Een best practice strategie en aanpak voor kostenbesparing

Tegen de achtergrond van de onzekere marktomstandigheden als gevolg van de covid-19 pandemie is het reduceren van de kosten voor de meeste organisatie een topprioriteit geworden. Door gebruik te maken van best practice-strategieën en -aanpakken om kosten te besparen, kunnen organisaties zich dusdanig positioneren om op de lange termijn succesvol te blijven.

Volgens een nieuw rapport van PA Consulting kunnen kostenbesparingen, kort door de bocht, op twee manieren zijn ingegeven. De eerste manier is de meest voor de hand liggende: het snijden in de kosten wordt gezien als een kortetermijnreactie op een bedreiging.

In dat geval wordt veelal gegrepen naar het snijden in het personeelsbestand of terugdringen van de kosten voortkomend uit de dagelijkse activiteiten. Hoewel dergelijke snelle ingrepen een logisch antwoord lijken om meer cash flow en liquiditeit te genereren, kleeft er voor de lange termijn wel een grote ‘opportunity cost’ aan.

De kortetermijnaanpak betekent namelijk dat organisaties met het doorvoeren van besparingen tegelijkertijd ook hun focus op innovatie en groei verminderen en, in sommige gevallen, op de manier hoe zij door klanten en de gemeenschappen die zij bedienen worden beoordeeld.

Daar tegenover staat de tweede optie, een meer uitgebreide en tijdsintensieve langetermijnstrategie voor het besparen van kosten. Het betreft veel meer een strategische oplossingsrichting. Het is belangrijk dat organisaties een goede balans weten te vinden in het doorvoeren van ‘quick fixes’ voor de korte termijn en het oog houden voor de toekomst. Op die manier kunnen bestuurders kostenbeheer vertalen naar “beter en duurzamer concurrentievermogen”.

Hans Houmes, partner bij PA Consulting in Nederland, zegt hierover: “Met een structurele focus op kostenbeheersing zijn organisaties niet alleen beter bestand tegen crises, maar ook in staat om sneller te innoveren. Hierdoor komen mogelijkheden om winstmarges te vergroten sneller in beeld, wordt ook productontwikkeling efficiënter, en maakt het de gehele organisatie dynamischer omdat er constant wordt gezocht naar manieren om slimmer te werken.”

Een best practice aanpak

Hoe kan dit gerealiseerd worden? PA Consulting sprak met 180 wereldwijde senior bestuurders actief binnen 10 sectoren, over hun ervaringen met en mening over kostenoptimalisering. Op basis van hun feedback en geleerde lessen heeft het consultancykantoor een best practice-aanpak gedefinieerd voor het ontwerpen en uitnutten van kostenvoordelen.

Deze best practice-aanpak van PA Consulting bestaat in de kern uit zes dimensies:

Strategie: ontwikkel een uitgebreide visie voor het beheersen van de kosten.
Organisatie & governance: zet een cross-functioneel kostenbesparingsteam op en zet programmaleiders in hun kracht.
Processen: implementeer ‘total cost optimisation’- en ‘end-to-end’-kostenmodellen voor de processen.
Tools: manage kostenbesparingsinitiatieven door het inzetten van kosten-batenanalyses en tracking.
Competenties en vaardigheden: definieer een routekaart voor training voor het vergroten van de operational excellence.
Methodologieën: pas best practice-methoden toe voor het benchmarken van kosten- en delivery-besparingen. 

Voor meer informatie over de zes dimensies, zie: ‘A best practice strategy and approach for cutting costs’.

Drie aanbevelingen

Daarnaast hebben de onderzoekers van PA Consulting drie aanbevelingen voor de implementatiefase. 

Focus op kosten in de gehele keten. Kostenoptimalisatie moet een structureel onderdeel worden van de dagelijkse activiteiten, en niet worden gezien als tijdelijke oplossing. Hier is een kijk op de hele keten van belang: zo heeft het geen zin om te besparen op leveranciers als dit later tot hogere interne kwaliteitskosten leidt. Zorg dat kostenoptimalisatie structureel wordt ingebed in de bedrijfsvoering. 

Versimpel de organisatiestructuur. Om kostenoptimalisatie structureel uit te voeren, is eenvoud belangrijk. Een simpelere organisatiestructuur in combinatie met een proactieve mentaliteit stelt organisaties in staat snel stappen zetten in de gebieden waar de meeste impact kan worden gemaakt, door bijvoorbeeld het verminderen van overheadkosten. 

Gebruik nieuwe technologieën en nieuwe werkmethodes. Tijdens de Covid-19 crisis maakten de meest succesvolle organisaties maximaal gebruik van technologieën zoals collaboratieve communicatietools, de versnelde toepassing van digitale- en datatechnieken, en schakelden snel over naar nieuwe, flexibele manieren van werken. Na de crisis is het doorzetten van deze toepassingen een voorwaarde voor structurele kostenoptimalisatie. 

De juiste weg

Onder de streep onderstreept PA Consultings onderzoek de behoefte aan een holistische aanpak. “Hoe beter een organisatie presteert binnen alle zes dimensies, des te groter de kans dat deze slaagt in zijn kostenoptimalisatie. Even goed kan een mindere prestatie op een deelgebied het algehele succes beperken. Net als een motor is kostenbesparing een systeem, waarbij alle onderdelen moeten samenwerken om tot de best mogelijke resultaten te komen.”