VWS en HIS brengen aanbesteding in 10 dagen op de markt

De Haagse Inkoop samenwerking (HIS) en het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) hebben samen met inkoopadviseurs van Supply Value in minder dan twee weken een aanbesteding op de markt gebracht. Normaliter duurt zo’n proces weken of zelfs maanden.

Het schrijven van een aanbesteding is vaak een langdurig proces omdat het de betrokkenheid en tijd van personen uit verschillende organisatieonderdelen vraagt. Dit leidt er in de praktijk toe dat men op elkaar zit te wachten, documenten verloren raken of zelfs dat reeds voltooide stappen opnieuw dienen te worden uitgevoerd. 

Met behulp van de Value Sprint Methode van Supply Value is het HIS en VWS gelukt om het gehele proces in 10 dagen uit te voeren. Sander van der Laan, managing director van Supply Value en vanuit het bureau betrokken bij de opdracht, legt uit hoe de partijen dit hebben bewerkstelligd. 

De context

In het regeerakkoord van het huidige kabinet staat de behoefte om jongeren een bijdrage te laten leveren aan de samenleving om de sociale cohesie te versterken. Hiervoor is de maatschappelijke diensttijd (MDT) in het leven geroepen. Tijdens de MDT zetten jongeren tussen de 14 en 27 jaar zich vrijwillig in voor een ander. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het organiseren van een maatschappelijk evenement of geven van zwemles aan statushouders.

Om de maatschappelijke diensttijd te laten groeien op diverse vlakken, zoals accreditatie, communicatie en financiering, is een aanbestedingsprocedure gestart. Supply Value is gevraagd om dit proces te begeleiden en samen met het projectteam alle besluiten en documenten op te leveren binnen de vooraf gestelde termijn van tien dagen.

Om het digitale proces van een aanbesteding (vanwege het thuiswerken in verband met de coronaperiode) soepel te laten verlopen, is aandacht gegeven aan drie dingen: een afwisselend programma, samenstelling van het team en reflecteren. 

Afwisselende programma

De aanbesteding in 10 dagen verliep via de Value Sprint Methode. Deze bestaat uit een iteratief proces waarbij achtereenvolgens een aantal stappen wordt doorlopen. Deze stappen zijn gericht op het inleven in de behoefte en verwachtingen van de klant, om daar vervolgens een oplossing voor te ontwerpen, deze te valideren, testen en vervolgens te implementeren. Op deze manier wordt de waarde voor de klant gemaximaliseerd doordat alles vanuit het klantperspectief is bekeken.

Zo zijn in zeer korte tijd de kaders voor het MDT geschetst, uitgetekend en gevalideerd met de opdrachtgever. Hierdoor was al heel snel duidelijk wat de eisen en wensen waren die in de aanbesteding van het MDT moesten worden opgenomen. 

Samenstelling van het team

Er werd gewerkt met een toegewijd, multidisciplinair team. Gedurende de 10 dagen waren de medewerkers van de maatschappelijke diensttijd (de opdrachtgever van de aanbesteding) en senior inkopers vanuit de HIS digitaal samen. Een belangrijk voordeel hiervan is dat de lijnen kort zijn. Bovendien hadden de senior inkopers zelf mandaat gekregen om de aanbestedingsdocumenten goed te keuren met de afspraak dat ze elkaar scherp dienden te houden. Hierdoor konden snel en voortvarend stappen worden gezet. 

Toch is het af en toe noodzakelijk om een advies of scherpe blik van buitenaf te krijgen, zoals een jurist of contractmanager. Hierbij is het van belang om deze personen tijdig in te lichten en aan te geven wanneer een review wordt verwacht. Zo wordt mogelijke vertraging in het proces voorkomen.

Reflecteren

Als laatste is het van belang om iedere dag kort te reflecteren op hoe de dag is verlopen en welke dingen de volgende dag anders zouden kunnen om beter te presteren. Zodoende verloopt de samenwerking steeds soepeler en raken alle stakeholders gewend aan de digitale omgeving. 

Met behulp van deze drie stappen zijn alle wensen en eisen opgehaald, gevisualiseerd en gevalideerd in een plan van aanpak. Na akkoord op het plan van aanpak door de opdrachtgever, zijn de aanbestedingsdocumenten gemaakt.

Tevreden opdrachtgevers

Opdrachtgevers VWS heeft het proces als zeer prettig ervaren: “Ontzettend mooi om te zien hoe onze behoeften binnen 10 dagen zijn vertaald in concrete wensen en eisen. Het is allemaal zeer professioneel aangepakt en wij zijn onder de indruk van het werk dat is geleverd”, aldus de Programmamanager van het MDT. 

Ook de betrokken inkoopadviseurs vanuit de HIS waren erg positief over deze manier van aanbesteden. Zij vonden het heel fijn om 10 dagen met een toegewijd team te werken aan de aanbestedingsdocumenten. Door de korte lijntjes kon er snel geschakeld worden en feedback opgehaald worden. Iedereen nam zijn of haar verantwoordelijkheid en ging voor de hoogst mogelijke kwaliteit. 

“Dit is de manier om een aanbesteding te doen. Niet alleen qua snelheid, maar juist ook op kwaliteit kan dit niet beter”, zegt een senior inkoper bij de HIS.