten worden omgegaan en kan er constant feedback van de eindgebruiker worden meegenomen in het proces.

Een kenmerkend onderdeel van Agile is de opbouw van teams: deze zijn crossfunctioneel en zelf-organiserend, waarbij teamleden de rol van elkaar kunnen overnemen. Dit zorgt voor flexibiliteit binnen teams, zodat tijdens onverwachte situaties op mensen en hun creativiteit kan worden vertrouwd.

Opgericht in 2007, is Supply Value een adviesbureau dat zich in het bijzonder richt op supply chain management en inkoopvraagstukken. Het bedrijf ondersteunt klanten uit diverse sectoren, onder meer op het gebied van sourcing strategy, category management, e-spend analyse, het verhogen van de inkoopvolwassenheid, e-procurement, verduurzaming van de inkoop en outsourcing.